Strategien, Tipps und Tools für die Verwaltung mehrerer Projekte

Experten betonen, dass die Verwaltung mehrerer Projekte erfordert, dass Sie kontinuierlich Ziele verfolgen, ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten einsetzen und lernen, zu sagen, wenn Sie keine zusätzliche Arbeit mehr übernehmen können. 

Hier sind einige zusätzliche Tipps zum Verwalten mehrerer Projekte:

• Vermeiden Sie Multitasking: Um mehrere Projekte effektiv zu verwalten und pünktlich abzuschließen, vermeiden Sie es, häufig zwischen Aufgaben zu wechseln. Widmen Sie stattdessen einer einzelnen Aufgabe für einen definierten Zeitraum (mindestens 45 bis 60 Minuten) Ihre volle Aufmerksamkeit. Stellen Sie einen Timer und bleiben Sie bei der Arbeit, bis der Timer klingelt. Wenn möglich, verlängern Sie den definierten Zeitraum für eine Aufgabe.
  
  Wenn Sie Aufgaben häufig wechseln, sind Sie weniger produktiv. Ihr Gehirn braucht Zeit, um sich an jede Änderung anzupassen, bevor es produktiv an einer neuen Aufgabe arbeiten kann.
• Eine solide Prozessstruktur etablieren: Kristen Jourdanis, Senior Technical Product Manager bei Airspace, einem kalifornischen Versand- und Logistikunternehmen, bietet folgenden Ratschlag:„Eine gemeinsame Sprache und einen konsistenten High-Level-Prozess zu etablieren, ist das Wichtigste. Wenn ich nicht effektiv mit dem gesamten Team kommunizieren kann, versteht niemand, wovon ich spreche, und das Ergebnis wird nicht dem beabsichtigten Zweck des Projekts entsprechen. Wenn niemand weiß, was im Projekt passieren sollte, wird kein kritischer Input geliefert, wenn etwas vom Kurs abweicht. Ich versuche, ein autonomes System einzurichten, in dem Teammitglieder die Möglichkeit haben, automatisiert über ihre Fortschritte zu berichten.“
• Zur Kommunikation verpflichten: Gute Kommunikation ist der Schlüssel zur Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs. Bei so viel täglicher Arbeit und vielen Projekten kann es schnell passieren, dass man eine wichtige Aufgabe aus den Augen verliert oder vernachlässigt. Erstellen Sie ein Organisationssystem, das die Projektprioritäten klärt, ohne dass Sie zu viel kommunizieren und Ihr Team mikromanagen müssen. Konzentrieren Sie sich dann darauf, die für den Erfolg unerlässlichen Aspekte zu kommunizieren.
• Nein sagen: Sie werden nicht in der Lage sein, mehrere Projekte effektiv voranzutreiben, wenn Sie ständig „Ja“ zu neuen Arbeiten sagen. Es kann vorkommen, dass andere Personen Ihnen regelmäßig neue Aufgaben zuweisen wollen, aber Sie müssen in der Lage sein, „Nein“ zu allem zu sagen, was Sie nicht übernehmen können – ansonsten werden bestehende Aufgaben darunter leiden, da Sie Fristen verpassen, unterdurchschnittliche Arbeit produzieren oder beides.
  
  „Die größte Einschränkung [für die gute Verwaltung mehrerer Projekte] besteht darin, nicht genügend Stunden am Tag zu haben“, sagt Harrin von Otobos Consultants. „Das ist sowohl ein Problem des Ressourcenmanagements als auch ein Problem der Portfoliopriorisierung, da Chefs erwarten, dass Einzelpersonen zu jeder neuen Initiative „Ja“ sagen. Es gibt keine Bereitschaft, ein ehrliches Gespräch über die realistische Wahrscheinlichkeit, alle Projekte erfolgreich umzusetzen, zu führen.“
• Ablenkungen vermeiden: In den heutigen Arbeitsumgebungen gibt es viele Ablenkungen – E-Mails, Slack-Nachrichten, Textnachrichten auf dem Handy, Meetings und Handy- oder Zoom-Anrufe. Sie müssen diese Ablenkungen für einen definierten Zeitraum vermeiden, um bei Projektaufgaben und -zielen voranzukommen. Legen Sie einen Timer fest und schalten Sie E-Mails, Textnachrichten und andere Benachrichtigungen stumm.
  
  Weitere hilfreiche Tipps zur effektiven Fokussierung und Verwaltung von Zeit finden Sie in unserem Leitfaden zu Zeitmanagement-Tipps und -Techniken.
• Sich selbst und Ihr Team Verantwortung übernehmen lassen: Planen Sie regelmäßige Check-ins mit Ihrem Team (es können auch Einzelgespräche sein). Sie sollten auch Besprechungen mit dem ganzen Team oder Zusammenkünfte in kleineren Gruppen planen, bei denen die Mitarbeiter Fortschritte oder Probleme besprechen und darüber berichten können, was sie in der kommenden Woche (oder einem anderen definierten Arbeitszeitraum) erreichen möchten. Der Projektmanager sollte auch über Aufgaben und Probleme berichten.
  
  „Führen Sie regelmäßige Check-ins durch und bauen Sie Beziehungen zu Ihrem Team auf“, sagt Harrin. „Sie sollen das Gefühl haben, dass sie Ihnen von Herausforderungen oder bevorstehender arbeitsfreier Zeit erzählen können, damit Sie Ihre Zeitpläne entwickeln können. Ich rate den Leuten, einen konsolidierten Kalender zu verwenden, der die wichtigsten Meilensteine und wesentlichen Punkte jedes Projekts im Rahmen aller Projekte anzeigt, damit sie immer das Gesamtbild im Auge behalten.“
• Ein „Nicht stören“-Signal ausarbeiten: Geben Sie Ihren Mitarbeitern Signale, wenn Sie zu bestimmten Zeiten nicht gestört werden möchten – außer in echten Notfällen. Das kann Folgendes bedeuten:
  • Ein physisches Schild an Ihrer Tür oder Ihrem Arbeitsbereich, das besagt, dass Sie für einen bestimmten Zeitraum nicht gestört werden möchten
  • Eine automatische E-Mail-Antwort, die besagt, dass Sie erst zu einem bestimmten Zeitpunkt auf Nicht-Notfall-E-Mails antworten
  • Blockierte Zeit in Ihrem Kalender
• Immer wieder Ziele überprüfen: Jourdonais von Airspace empfiehlt, dass Teams „eine häufige Baseline für den beabsichtigten Wert der Projekte festlegen und um zu sehen, ob die Projekte auf Kurs sind, diesen Wert zu liefern. Ich bin es gewohnt, in Unternehmen zu arbeiten, in denen sich die Märkte, in denen wir tätig sind, unglaublich schnell entwickeln. Die Absicht eines Projekts stimmt aufgrund volatiler Geschäftsfaktoren oft nicht mit den prognostizierten Ergebnissen überein. Ich behalte genau im Auge, wann die Dinge vom beabsichtigten Weg abweichen könnten. Manchmal ist das in Ordnung, und wir erkennen, dass wir den Kurs ändern und unsere Prioritäten verschieben müssen.
  
  „Es ist eine Herausforderung, den Überblick zu behalten, aber ich bin eher für Überkommunikation und -Dokumentation darüber, wie diese Veränderungen stattfinden, so dass niemand das Gefühl hat, dass er nicht weiß, was der aktuelle Stand bei unseren Projekt ist.“
• Aufgaben deligieren: Es kann schwierig sein, Arbeit an andere weiterzugeben, aber manchmal ist dies – insbesondere für Manager – unerlässlich, um alle wichtigen Arbeiten rechtzeitig abzuschließen.
  
  Das Delegieren von Arbeit kann tatsächlich die effizienteste Möglichkeit sein, die Zeit aller Beteiligten zu nutzen. Wenn Sie nicht der Manager sind, stellen Sie sicher, dass ein Manager alle möglichen Arbeitsübertragungen genehmigt.
• Erwartungen verwalten: Tauschen Sie sich während Ihres Projekts weiterhin mit den Projektleitern über Hürden aus, auf die Sie bei der Erledigung bestimmter Aufgaben oder anderen Problemen stoßen. Helfen Sie ihnen zu verstehen, warum bestimmte Projektziele oder Fristen möglicherweise lange vor Ende der Frist geändert werden müssen.
• Anstehende Aufgaben verstehen: Thomas Cagley ist Präsident von Tom Cagley and Associates, einem Beratungsunternehmen, das Unternehmen bei der Softwareentwicklung und -wartung unterstützt. „Ein einziger Rückstand an Aufgaben ist entscheidend“, sagt er. „Der Rückstand muss einen Gesamtüberblick über die Arbeit bieten, die priorisiert und in die verwendeten Arbeitsmanagementsysteme einbezogen werden sollte.“