Die University of the Western Cape treibt ihre akademische Mission mit Smartsheet voran

Die University of the Western Cape blickt stolz auf ihre Geschichte im Befreiungskampf in Südafrika zurück. Sie wurde vor mehr als 60 Jahren gegründet und hat ihren Kampf gegen Unterdrückung, Diskriminierung und Benachteiligung durch ihre akademische Arbeit und ihr Engagement für die Gemeinschaft seitdem fortgesetzt.

Die größten Probleme der UWC sind der Zugang zu, die Gleichheit an, und die Qualität der Hochschulen, die sich aus einem umfassenden praktischen Engagement bei der Unterstützung der umfassenden Beteiligung von Randgruppen in der südafrikanischen Gesellschaft ergeben. Die Institution umfasst ca. 25.000 Studenten an verschiedenen Campussen, mit etwa 4.500–5.000 Studienanfängern pro Jahr.

Die Universität hatte innerhalb eines kurzen Zeitraums eine hohe Fluktuation von IT-Leitern, was zu disruptiven strukturellen Veränderungen führte, die sich auf die Mitarbeitermoral auswirkten. Die Mitarbeiter waren zurückhaltend, was die Transparenz anging, da sie sich Sorgen darüber machten, sich selbst den möglichen Auswirkungen auszusetzen. Dies führte nicht nur zu einem Mangel an Zusammenhalt zwischen den Teams, sondern auch zu einem Mangel an Transparenz, was letztendlich die Verantwortlichkeiten einschränkte.

Als ICT Director Raymond Crown dazustieß, kämpfte er darum, eine umfassende Übersicht über das IT-System zu erhalten, da jedes Team als eigenständige Einheit gearbeitet hatte. Um die erforderliche Klarheit zu erlangen, suchte er nach einem einzelnen, zentralen Mechanismus zur Konsolidierung der Prozesse und Verbesserung der Berichterstattung.

Nachdem zuvor Excel für organisatorische Aufgaben genutzt wurde, wollte Raymond etwas, das keine zusätzlichen Fähigkeiten oder Ressourcen benötigte, aber die Verantwortlichkeit fördern würde – sowohl für die Universität als auch für deren Mitarbeiter.

Nachdem er sich mit seinen Kollegen abgesprochen hatte, zeigte ein Forscher der Universität Raymond eine Demo von Smartsheet. Nachdem er die Software in Aktion gesehen hatte, war sein Interesse geweckt und ein Test zeigte bald, dass Smartsheet all seine Anforderungen erfüllte: eine zentralisierte Informationsquelle, eine intuitive Möglichkeit, Aktivitäten nachzuverfolgen und eine Plattform zur einfachen Visualisierung von Prozessen.

Raymond nutzte Smartsheet zunächst für seine eigenen Abläufe, bevor er das Tool seinen Operations Managern vorstellte, die die Vorteile sofort erkannten und annahmen. Zusammen entdeckten sie, wie Smartsheet eine bessere Projekttransparenz schaffen und die Berichterstellung verbessern konnte.

„Ich mochte es gleich, als ich es gesehen hatte. Ich habe damit begonnen, das Tool zu erkunden, und stellte fest, dass ich Informationen aus verschiedenen Quellen an einem einzelnen Ort zusammenführen konnte. An diese Stelle begannen die Vorteile von Smartsheet für mich wirklich“, so Raymond.

Effizient gestaltete Finanzberichte

Die Erstellung des Jahresbudgets ist für die Universität eine Mammutaufgabe, die in etwas sechs Monate in Anspruch nimmt. Der zuvor vom IT-Team angewendete Prozess war aufwändig und ineffizient, weshalb Raymond Smartsheet zur Optimierung ins Spiel brachte.

Mithilfe der Smartsheet-Planungsfunktion konnte Raymond das System nicht nur umfassend automatisieren, sondern auch ein einfach zu verwendendes Formular zur Einreichung von Budgetanforderungen erstellen. Mit einer einfacheren Methode zur Nachverfolgung dieser Anforderungen konnte das Team die Berichterstellung vereinfachen. Und die Visualisierung dieser Informationen während Meetings über das Dashboard bot die Transparenz, die man so dringend brauchte.

Smartsheet transformierte auch den Prozess, indem Diskussionen konsistent gehalten wurden. Ohne die Notwendigkeit, ständig für Überprüfungen zurückzugehen, hatte das Team mehr Zeit, um sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren. Und da ein Großteil der Budgetarbeit zuvor außerhalb der eigentlichen Arbeitszeit erfolgte, hatte die Arbeitsreduktion sofortige Auswirkungen auf die Team-Moral.

Verspätete Zahlungen aus der Pipeline nehmen

Der Mangel eines zentralisierten Systems zur Nachverfolgung der Genehmigung von Beschaffungsanforderungen führte häufig zu verspäteten Zahlungen. In einigen Fällen führte dies dazu, dass die Universität Zinsen für verpasste oder verspätete Zahlungen an Software-Anbieter zahlen musste. Smartsheet hilft den Mitarbeitern dabei, diese Strafzinsen zu vermeiden, indem es eine Übersicht über alle relevanten Informationen bietet. Dies wurde nun auf die Einreichung von Dokumenten, Unterschriften und die Zahlungsverarbeitung ausgeweitet, was sich alles als entscheidend erwiesen hat, wenn die Mitarbeiter nicht vor Ort arbeiten und nicht persönlich unterschreiben konnten.

Raymond wird nun mittels einer Automatisierung benachrichtigt und weiß sofort Bescheid, wenn eine Zahlung verspätet ist, sodass er das Problem viel einfacher lösen kann. Und weil er nachverfolgen kann, welches Team für die verspätete Zahlung verantwortlich war, kann er die Gebühren von dessen Budgets abziehen, was die Verantwortlichkeit fördert.

„Das Team konnte enorme Zeiteinsparungen erzielen“, sagt Raymond. „Es erfasst alle Rechnungen und Dokumente und sendet sie mir dann zu bestimmten Zeitpunkten jede Woche per Smartsheet. Ein sehr unkomplizierter Prozess, bei dem ich einfach nachvollziehen kann, was ich unterschrieben habe.“

Risikominimierung

Ein weiterer Vorteil der absoluten Prozesstransparenz ist die Möglichkeit, Risiken erfolgreich zu managen, eine wichtige Anforderung für die Universität. Mit Smartsheet-Dashboards kann Raymond zuverlässig den Nachverfolgungsfortschritt und die daraus resultierenden Beschlüsse aufzeigen, was Entscheidungsträgern demonstriert, dass die Rahmenbedingung in gutem Zustand ist.

Dank Smartsheet genießt Raymond nun umfassende Transparenz über alle Abläufe. Er konnte Prozesse standardisieren, wie z. B. die Budgetierung und den Einkauf, was die Effizienz verbessert und die tagtägliche Arbeit effizienter gestaltet hat.

Smartsheet hat auch die Zusammenarbeit und die Kommunikation zwischen den Teams verbessert. Seit Smartsheet eingesetzt wird, ist die Produktivität um etwa 20 % bei den automatisierten Prozessen gestiegen, sodass weniger Überstunden anfallen und die Mitarbeiter zufriedener sind.

Darüber hinaus sind die finanziellen Vorteile der Implementierung von Smartsheet spürbar. „Wir haben derzeit keine offenen Audit-Ergebnisse“, so Raymond. „Seit ich hier arbeite, haben wir fast 170 Audit-Ergebnisse abgeschlossen. Wenn Smartsheet es uns nicht ermöglichen würde, die Dinge nachzuverfolgen und im Auge zu behalten, kämen wir nicht vom Fleck.“

Insgesamt wurde die allgemeine Verwaltung effizienter gestaltet und so weit verbessert, dass das Team viel mehr mit weniger erreichen kann.

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.