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Dokumenten-Workflows direkt aus Smartsheet mit der neuen DocuSign-Integration straffen
Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass die neue Smartsheet-Integration mit DocuSign, der führenden Plattform für elektronische Signaturen, jetzt für alle Smartsheet-Kunden mit Enterprise- und Premier-Plänen verfügbar ist.
Tagtäglich spielen Dokumente eine kritische Rolle bei der Formalisierung und dem Abschluss von Geschäftsprozessen. Wenn wir dabei sind, einen Abschluss vorzubereiten, einen neuen Mitarbeiter einzustellen, einen Vertrag zu verlängern und mehr, muss der entsprechende Papierkram am besten schon gestern vorbereitet und unterzeichnet worden sein.
Aber die Dokumente, von denen es abhängt, ob wir diese Chancen nutzen können, können unseren Fortschritt schnell verlangsamen. Die Vorbereitung und Unterzeichnung individueller Dokumente auf nicht miteinander verbundenen Plattformen ist zeitaufwändig und anfällig für teure Fehler, insbesondere wenn die Anzahl der Dokumente zunimmt. Und sobald Dokumente zur Unterzeichnung verschickt wurden, ist es schwierig, die verschiedenen Status im Auge zu behalten und schnell zu agieren.
Mit der DocuSign-Integration können Sie jetzt einfach wichtige Dokumente erstellen, sie zur Unterzeichnung versenden und den Unterzeichnungsstatus nachverfolgen – alles von Smartsheet aus. So sparen Sie Zeit, reduzieren Kosten und Fehler und bringen letztendlich Ihr Geschäft voran.
Individuelle Dokumente innerhalb von Minuten erstellen und versenden
Die DocuSign-Integration, die in unserem Document Builder verfügbar ist, kombiniert zwei Eingaben – eine bestehende DocuSign-Vorlage und die Daten in Ihrem Blatt –, um so Dokumente zu erstellen und zu versenden, die für jede Zeile angepasst sind. Nach der Auswahl Ihrer Vorlagen ordnen Sie sie den Feldern in Ihrem Blatt zu, um Unterzeichnerrollen zuzuweisen und den Inhalt anzupassen.
Sie könnten beispielsweise ein Blatt verwenden, um Bewerber für eine Stelle nachzuverfolgen, und die Integration verwenden, um schnell Beschäftigungsverträge für erfolgreiche Bewerber zu generieren. Ich weise die Unterzeichnerrollen in meiner Vertragsvorlage den Kontaktspalten für Bewerbungs- und Einstellungsmanager in meinem Blatt für die Bewerbernachverfolgung zu, und ziehe dann andere benutzerdefinierte Felder aus dem Blatt hinein, wie z. B. Rolle, Gehalt und Einstiegsdatum.
Mit dem schrittweisen Assistenten in Document Builder und der intuitiven Drag-and-Drop-Oberfläche dauert es nur wenige Minuten, die Zuordnung der Vorlage abzuschließen.
Sie können dann jede Zuordnung immer wieder verwenden, um schnell angepasste Versionen für bis zu 100 Zeilen in Ihrem Blatt gleichzeitig zu generieren (oder diese Ihrem DocuSign-Entwurfsordner für die abschließende Prüfung und Änderungen hinzufügen). Tatsächlich sind dafür nur vier einfache Schritte notwendig:
- Zeilen auswählen
- Den Document Builder öffnen
- Auf die Schaltfläche „Generieren“ neben Ihrer Zuordnung klicken
- „Mit DocuSign senden“ auswählen
Der Document Builder erstellt einen benutzerdefinierten Umschlag für jede Zeile und übergibt diesen an DocuSign, damit sie zur Unterzeichnung versendet werden können. Sobald ein Dokument von allen Beteiligten unterzeichnet wurde, wird eine vollständig ausgeführte Kopie automatisch an die entsprechende Zeile in Ihrem Blatt angehängt, um sie sicher aufzubewahren und schnellen Zugriff darauf zu haben.
Die Transparenz steigern und mit Echtzeitstatus schneller agieren
Sie können auch ohne zusätzliche Bemühungen den Unterzeichnungsstatus jedes Dokuments direkt in Ihrem Blatt nachverfolgen. Aktivieren Sie einfach die Nachverfolgung im Document Builder, damit Smartsheet Ihrem Blatt eine spezielle Spalte hinzufügt.
Wenn die Status in DocuSign aktualisiert werden, spiegelt die Nachverfolgungsspalte diese Änderungen direkt wider. Dadurch wird es für Sie und Ihre Kollegen einfacher denn je, bezüglich Fortschrittsberichten und Dashboards auf dem neuesten Stand zu bleiben. Sie können auch die Nachverfolgungsspalte verwenden, um automatisierte Workflows zu starten, wie z. B. zur Aufzeichnung des Versand- und Abschlussdatums oder der Archivierung einer Zeile in Ihrem Blatt, wenn das Dokument zu dieser Zeile vollständig ausgeführt wird.
Eine strahlende Zukunft für elektronische Signaturen in Smartsheet
Wir können es kaum erwarten zu hören, wie Ihr Team die DocuSign-Integration nutzt, um Ihre Dokumenten-Workflows zu straffen und zu skalieren, und wir arbeiten bereits an einigen großartigen Verbesserungen für dieses Jahr und darüber hinaus.
Weitere Informationen zu Document Builder und der DocuSign-Integration finden Sie in unserem Hilfe and Learning Center.
Wenn Sie die Integration testen möchten, aber noch kein DocuSign-Konto haben, stellt DocuSign Smartsheet-Kunden gerne eine kostenlose 30-tägige Testversion zur Verfügung.
