Smartsheet-Datenschutzhinweis für Stellenkandidaten

Diese Mitteilung gilt für personenbezogene Daten, die wir von Bewerbern für Stellenangebote und Praktika über unsere Bewerbungsformulare, Website, Empfehlungen oder andere Rekrutierungskanäle erfassen. Wir agieren als Datensammler Ihrer personenbezogenen Daten zum Zwecke der Bearbeitung Ihrer Bewerbung. Die Entscheidung darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten als Stellenkandidat bei Smartsheet speichern und verwenden, obliegt unserer Verantwortung.

Von uns erfasste personenbezogene Daten

Nutzung personenbezogener Daten

Weitergabe personenbezogener Daten

Von uns erfasste personenbezogene Daten

Daten, die wir von Ihnen erfassen

Mit der Unterstützung von Drittanbietern, die in unserem Namen handeln, erfassen wir die folgenden Arten von Informationen direkt von Ihnen.

Identifikations- und Kontaktdaten. Dazu gehören Informationen wie Ihr Name, Ihre Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und andere Kontaktinformationen sowie Ihr Geschlecht, Geburtsdatum, Ihre Nationalität oder Nationalitäten und nationale Kennungen (z. B. Personalausweis, Reisepass oder Sozialversicherungsnummer).
Beruflicher Werdegang. Dazu gehören Informationen zu Ihren früheren Arbeitgebern und Berufsbezeichnungen.
Hintergrundinformationen. Dazu gehören Informationen wie Ihre akademischen und beruflichen Qualifikationen, Ihre Ausbildung, Details in Ihrem Lebenslauf (von denen einige Details zu Mitgliedschaften oder Interessen enthalten können, die vertrauliche persönliche Informationen über Sie preisgeben), Zeugnisse und Arbeitszeugnisse.
Referenzinformationen. Dazu gehören Informationen über Ihre beruflichen Referenzen, die Sie uns mitteilen (einschließlich Name, Kontaktinformationen und Berufsbezeichnung), Informationen, die wir aus Hintergrundüberprüfungen erhalten (wenn wir sie für eine Stelle abgeschlossen haben), und Informationen, die von anderen Dritten bereitgestellt werden (z. B. Dienste zur Identitätsüberprüfung). Es obliegt Ihrer Verantwortung, die Zustimmung Ihrer Referenzen zur Weitergabe ihrer persönlichen Daten an uns einzuholen.
Frühere Bewerbungen und Beschäftigungsverhältnisse bei uns. Dazu gehören Informationen zu früheren Bewerbungen, die Sie möglicherweise für eine Stelle bei uns eingereicht haben, oder zu früheren Beschäftigungsverhältnissen bei uns.
Ihr Einwanderungs- oder Visumstatus. Dazu gehören Informationen, die uns mitteilen, ob Sie autorisiert sind oder autorisiert werden können, für eines unserer verbundenen Unternehmen zu arbeiten.
Sonstige Informationen, die Sie freiwillig angeben. Dazu gehören Informationen, die Sie möglicherweise während des Einstellungsprozesses bereitstellen, einschließlich beispielsweise im Rahmen von Beurteilungsübungen und Vorstellungsgesprächen.

Wenn Sie die von uns angeforderten personenbezogenen Daten nicht angeben, die wir für die Prüfung Ihrer Bewerbung für erforderlich halten, können wir Ihren Einstellungsprozess möglicherweise nicht fortsetzen.

Erfassung vertraulicher personenbezogener Daten

Daten gelten als „vertraulich“, wenn Sie Informationen enthalten, die Rasse oder ethnische Zugehörigkeit; religiöse, politische oder weltanschauliche Überzeugungen oder Gewerkschaftszugehörigkeit; genetische oder biometrische Daten; Informationen zu Ihrer Gesundheit/Ihrem Sexualleben; Ihrer Geschlechtsidentität; oder strafrechtliche Verurteilungen oder Straftaten offenbaren. Es steht Ihnen frei, vertrauliche personenbezogene Daten während des Einstellungsverfahrens offenzulegen.

Wir erheben unter Umständen einige vertrauliche personenbezogene Daten von Ihnen für legitime Anwerbungs- und beschäftigungsbezogene Zwecke, einschließlich der Erfüllung von Compliance-Verpflichtungen. Dazu gehören etwa das Treffen von Vorkehrungen für Menschen mit Behinderungen, die Überwachung der Chancengleichheit, Antidiskriminierungszwecke und die Erfüllung von Meldepflichten. Wir geben diese Daten gegebenenfalls an Dritte weiter, die das Einstellungsverfahren von Smartsheet im Hinblick auf unsere Initiativen für Diversität und Gleichheit auswerten. In jedem Fall werden alle vertraulichen personenbezogenen Daten streng vertraulich behandelt und nur für die hier beschriebenen Zwecke verwendet. Ob Sie sich entscheiden, vertrauliche personenbezogene Daten offenzulegen oder nicht offenzulegen, hat auf Ihre Bewerbung bei Smartsheet keinen Einfluss.

Daten, die wir von Dritten einholen

Wir können personenbezogene Daten über Sie von Dritten erfassen, beispielsweise:

Berufliche Referenzen
Von akademischen Einrichtungen und Schulungs- oder Zertifizierungsanbietern bereitgestellte oder bestätigte Hintergrundinformationen
Hintergrundüberprüfungsagenturen und andere externe Datenbankinhaber
Personalvermittlungs- oder Führungskräfte-Agenturen
Öffentlich zugängliche Quellen, beispielsweise soziale Medien wie LinkedIn oder andere online verfügbare Informationen (in diesem Rahmen können wir alle wechselseitigen Verbindungen kontaktieren, die aus öffentlich zugänglichen Informationen ersichtlich sind)

Automatisch

Auf der Seite „Karriere“ können Sie nach offenen Stellen suchen. Wir erfassen personenbezogene Daten direkt von Ihnen automatisch durch Ihre Nutzung von Technologien wie elektronischen Kommunikationsprotokollen, Cookies, Widget-Schaltflächen oder Tools. Weitere Informationen zu den personenbezogenen Daten, die wir über unsere Webpräsenz erfassen, finden Sie in unserem Cookie-Hinweis.

Hintergrundüberprüfungen

In einigen Ländern und für einige Stellen müssen wir möglicherweise Strafregisterauskünfte einholen, aber nur, wenn dies nach den geltenden Gesetzen erforderlich oder zulässig ist.

Nutzung personenbezogener Daten

Wir stützen uns bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, die wir im Rahmen dieses Datenschutzhinweises erfassen, auf bestimmte Rechtsgrundlagen. Dies schließt unsere Berufung auf den Grundsatz ein, dass die Verarbeitung zum Zweck der berechtigten Geschäftsinteressen erforderlich ist. Wenn wir uns bei der Verarbeitung solcher Informationen auf ein berechtigtes Geschäftsinteresse stützen, verwenden wir die personenbezogenen Daten zur Förderung berechtigter Geschäftsinteressen, darunter:

Registrierung von Bürobesuchern. Um Besucher unserer Büros zu registrieren und Geheimhaltungsvereinbarungen zu verwalten, die Besucher möglicherweise unterzeichnen müssen, um die Büros und vertraulichen Informationen von Smartsheet vor unbefugtem Zugriff zu schützen.

Schutz von Rechten und Verhinderung oder Bekämpfung von Fehlverhalten. Um Smartsheet-Mitarbeiter und andere Personen zu schützen, unbefugten Zugriff auf Smartsheet zu verhindern und gegebenenfalls illegale Aktivitäten, mutmaßlichen Betrug oder Situationen, die potenzielle Bedrohungen für die Sicherheit einer Person beinhalten, zu untersuchen, zu verhindern oder entsprechende Maßnahmen zu ergreifen.

Einhaltung gesetzlicher Verpflichtungen. Zur Einhaltung von Gesetzen oder rechtlichen Verfahren; so können wir beispielsweise Informationen auf rechtmäßige Anfragen von Behörden hin offenlegen, einschließlich der Offenlegung von Informationen im Rahmen der nationalen Sicherheit oder der Strafverfolgung und der Bereitstellung von Informationen, die erforderlich sind, um den Verpflichtungen von Smartsheet als Auftragnehmer des Bundes nachzukommen.

Beurteilung Ihrer Fähigkeiten. Zur Beurteilung Ihrer Fähigkeiten, Qualifikationen und Eignung für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, die Stelle, für die Sie in Betracht gezogen werden, oder andere relevante Stellen, die offen sind oder in Zukunft offen sein werden und zu Ihren Fähigkeiten passen könnten.

Kommunikation mit Ihnen. Um Sie über das Einstellungsverfahren und die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, auf dem Laufenden zu halten, auf Ihre Anfragen und Anliegen zu antworten und gegebenenfalls über andere potenzielle Stellen oder Möglichkeiten bei uns (einschließlich unserer verbundenen Unternehmen) zu informieren.

Verbesserung des Einstellungsverfahrens. Um das Einstellungssystem, unser Bewerbungs-Tracking und Einstellungsaktivitäten zu betreiben, zu bewerten und zu verbessern, insbesondere durch die Analyse unserer Einstellungspraktiken oder -trends; Qualifikations- oder Qualifikationsdefizite zu identifizieren; und auf der Grundlage von Informationen Kandidaten und potenzielle Gelegenheiten abzugleichen.

Allgemeine Geschäftstätigkeit. Soweit erforderlich für die Verwaltung unserer allgemeinen Geschäfts-, Buchhaltungs-, Aufzeichnungs-, Beschäftigungs- und Rechtsfunktionen.

Besonderer Hinweis für Bewerber aus der Europäischen Union. Für die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten aus der Europäischen Union sind die relevanten Rechtsgrundlagen für eine solche Verarbeitung gemäß der Allgemeinen Datenschutzverordnung ((EU) 2016/679) (und den lokalen Umsetzungsgesetzen der EU-Mitgliedstaaten) folgende: (i) unsere berechtigten Geschäftsinteressen*; (ii) mit Ihrer Zustimmung; (iii) zur Einhaltung von Gesetzen; und (iv) zur Begründung, Verteidigung oder zum Schutz unserer rechtlichen Interessen. Diese Grundlagen beschränken oder ändern nicht die Verpflichtungen, Rechte und Anforderungen gemäß den Datenschutzgesetzen von Nicht-EU-Gerichtsbarkeiten.

Bei personenbezogenen Daten aus der EU erfolgt die Verarbeitung in unserem berechtigten Interesse, das nicht durch Ihre Interessen und Grundrechte überlagert wird. Marketing an betroffene Personen in der EU erfolgt nur mit Opt-in-Zustimmung.

Weitergabe personenbezogener Daten

An unsere Dienstleister. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten setzen wir auf Drittanbieter, die uns bei geschäftlichen und technischen Abläufen unterstützen. Smartsheet hat im Rahmen von Datenverarbeitungsvereinbarungen mit solchen Dienstleistern deren Nutzungs- und Zugriffsrechte in Bezug auf personenbezogene Daten auf bestimmte Zwecke beschränkt. Sie erbringen Dienstleistungen insbesondere im Zusammenhang mit der Erbringung von Dienstleistungen in unserem Namen und nur in Übereinstimmung mit unseren Anweisungen oder zur Erfüllung gesetzlicher Anforderungen. Bei Praktikumsangeboten können wir auch einen Drittanbieter einsetzen, um die Beziehung zwischen Ihnen und Smartsheet zu erleichtern und zu verwalten.

An verbundene Unternehmen. Wir können Ihre personenbezogenen Daten an unsere verbundenen Unternehmen weitergeben, wenn es um Beschäftigungsmöglichkeiten, Stellen und andere in diesem Datenschutzhinweis beschriebene Zwecke geht.

Gemäß gesetzlichen Vorschriften. Wir legen Informationen über Sie offen, wenn wir glauben, dass wir dies tun müssen, um dem Gesetz oder einer Vorladung, einem Insolvenzverfahren oder einem ähnlichen Rechtsverfahren nachzukommen. In bestimmten Situationen sind wir möglicherweise dazu verpflichtet, personenbezogene Daten auf Anfrage von Behörden weiterzugeben, z. B. zur Einhaltung nationaler Sicherheits- oder Strafverfolgungsvorschriften. Auch für Praktika müssen wir gegebenenfalls Ihre personenbezogenen Daten an die relevanten Bildungseinrichtungen weitergeben, um die geltenden Gesetze (einschließlich Arbeitsrechte) und Vorschriften einzuhalten.

Zum Schutz von Rechten. Wir können Informationen über Sie offenlegen, wie z. B. Ihren Namen und Kontaktinformationen, um unsere Vereinbarungen mit Ihnen durchzusetzen oder um die Rechte und die Sicherheit von Smartsheet, unseren Kunden und Benutzern und der Öffentlichkeit zu schützen oder um sie als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten zu verwenden, an denen wir beteiligt sind.

In einer Geschäftstransaktion. Wenn Smartsheet an einer Fusion, einem Erwerb oder einem Verkauf eines Teils oder aller seiner Vermögenswerte beteiligt ist, können Ihre Informationen im Rahmen der Transaktion an die erwerbende juristische Person weitergegeben werden (vorausgesetzt, wir informieren die juristische Person darüber, dass sie Ihre personenbezogenen Daten nur für die in diesem Hinweis angegebenen Zwecke verwenden darf) und können auch im Rahmen der Due-Diligence-Prüfung für die Transaktion überprüft werden (z. B. müssen wir möglicherweise eine Liste aller Kundenkonten und Zahlungshistorien bereitstellen). Wir können personenbezogene Daten, die wir von Ihnen erfassen und erhalten, auch Anbietern, Beratern, Buchhaltern, Anwälten und anderen Dritten weltweit so weit offenlegen, wie vernünftigerweise für das Voranschreiten der Verhandlungen oder des Abschlusses einer Fusion, eines Erwerbs, einer Finanzierung, eines öffentlichen Angebots von Wertpapieren, einer Reorganisation oder eines Verkaufs eines Teils oder aller unserer Vermögenswerte erforderlich.

Zuletzt aktualisiert: 7. Juli 2023