Vorlagen für Projektpläne
Einen Vorlage für einen Projektplan kann so einfach oder so komplex sein, wie Sie möchten. Sie können auswählen, dass eine statische Zeitachse oder ein dynamisches Gantt-Diagramm einbezogen werden soll, und sich auf Aktionselemente oder Geschäftsziele konzentrieren.
Ein Projektplan wird am häufigsten im Kontext der Projektmanagement verwendet, mit Gantt-Diagrammen zur Planung und Berichterstattung zum Status, wenn sich das Projekt verändert. Der Hauptunterschied zwischen einem Projektplan und einem Arbeitsplan ist das Gantt-Diagramm. Ein Gantt-Diagramm ist ein dynamisches, horizontales Balkendiagramm zur Darstellung eines Projektzeitplans und ist ein wichtiges Element, das mit den Entscheidungsträgern geteilt werden kann, um den Projektstatus zu kommunizieren. Diese Art von Vorlage dient Projektmanagern, die größere Projekte mit vielen Beteiligten verwalten.
Vorlage für einen einfachen Projektplan
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Verfolgen Sie mit dieser Vorlage für einen einfachen Projektplan Projektdetails nach, verwalten Sie Zeitachsen und visualisieren Sie, wie Ihr Projekt voranschreitet. Dokumentieren Sie alle wichtigen Details, wie die Start- und Enddaten von Aufgaben, die erforderlichen Ressourcen und Budgetdetails mit dieser umfassenden, benutzerfreundlichen Vorlage.
Vorlagen für Arbeitspläne
Eine Vorlage für einen Arbeitsplan soll Ihre großen Projektziele in kleinere, umsetzbare Schritte aufschlüsseln. Diese Art von Vorlage legt dar, was von wem und wann getan werden muss. Sie umfasst auch eine Zeitachse, die dabei hilft, Erwartungen festzulegen und die Transparenz zu steigern, indem alle auf dem neuesten Stand gehalten werden, was den Lieferumfang und Deadlines angeht. Eine Vorlage für einen Arbeitsplan ist am besten für größere Teams geeignet, die an großen Projekten mit vielen Aufgaben und Fälligkeitsdaten arbeiten.
Vorlage für einen Projektimplementierungsplan
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Stellen Sie sicher, dass Sie keine wichtigen Schritte auslassen oder übersehen und dass Ihre Basis abgedeckt ist, während das Projekt voranschreitet. Halten Sie mithilfe dieser professionell entwickelten Vorlage alle internen und externen Entscheidungsträger, Kunden und das gehobene Management in allen Projektphasen auf dem Laufenden.
Vorlagen für Aktionspläne
Ein Aktionsplan listet all die Schritte auf, die zur Erreichung eines spezifischen Zieles durchgeführt werden müssen. Die Vorlage umfasst Informationen zu den Aktionen, die durchgeführt werden müssen, den Personen, die sie durchführen, den Fälligkeitsdaten, Prioritäten und dem Status. Auch wenn sich Arbeitspläne und Arbeitspläne ähneln, konzentriert sich ein Aktionsplan auf Ziele, wohingegen sich ein Arbeitsplan auf die Phasen der Aufgaben konzentriert, die normalerweise in chronologischer Reihenfolge aufgeführt werden. Eine Vorlage für einen Aktionsplan ist am besten geeignet für einzelne Anwender oder kleine Teams.
Vorlage für einen Projektaktionsplan
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Legen Sie mit dieser Vorlage für einen Projektaktionsplan die Hauptziele Ihres Projekts fest, identifizieren Sie die erforderlichen Aktionen zur Erreichung dieser Ziele und weisen Sie eine Person zu, die für die jeweilige Aufgabe verantwortlich ist. Weisen Sie Aufgaben Prioritäten zu, zeigen Sie Status an und listen Sie Start- und Enddaten auf, um Ihr Projekt voranzutreiben.
Vorlagen für Geschäftspläne
Eine Vorlage für einen Geschäftsplan hebt die Unternehmensziele und den Plan für deren Erreichung hervor. Sie konzentriert sich auf die Zukunft Ihres Unternehmens und wie Sie planen, Ihre Ziele zu erreichen. Geschäftspläne sind viel strategischer ausgerichtet als ein Arbeits- oder Aktionsplan und umfassen häufig eine formulierte Vision, ein Unternehmensprofil, eine wirtschaftliche Analyse und mehr. Ein Geschäftsplan ist am besten geeignet für Personen, die ihr eigenes Geschäft starten, ihr Unternehmen ausbauen wollen oder Hilfe von außerhalb suchen.
Was ist ein Projektplan?
Ein Projektplan soll den beabsichtigten Umfang eines Projekts darlegen, die Kommunikation unter den Entscheidungsträgern erleichtern und Planungsannahmen und Entscheidungen nachverfolgen. Er ist ein dynamisches Dokument, das eine Liste der Entscheidungsträger, eine Erklärung zum Umfang, einen Projektzeitplan, die Basis für die zeitliche Planung und die Kosten, die Basis für Managementpläne sowie einen Kommunikationsplan umfassen kann und sich im Laufe eines Projekts ändern kann. Es sollte angemerkt werden, dass ein Projektplan nicht nur eine Projektzeitachse ist, auch wenn diese eine wichtige Komponente des Plan ist.
Sie sollten stets einen Projektplan erstellen, bevor Sie ein neues Projekt in Angriff nehmen. Beginnen Sie mit dem, was Sie mit dem Projekt erreichen möchten, und schlüsseln Sie dies dann auf in die Dinge, die Sie tun müssen, um das Ziel zu erreichen. Wenn Sie dann einen detaillierten Plan aller Dinge haben, die erledigt werden müssen, denken Sie über das Timing, das Budget, die Ressourcen und mehr nach.
Ganz zum Schluss sollte ein Projektplan die folgenden Fragen zu einem Projekt beantworten:
- Warum? - Warum nehmen wir dieses Projekt in Angriff? Welches Problem wird dieses Projekt lösen oder angehen?
- Was? - Woran arbeiten wir? Welche Liefergegenstände und Ziele sind die wichtigsten?
- Wer? - Wer ist an dem Projekt beteiligt und wofür ist die Person verantwortlich?
- Wann? - Wann soll das Projekt beginnen und enden? Welche Meilensteine gibt es?
Was ist der Zweck eines Projektplans?
Ein Projektplan ist eine der wichtigsten Zutaten für ein erfolgreiches Projekt. Er wird verwendet, um die Erwartungen zu dokumentieren und zu kommunizieren, um den Zeitplan und die Lieferung zu kontrollieren und Risiken zu berechnen und zu verwalten. Im Allgemeinen fungiert er als Roadmap für alle am Projekt beteiligten Personen.
Dies sind die vier größten Vorteile eines Projektplans:
- Verbesserte Kommunikation: Indem Ihr gesamter Plan für alle dargelegt wird, können Entscheidungsträger früh im Prozess Feedback geben, wenn die Dinge in die richtige Richtung laufen. Ein Projektplan hilft auch dabei, die Erwartungen besser zu verwalten, indem Sie Meilensteine und Zeitachsen aktualisieren können, während das Projekt voranschreitet.
- Mehr Transparenz: Mit einem Projektplan wissen die Entscheidungsträger und Teammitglieder genau, wo sie auf jedem Schritt des Weges die erforderlichen Informationen finden können. Erwartungen und die Projektzeitachse werden klar definiert, damit alle auf demselben Stand sind, was die Prioritäten und Ziele angeht.
- Bessere Organisation: Viele Projekte umfassen Dutzende von Aufgaben, Abhängigkeiten und Meilensteinen, und es kann schwierig sein nachzuverfolgen, wie sich alles entwickelt. Ein Projektplan lässt Sie das Timing der einzelnen Aktivitäten durchdenken und wie es sich auf den Rest der Projekts auswirkt. Sie wissen stets, wie viel Zeit Sie für jede einzelne Aufgabe verwenden sollten und wie viele Dinge Sie gleichzeitig abschließen können.
Der Prozess der Projektplanung
Wenn Sie mit der Planung Ihres Projekts beginnen, sollten Sie sich mit den Schritten vertraut machen, die für die detaillierte Planung eines Projekts von Anfang bis Ende erforderlich sind. Führen Sie hierfür diese Schritte aus:
- Konzept und Arbeitsaufnahme: Beginnen Sie damit, das Gesamtkonzept Ihres Projekts festzulegen und die Planung für das Erreichen zu erstellen.
- Roadmap-Erstellung: In dieser Phase legen Sie eine ungefähre Zeitachse für die Aufgaben fest, die erforderlich sind, um Ihr Projekt abzuschließen.
- Auflistung der Liefergegenstände: Jedes Projekt erfordert spezifische Liefergegenstände, die Sie am Anfang Ihrer Planungsphase identifizieren sollten, damit alle Teammitglieder wissen, was von ihnen erwartet wird.
- Identifizierung der Meilensteine eines Projekts: Filtern Sie bestimmte Punkte im Projekt heraus, die Sie als wichtige Meilensteine ansehen. Diese Meilensteine können aus bestimmten Aufgaben bestehen, die Sie abschließen, einem Zielbudget, das erreicht werden soll, oder einem Team, das Sie zusammenstellen.
- Budget-Festlegung: Die Festlegung eines bestimmten Budgets ist einer der wichtigsten Teile eines Projektplans. Sie sollten sich an dieses Budget halten, während Ihr Projekt voranschreitet. Auf diese Weise können Sie spezifische Ressourcen und Budgets bestimmten Aufgaben zuordnen, ohne die prognostizierten Kosten zu überschreiten.
- Festlegung der Teammitglieder: Bei jedem Projekt muss ein Team mit Personen zusammengestellt werden, das das Projekt umsetzt. Arbeiten Sie mit anderen zusammen, um sich an bestimmte Personen zu wenden, die das Projekt am besten umsetzen können.
- Risikoanalyse: Sie müssen alle möglichen Risiken oder Bedrohungen für Ihr Projekt identifizieren, einschließlich all derer, die zu Budgetproblemen, Projektverzögerungen usw. führen könnten. Listen Sie alle möglichen Risiken auf und geben Sie die Details dazu an, wie Sie die Probleme beheben möchten, sollten sie auftreten.
- Projektkommunikation: Sobald Sie die wichtigsten Komponenten Ihres Projekts dargelegt haben, müssen Sie diese Pläne und Ziele an das gesamte Team kommunizieren – einschließlich wichtiger Entscheidungsträger und aller externen Beteiligten. Entwickeln Sie eine Möglichkeit, die Projektpläne angemessen und effizient an alle Beteiligten zu kommunizieren.
- Projektstart: An diesem Punkt sollte Ihr Projekt gestartet werden können. Stellen Sie sicher, dass Sie alle Grundlagen abgedeckt und alle Details dargelegt haben, bevor Sie beginnen. Dann können Sie loslegen.
So erstellen Sie ein Projektplan in Excel
Hier ist eine schrittweise Anleitung zur Erstellung eines Projektplans in Excel. Sie erstellen zunächst eine Tabelle mit Ihren Projektinformationen, und dann zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Projektzeitachse erstellen.
1. Fügen Sie der Tabelle Überschriften hinzu
Zunächst müssen Sie Ihrer Tabelle einige Überschriften hinzufügen.
- Lassen Sie die erste Zeile in Ihrer Tabelle leer. Geben Sie die Überschriften in die zweite Zeile ein. In diesem Beispiel verwenden wir Aufgaben, Verantwortlicher, Start, Ende, Tage und Status. Für mehr Details könnten Sie auch weitere Überschriften hinzufügen, wie Budget, Kosten und mehr.
- Markieren Sie den Text und klicken Sie in der Gruppe Ausrichtung auf das Symbol zum Zentrieren, um den Text in den Überschriften zu zentrieren.
- Um die Überschriften für richtige Abstände zu formatieren, markieren Sie den gesamten gerade eingegebenen Text und klicken Sie auf der Registerkarte Start, in der Gruppe Zellen auf Formatieren. Wählen Sie Spaltenbreite und setzen Sie die Breite auf etwa 15-20, damit Sie ausreichend Platz haben, um Ihre Projektinformationen einzugeben.
2. Ihre Projektdaten hinzufügen
- Beginnen Sie mit der Spalte Aufgabe und geben Sie die Aufgaben für Ihren Projektplan ein. Sie können so viele oder weniger Aufgaben eingeben, wie Sie möchten. Um Ihren Projektplan visuell zu organisieren, empfehlen wir das Hinzufügen eines Titels für jede Aufgabengruppe oder jede Phase. In diesem Beispiel verwenden wir Voraussetzungen, Beginn, Entwicklung, Betrieb und Einführung.
- Dann geben Sie die für die einzelnen Aufgaben verantwortlichen Personen sowie die Start- und Enddaten ein.
- Um die Anzahl in der Spalte Tage automatisch zu berechnen, klicken Sie in eine Zelle in der Spalte Tage und geben Sie = ein. Klicken Sie dann auf die Zelle Enddatum, geben Sie ein Minuszeichen (-) ein und klicken Sie dann auf die Zelle Startdatum. Klicken Sie auf „Eingabe“. Ziehen Sie die rechte untere Ecke dieser Zelle in der Spalte ganz nach unten, woraufhin die übrigen Werte automatisch anhand dieser Formel für Sie berechnet werden.
- Geben Sie den Status der einzelnen Aufgaben ein. Wir verwenden Abgeschlossen, Läuft, Überfällig und Nicht begonnen.
- Es sollten nun in Ihrer Tabelle alle Informationen angezeigt werden, aber Sie werden bemerken, dass die Abstände in Abhängigkeit der Länge Ihres Textes deaktiviert sind. Um dieses Problem zu beheben, markieren Sie alle Informationen und klicken in der Gruppe Zellen auf Formatieren. Wählen Sie Spaltenbreite automatisch anpassen, um die Spaltenbreite automatisch an Ihren Inhalt anzupassen.
- Um Ihren Inhalt zu zentrieren, markieren Sie den Text und klicken Sie in der Gruppe Ausrichtung auf das Symbol zum Zentrieren.
3. Fügen Sie Farben hinzu, um den Projektstatus auf den ersten Blick erkenntlich zu machen
Es ist ganz einfach, Ihren Projektplan mit Farben und einer visuellen Hierarchie anzupassen. Indem Sie den Stil und die Schriftgrößen ändern, können Sie wichtige Informationen hervorheben und den Projektstatus auf den ersten Blick erkenntlich machen.
- Um die Schriftfarbe zu ändern, klicken Sie auf die Zelle, deren Text Sie ändern möchten. Wählen Sie auf der Registerkarte Start die gewünschte Farbe aus der Dropdown-Liste mit Farben aus.
- Um die Hintergrundfarbe einer oder mehrerer Zellen zu ändern, wählen Sie die zu ändernde(n) Zelle(n) aus. Klicken Sie auf das Symbol für den Farbeimer und wählen Sie die Füllfarbe aus.
- Um Schriftarten zu formatieren, wählen Sie eine oder mehrere Zellen aus. Auf der Registerkarte Start können Sie die Schriftart und die Schriftgröße ändern und den Titel Fett, Kursiv oder Unterstrichen machen.
Wir empfehlen, eine Hintergrundfarbe für die Hauptüberschrift und für jede Gruppe oder Phase von Aufgaben sowie für Ihr Zielabschluss- oder -startdatum hinzuzufügen. Sie können die Schriftfarbe auch in der Spalte Status ändern, sodass sie den aktuellen Fortschritt widerspiegelt (z. B. könnte Rot Überfällig, Grün Abgeschlossen darstellen usw.).
4. Die Zeitachse für Ihren Projektplan erstellen
Sie haben bereits alle Ihre Projektinformationen zu der Tabelle hinzugefügt, sodass es nun Zeit ist, die entsprechende Zeitachse für das Projekt zu erstellen. Die Verwendung einer Zeitachse in Ihrem Projektplan ermöglicht Ihnen die Festlegung von Erwartungen und die Steigerung der Transparenz, sodass alle Beteiligten in Bezug auf die Prioritäten und Fälligkeitsdaten ausgerichtet sind.
Daten hinzufügen und formatieren
- Geben Sie in derselben Zeile wie Ihre Tabellenüberschriften, in der nächsten verfügbaren Spalte zwei Daten Ihrer Projektzeitachse ein. Dann halten Sie die Umschalttaste gedrückt, wählen Sie die zwei Daten aus und ziehen Sie die untere rechte Ecke über die Zeile, bis Sie Ihr Enddatum erreicht haben.
- Wenn Sie das Datumsformat ändern möchten, wählen Sie alle Daten aus und klicken Sie mit der rechten Maustaste. Wählen Sie Zellen formatieren.
- Wählen Sie im Popup-Feld Datum im Abschnitt Kategorie aus und wählen Sie dann das gewünschte Datum.
- Sie werden bemerken, dass die Zellen sehr breit sind. Um die Zeitachse kompakter zu machen, wählen Sie alle Daten aus und wählen Sie dann eine kleinere Schriftgröße. In diesem Beispiel haben wir die Schriftgröße 9 ausgewählt.
- Wählen Sie dann erneut alle Daten aus und klicken Sie in der Gruppe Zellen auf Formatieren. Wählen Sie Spaltenbreite automatisch anpassen, um die Spaltenbreite automatisch an die Daten anzupassen.
Farben zur Projektzeitachse hinzufügen
- Wenden Sie zunächst die Hintergrundfarben und die Schriftformatierung aus Ihrer Tabelle auch auf Ihre Zeitachse an.
- Sie haben nun eine Art Matrix erstellt. Sie haben eine Zeile für jede Aufgabe und auf der rechten Seite, auf Ihrer Zeitachse können Sie einfach die Zellen ausfüllen, die für das Start- und das Enddatum der einzelnen Aufgaben stehen. Wählen Sie hierfür eine Zelle (oder mehr als eine Zelle) aus und klicken Sie auf das Farbeimersymbol. Wählen Sie die gewünschte Farbe aus.
5. Abschluss
- Um einem Projektplan Rasterlinien hinzuzufügen, wählen Sie den gesamten Projektplan aus, sowohl die Tabelle als auch die Zeitachse, und klicken Sie in der Gruppe Schriftart auf das Rahmensymbol. Wählen Sie Alle Rahmenlinien.
- Wenn Sie mehr Projektinformationen hinzufügen möchten, wählen Sie zunächst die erste Spalte aus, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie Einfügen > Ganze Zeile. Wiederholen Sie dies, bis Sie acht leere Zeilen haben.
- Geben Sie dann in die erste Spalte Folgendes ein: Projektname, Projektmanager, Lieferumfang des Projekts, Startdatum, Enddatum und Gesamtfortschritt. Geben Sie dann die entsprechenden Informationen ein.
