Smartsheet ermöglicht der University of Utah Health eine 30-prozentige Effizienzsteigerung

Als einziges akademisches Gesundheitssystem in der Region konzentriert sich die University of Utah Health auf die Gesundheit und das Wohlergehen der Bewohner von sechs US-Bundesstaaten. Die 14.000 Fakultäts- und sonstigen Mitarbeiter gewährleisten die Patientenfürsorge, medizinische Forschung und das Training für zukünftige Mitarbeiter. Drei Mitarbeiter der Organisation Culture and System Integrity – eine Gruppe, die sich auf Human Resources und Projektmanagement konzentriert – tragen ihren Teil dazu bei, das Mitarbeitertraining und die -bindung durch die Verwendung von Smartsheet zur Automatisierung und effizienten Gestaltung ihrer Prozesse zu steigern. Zudem sollen dadurch die Zusammenarbeit, Effizienz und Effektivität unterstützt werden.

„Unsere Abteilung konzentriert sich auf die Kultur, welche die Patientenerfahrung verbessert, während diese bei uns sind“, so Manager Shannon Lingwall. In der Vergangenheit fiel es in der Abteilung schwer, als geschlossenes Team zu agieren, da eine Plattform verwendet wurde, die die Zusammenarbeit nicht unterstützte, auf Tabellen basierte, Aktualisierungen nur durch jeweils einen Benutzer zum selben Zeitpunkt zuließ und auf zeitaufwendigem E-Mail-Versand zum Schließen der Lücken beruhte. Durch Smartsheet hat sich das geändert. „Die Effizienz, die wir damit erzielt haben, ist unglaublich“, fügt Lingwall hinzu. „Wir erzielten einen Effizienzgewinn von etwa 30 % in meinem gesamten Team.“

„Smartsheet hat uns von einem manuellen Nachverfolgungsprozess zu einem Verfahren geführt, das stärker automatisiert und technologisch fortschrittlicher ist“, so Ischa Jensen, Leiterin des Projektmanagements. Mit den Automatisierungs-, Berichterstellungs- und Dashboard-Funktionen von Smartsheet zur Verfolgung von Projekten und Ressourcen „konnten wir viel mehr erzielen. Ich kann jederzeit genau nachvollziehen, wo sich jedes Projekt befindet, wer daran arbeitet, wann es voraussichtlich fertiggestellt wird, und wann ich der entsprechenden Ressource ein neues Projekt zuweisen kann. Mit Smartsheet können unsere Projektmanager mehr Zeit für die Projektarbeit aufwenden als dafür, das Projekt zu verfolgen“.

„Ich liebe die automatisierten Funktionen, sie funktionieren so problemlos“, sagt Anita Willoughby, Leiterin der Abteilung mit 330 Mitarbeitern. „Wir lieben auch die Dashboards. Eine der Funktionen, die für mich sehr wertvoll sind, ist ein Dashboard, mit dem ich auf nur einen Blick sehe, welche Projektmanager noch über Kapazitäten verfügen und welche überlastet sind. Dieses Tool hätte ich schon vor Jahren benötigt.

„Diese Arten der Effizienz haben uns wirklich geholfen, erfolgreich zu sein“, so Willoughby. „Wir können schnell reagieren, wir verfügen über die Daten, können sie nachverfolgen, und unsere Effizienz ist mit Smartsheet einfach höher.“

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