Die St. Edward’s University verwaltet akademische IT-Ressourcen und unterstützt das Remote-Lernen mit Smartsheet

Als liberale Kunsthochschule mit einer Mission ist die St. Edward’s University in Austin, Texas, stolz darauf, die ganze Person durch persönliche Aufmerksamkeit und rigorose akademische Programme zu unterrichten. Um sie zu unterstützen, müssen alle Universitäten sicherstellen, dass IT-Ressourcen und Projektmanagement-Prozesse so ausgefeilt und effizient wie möglich sind. Während der COVID-19-Pandemie hat Smartsheet St. Edward’s geholfen, entscheidende Programme und Services mit weniger Mitarbeitern durchzuführen, was der Leitung dabei geholfen hat, strategische Entscheidungen zur Unterstützung der Bildungsmission der Universität zu treffen.

Danny Lorenty, Associate Vice President for IT Resource Management der St. Edward’s University, begann 2015 mit der Verwendung von Smartsheet, als er in seiner vorhergehenden Rolle als IT-Projektmanager eine bessere Möglichkeit benötigte, große und komplexe IT-Projekte zu verwalten, um die Planung, Prognosen und das Lebenszyklus-Management des IT-Teams für den Bestand zu verbessern. Er hatte zu diesem Zeitpunkt gerade seine Zertifizierung als Project Management Professional (PMP®) erlangt und wusste, dass er mit fragmentierten Tools, wie z. B. E-Mails und Tabellen sein Ziel des Aufbaus eines einfachen Rahmens zur Weitergabe von Informationen für eine Vielzahl von Entscheidungsträgern nicht erreichen würde. Smartsheet bot ihm die Möglichkeit, inkonsistente Teamprozesse zu standardisieren und sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. In seiner anschließenden Rolle wurde sein Portfolio auch auf das Management des IT-Budgets ausgeweitet.

„Der erste Schritt bei der Verwaltung einer Sache, ist zu wissen, was man hat“, so Lorenty. „Es begann mit einem Portfolio all unserer Services: Verträge, Verlängerungsdaten und Erneuerungen. Ich bin dann zu Assets übergegangen und habe mit jeder Abteilung zusammengearbeitet, um alle Server, Desktops, Laborcomputer usw. zu erfassen, und insgesamt begann all dies dann, uns kritische Einblicke in unser Budget zu geben. Wir konnten basierend auf dem ursprünglichen Kaufdatum feststellen, wann ein Ersatz erforderlich würde. Wir hatten eine schöne Prognose über fünf Jahre, die ganz auf Smartsheet basierte und die Ressourcenmanagement-Funktion sofort zu einem strategischen Asset der Universität machte.“

Konsistente Datenerfassung und -freigabe für mehr Transparenz

Heute verwendet das Team von St. Edward’s Smartsheet, damit Verträge und Verlängerungen nicht mehr manuell nachverfolgt werden müssen, für den Asset-Bestand und das -management, das Projektmanagement sowie Prognosen und Planungen von Upgrades und Austauschen. Lorenty verwaltet die verschiedenen Aspekte des IT-Budgets über ein System mit Blättern (die als WorkApps zusammengestellt sind), um sicherzustellen, dass all die entscheidenden Daten so zeitnah wie möglich vorliegen. Dashboards bieten aktuelle Ansichten, die es der Leitung ermöglichen, fundierte Entscheidungen in Reaktion auf aufkommende finanzielle Beschränkungen zu treffen.

„Unser Ziel war es ursprünglich, Transparenz für das Leitungsteam und den CIO in Bezug auf unsere Finanzen, unser Serviceportfolio und unsere Assets zu schaffen“, so Lorenty. „Jetzt ist es das Ziel, unseren IT-Mitarbeitern die richtige Bewusstseinsebene zu vermitteln. Wenn Sie nicht die richtigen Informationen haben, könnten Sie alle diese riesigen Verträge eintrudeln sehen und fälschlicherweise denken, dass das Geld einfach nur fließt. Auf der anderen Seite können Ihnen alle diese Gespräche über Budgetkürzungen das Gefühl geben, dass es schlecht steht und alles ausgesetzt werden sollte. Daher ist es in meiner Rolle sehr wichtig, den Ton mit präzisen Informationen vorzugeben und sicherzustellen, dass immer die richtige Geschichte erzählt wird. Und Smartsheet ist die Plattform, um diese Geschichte zu erzählen.“

Smartsheet hat dem IT-Team auch dabei geholfen, den Studenten besser nachzukommen, die Laptops oder WLAN-Hotspots brauchten, um ihr Studium weiter fortzusetzen, als die Programme der Universität in Reaktion auf die COVID-19-Pandemie ganz auf virtuell umgestellt wurden. Lorenty schuf ein Programm zur Technologieausleihe, für das über Smartsheet Dynamic View Informationen selektiv an diejenigen Personen weitergegeben werden, die sie benötigen, während der Datenschutz für die Studenten gewahrt wird. Wenn das Student Affairs-Team feststellt, dass ein Student Ressourcen benötigt, stellt Dynamic View sicher, dass nur die erforderlichen Details an Technologiepartner wie Verizon und Ricoh sowie an Versandpartner wie FedEx herausgegeben werden, um unseren Studenten die richtige Ausstattung zur Verfügung zu stellen.

Eine anpassbare Plattform, die eine Vielzahl von Anforderungen erfüllt

Laut Lorenty ist eine der besten Funktionen von Smartsheet seine Flexibilität. Weil es einfach zu erlernen und zu verwenden ist, dauert es nur wenige Wochen, bis eine Idee für eine Lösung ihre Wirkung für die Universität entfalten kann. Er muss keine spezielle Plattform bewerten und kaufen – oder das Budget dafür finden –, sondern kann mit Smartsheet einfache Tests und Iterationen durchführen, bis er am Ziel ankommt.

„Ich denke, dass die Arbeit selbst, die Finanzanalyse und die Prognose außerhalb von Smartsheet erfolgen können“, so Lorenty. „Aber die Tatsache, dass wir dies erledigen und gleichzeitig durch Transparenz auf unsere Kultur Einfluss nehmen können – dafür müssen wir Smartsheet danken. Es geht um die Idee, nicht nur eine Analyse für die Personen zu machen, sondern daraus eine Geschichte zu machen, die erzählt werden kann. Wenn jemand irgendwann eine Frage dazu hat, wofür wir unser Geld letztes Jahr ausgegeben haben, ist der Pfad da, die Budgetanfrage ist da, das damit verknüpfte Projekt ist da. Alles ist da. Eine Plattform zu haben, die dafür individuell gestaltet werden kann, ist unbezahlbar.“

Lorenty mag auch die Tatsache, dass Smartsheet kontinuierlich neue Elemente und Funktionen zur Plattform hinzufügt. Wie er sagt, „Die Rate, mit der Smartsheet neue Funktionen hinzufügt, bedeutet, dass Sie niemals alle Möglichkeiten ausschöpfen können, die die Plattform Ihnen bietet.“ Diese kontinuierlichen Innovationen bewirken, dass Smartsheet stets mit den Anforderungen der Universität Schritt halten kann. Lorenty war dabei, als vorhergehende Plattformen mit großer Ankündigung eingeführt wurden, nur um ihre Beliebtheit innerhalb weniger als eines Jahres wieder einzubüßen. In St. Edward’s ist Smartsheet immer noch hoch angesehen.

Reibungslose Einführung in der gesamten Universität

Abgesehen vom IT-Team wird Smartsheet von Abteilungen der Universität wie Finanzen und Verbindlichkeiten, Risikomanagement, Anlagenverwaltung, Veranstaltungen und Human Resources verwendet. Die IT-Abteilung wurde kürzlich mit der Universitätsbibliothek zusammengeführt, sodass Lorenty nun auch den finanziellen Überblick darüber hat, und es wurde Smartsheet für das Management der Sammlungen implementiert.

Einer der wichtigsten Vorteile von Smartsheet ist die Reduzierung von Zeit und Mühen, die erforderlich sind, um grundlegende administrative Funktionen zu verwalten, wie Vertragsverlängerungen und Beschaffung. St. Edward’s ist keine Ausnahme, was die Herausforderungen angeht, denen die höhere Bildung in den letzten Jahren gegenüberstand, und musste sein Budget aufgrund dieser Herausforderungen anpassen, insbesondere in Zusammenhang mit der Pandemie. Smartsheet hilft Lorenty dabei, mehr zu erreichen, ohne in Wettbewerb um die immer knapperen Mitarbeiterbudgets treten zu müssen.

„Ohne überdramatisch zu sein, denke ich, dass viele dieser neuen Business-Funktionen in der IT nur dank Smartsheet möglich waren“, so Lorenty. „Für die Bibliothek gibt es über 200 Verträge, die wir jedes Jahr verlängern müssen. Das wäre eine Vollzeitaufgabe. Ich bräuchte einen Verlängerungsexperten, um das bewältigen zu können. Aber da wir den Verlängerungsprozess in Smartsheet integriert haben, kann ich einen Studenten einstellen, der die Dinge am Laufen hält. Ein weiteres Beispiel ist die Roadmap für die IT. Wenn nicht jeder Abteilungsleiter seine Roadmap für das Jahr erstellen und es dann für den ganzen Bereich zusammenfassen würde, bräuchte ich einen Portfolio-Manager in Vollzeit. Beschaffung in der IT, Verlängerungen und Budgetierung wären jeweils eine Vollzeitstelle. Und ich werde nicht 100 Stunden pro Woche in der Arbeit verbringen.“

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.