Tellepsen Builders unterstützt die Weiterbildung seiner Mitarbeiter mit Smartsheet

Tellepsen Builders ist ein Unternehmen in Familienbesitz, das bereits seit mehr als 100 Jahren in Houston tätig ist. Tellepsen konzentriert sich auf Projekte, die das Leben der Menschen verbessern, wie beispielsweise Firmenzentralen, Krankenhäuser und Schulen. Construction Project Management ist eines der größten Teams im Unternehmen und auch das aktivste. Projektmanager arbeiten direkt auf den Baustellen und organisieren dort einfach alles.

Kendall Pouland, Director of Professional Development, hat sich durch das Projektmanagement nach oben gearbeitet. Sie arbeitete 10 Jahre lang auf Baustellen und hat dort vor allem eines gelernt – die Arbeit von Projektmanagern ist hart und klares Feedback ist die Grundvoraussetzung, um den Job zu meistern.

Zwar wussten die PMs bei Tellepsen, wie man ein Gebäude baut, doch das Unternehmen hatte keine klare Struktur für die Weiterbildung und Beförderung seiner Mitarbeiter. Die ehrgeizigen PMs wollten in ihrer Karriere und in ihrer Gemeinde wirklich etwas bewirken und Assistenz-PMs wollten möglichst schnell in höhere Ränge aufsteigen. Pouland stellte fest, dass es keine Standardkriterien für Kenntnisse und Beförderungen gab. Dies führte zu Verwirrung, wenn es darum ging, wer sich für eine Beförderung qualifizierte und welches Training nötig war, um diese zu erreichen.

Pouland benötigte eine bessere Möglichkeit, um Trainings und Weiterbildungen für ein wachsendes Team ambitionierter Projektmanager zu verwalten. Gemeinsam mit dem Team identifizierte sie 66 Projektmanagement-Skills in fünf Hauptkategorien mit sechs Kompetenzebenen, die von Assistenten bis hin zu erfahrenen Senior-PMs reichen.

Die Suche nach dem richtigen Tool

Pouland entschied sich für Smartsheet, um die Kenntnisse und Ebenen bekannt zu machen. Sie erstellte eine Kompetenzmatrix und ein -raster, in dem 396 Fertigkeiten in verschiedenen Ebenen aufgeführt wurden. Für jeden Projektmanager wurde ein einzelnes Sheet erstellt.

„Ich habe am Anfang alles auf den Status ‚Unvollständig‘ gesetzt. Wenn Sie in unserer Organisation vorankommen möchten, dann bilden Sie sich in diesen Bereichen fort. Außerdem stehen Ihnen jetzt die Informationen zur Verfügung, die Sie benötigen, um an die Spitze zu gelangen“, erklärt Pouland. „Sollten Sie bei einer der Fähigkeiten Hilfe benötigen, ist es unsere Aufgabe, Ihnen dieses Wissen zur Verfügung zu stellen. Ich, Ihre Vorgesetzten oder andere PMs kümmern sich darum, doch Sie selbst haben Ihr Schicksal in der Hand.“

Feedback mit farblicher Markierung

Die farbliche Markierung zeigt PMs, welche Fertigkeiten sie bereits besitzen und woran sie noch arbeiten müssen. Sobald ein PM eine Fertigkeit als ‚Abgeschlossen‘ markiert, informiert das Sheet einen Manager per E-Mail. Dieser Manager kann dies entweder bestätigen oder Feedback dazu abgeben, welche Kenntnisse noch fehlen. Manager können die Kompetenzmatrixsheets ihrer Teammitglieder auf mobilen Geräten aufrufen, sie aktualisieren und direkt von der Baustelle, einem Meeting-Raum oder von Zuhause aus Feedback senden. Es ist nicht nötig, auf ein Meeting im Büro zu warten.

„Die Funktion auf mobilen Geräten war uns sehr wichtig“, so Pouland. „Dies macht die Arbeit der Genehmiger so viel leichter. Sie sind sehr beschäftigt und sitzen nicht den ganzen Tag vorm PC oder haben Zugang zur Technik. Es ist also sehr hilfreich, wenn die Genehmigung mit ein paar Klicks über ein Telefon erfolgen kann.“

Während ein PM sich durch die erforderlichen Fähigkeiten arbeitet, ändert sich die Farbe der Zellen von rot über gelb zu grün. Je mehr grün auf der Kompetenzmatrix zu sehen ist, desto näher rückt die Beförderung des PMs. Wird das Sheet nicht schnell genug grün, können die Gründe dafür leichter identifiziert werden.

„Für Manager handelt es sich dabei häufig um ein Gefühl, dass ein Mitarbeiter noch nicht bereit ist für die Beförderung. Doch die Gründe dafür sind schwer in Worte zu fassen“, erklärt Pouland. „Hier ist der Manager in der Pflicht, Auskunft zu geben, welche Fähigkeiten weiter verbessert werden müssen, z. B. die Kommunikation oder das Tracking und die Nachverfolgung von Aufgaben.“

Vereinfachte HR-Prozesse

Die Kompetenzmatrix macht jedoch nicht nur die Beförderung Einzelner einfacher, sie sorgt auch dafür, dass die jährlichen Leistungsbeurteilungen effizienter ablaufen. PMs und ihre Manager kommunizieren das ganze Jahr über. Somit gibt es bei der Leistungsüberprüfung keine Überraschungen und es reicht ein kurzer Fragebogen, um sie abzuschließen. Im ersten Jahr nach der Einführung der Smartsheet-Kompetenzmatrix konnte das Projektmanagementteam die Leistungsbeurteilungen innerhalb einer Woche abschließen. Andere Teams brauchten dafür fast einen Monat.

Pouland arbeitet aktuell daran, die Kompetenzmatrixstruktur nach und nach auch anderen Teams zur Verfügung zu stellen, damit alle Mitarbeiter des Unternehmens einen besseren Überblick erhalten, wie sie ihre Karriere voranbringen können.

„Wir haben eine ganze Menge Mitarbeiter mit Typ-A-Persönlichkeit“, so Pouland. „Diese Lösung hat schwierige Gespräche leichter gemacht, da sich ein Komitee bereits die Arbeit gemacht hatte, festzuhalten, welche Fähigkeiten erforderlich sind. Mitarbeiter haben eindeutig Anhaltspunkte erhalten, wo sie sich verbessern sollten, um voranzukommen.“