Seven verringert mit Smartsheet die Komplexität und baut sein Geschäft aus

Seven hat in der globalen Immobilienbranche eine einmalige Position. Seine Mitarbeitenden verfügen über umfangreiche Erfahrungen aus einigen der bekanntesten Immobilienunternehmen Europas. Gleichzeitig hat Seven als wachsendes, unabhängiges Unternehmen die Flexibilität, seine Prozesse und Vorgehensweisen völlig neu zu gestalten. Smartsheet hilft Seven, seinen Firmenkunden frisches Denken, schnelle Abläufe und eine kundenorientierte Ausrichtung zu bieten.

Seven bietet nicht nur Unterstützung bei der Standortauswahl und dem Bauprozess an, sondern auch Dienstleistungen im Bereich organisatorische Veränderungen, Strategien und Personalarbeit.Für komplexe Immobilienprojekte braucht es ein fokussiertes, gut organisiertes Team mit Personen von Seven sowie anderen Fachberatern und verschiedenen Interessensgruppen im Kundenunternehmen.  

Um alle Mitarbeitenden auf dem Laufenden zu halten, nutzte Seven Tabellen, Word-Dokumente und E-Mails. Schnell wurde es aber schwierig zu erkennen, welche Versionen die aktuellen und genauesten Informationen enthielten. Anup Patel, ein Leiter bei Seven, nahm die Suche nach einem Tool für das Projektmanagement in die Hand. Es sollte in kurzer Zeit zu erlernen, effizient im Einsatz und belastbar genug sein, um hunderte Projektkomponenten ohne Störungen verwalten zu können.

„Wir hatten den Vorteil, dass wir ein brandneues Unternehmen waren und gleichzeitig die Erfahrung aus der Arbeit für einige der größten Immobilienfirmen in Großbritannien mitbrachten und klare Visionen hatten“, so Patel. „Als wir Smartsheet ausprobiert haben, war uns vom aller ersten Moment an klar, dass wir voll und ganz und ohne Kompromisse auf dieses Tool setzen wollen. Ich habe es am Mittwoch entdeckt, am Freitag haben wir es gekauft und am Montag war es schon im Einsatz.“

Besonders schätzte Patel die breite Palette an möglichen Darstellungsweisen in Smartsheet. So erhielten die für den Bau zuständigen Teams die gewohnten Gantt-Diagramme, während die Verantwortlichen für organisatorische Veränderungen Kartenansichten oder Tabellen nutzen konnten, um Daten und Projektfortschritte für verschiedene Interessengruppen aussagekräftig darzustellen.

Eine der entscheidenden Funktionen war die Erstellung von kritischen Pfaden und das Verknüpfen von Abhängigkeiten, sodass Verzögerungen in einer bestimmten Projektphase rechtzeitig erkannt und behoben werden können, bevor dadurch die folgenden Abteilungen in terminliche Schwierigkeiten kommen. Vor allem aber kann Smartsheet so skaliert werden, dass es eine große Anzahl miteinander verbundener Projekte unterstützt, die von großen Teams verwaltet werden.

„Eine der größten Herausforderungen bei einem jeden Projekt ist, dass wir es mit verschiedenen Interessensgruppen zu tun haben“, weiß Olga Pushkina, Projektmanagerin bei Seven. „Ein Projektteam kann aus Leuten aus über 15 verschiedenen Firmen bestehen, die alle komplett unterschiedliche Rollen haben. Das aufeinander abzustimmen, ist entscheidend. Bei einer der von mir entwickelten programmseitigen Integrationen für einen weltweiten FMCG-Kunden sind über 400 Immobilienprojekte in Smartsheet, die wir für den Kunden im Blick behalten. Dabei kümmern sich 50 verschiedene Personen aus vier verschiedenen Unternehmen darum, die Daten aktuell zu halten.“

Einer der wesentlichen Vorteile ist, dass nicht jedes einzelne Mitglied der Projektteams eine eigene Lizenz erwerben muss, um an einem freigegebenen Projekt-Sheet mitwirken zu können. Das ist für Mitarbeitende von Drittanbietern und Kunden wichtig, die womöglich nur kurz oder nur für eine ganz bestimmte Aufgabe an einem Projekt beteiligt sind.

„Wir haben die Enterprise-Lizenz und können dadurch alles steuern. Wir sind Inhaber und Administratoren der Sheets und Arbeitsbereiche, finden es aber toll, dass unsere Projektteams eingebunden werden können“, sagt Patel. „Wir können ihnen Aufgaben und Verantwortlichkeiten zuweisen. Sie sind Teil des Projekts und können selbst Änderungen bei ihren eigenen Aufgaben machen. Dazu brauchen sie keine eigene Lizenz. Sie müssen sich einfach nur anmelden und können loslegen.“

Dank Smartsheet konnte Seven verschiedene kundenseitige Unternehmensfunktionen rationalisieren und vereinfachen. Hierzu zählen:

• Projekterstellung und -eingabe: Seven nutzt zum Registrieren neuer Projekte im System ein einheitliches Formular mit automatischer Filterung, die die Angaben an verschiedene Sheets weiterschickt – je nachdem, welche Anforderungen für das Projekt gelten.
• Datenanalyse: Mithilfe von Formeln können Projektverantwortliche den finanziellen Status von Projekten berechnen und Prognosen aufstellen. Außerdem lässt sich mit den Formularen die Arbeitsbelastung der einzelnen Mitarbeitenden sowie eventuelle Kapazität für neue Projekte ermitteln.
• Berichterstellung und Übersicht: Auf Dashboards sehen die Interessengruppen die allgemeinen Zahlen und Fakten und können bei Bedarf für genauere Einzelheiten in die Tiefe gehen.
• Personalbeschaffung: Jobsuchende reichen ihre Bewerbungen über ein Formular ein. Personalverantwortliche können mithilfe von automatisierten Workflows mehrere Runden von Bewerbungsgesprächen planen und Bewerber in die nächste Phase verschieben.

Die regelmäßigen Meetings zum Projektstatus sind jetzt völlig anders. Patel schätzt, dass die Vorbereitung für eines der monatlichen Projektmeetings einen halben Arbeitstag zum Sammeln und Aufbereiten der Informationen in Anspruch nahm. Mit Smartsheet können Mitarbeitende die aktuellen Daten ganz einfach während des Meetings abrufen. Dadurch wird innerhalb eines Jahres eine ganze Woche Zeit eingespart, die den Kunden gewidmet werden kann. Gleichzeitig laufen die Meetings effizienter ab, was zusätzlich Zeit spart.

„Ein Meeting dauert für gewöhnlich eine Stunde. Früher haben wir allein schon eine halbe Stunde dafür gebraucht, um das Protokoll des vorhergehenden Meetings durchzugehen, weil niemand wusste, was sich geändert hat und wer was getan hat“, erinnert sich Patel. „Jetzt können wir die gesamte Stunde den Problembereichen widmen, weil sie klar erkennbar sind: Diese Aktion wurde noch nicht abgeschlossen, jene Aktion ist rot, weil sie jemand als potenziell riskant markiert hat. Die Zeit wird also besser dafür genutzt, das Problem zu lösen und die Aktion zu erledigen bzw. das Risiko zu beseitigen. Plötzlich gilt: Wer zu einem Meeting mit Seven kommt, kann erwarten, dass etwas vorwärts geht. Wir lesen nicht lange irgendwelche Listen, sondern packen Probleme an und machen Fortschritte.“

Nicht nur Meetings haben sich verändert: Seven rationalisiert mit Smartsheet Prozesse und sorgt dafür, dass von Anfang an effizientere Arbeitsweisen herrschen.

„Früher hätte man einfach ein Tool so zurechtgebogen, dass es für die eigenen Prozesse passt“, erinnert sich Patel. „Mittlerweile hat sich diese Denkweise aber umgekehrt: Weil wir das Tool verstehen, fällt es uns leichter, unsere eigenen Abläufe zu hinterfragen, um sie effizienter zu gestalten und die Stellschrauben im Tool individuell anzupassen. Das hat für viele unserer Kunden den entscheidenden Vorteil gebracht. Sie schätzen es, wie wir Technologie nutzen, um mehr Transparenz zu schaffen und die Zusammenarbeit zu verbessern.“

Smartsheet ist ein wichtiges Alleinstellungsmerkmal für potenzielle Kunden. Sie sind beeindruckt, wie Seven mithilfe von Technologie Prozesse vereinfacht und Transparenz schafft. Pushkina erinnert sich an einen kürzlichen Erfolg in Verbindung mit einer großen gemeinnützigen Organisation. Da die eigenen Systeme veraltet waren und nur ein minimales Budget für neue Technik zur Verfügung stand, entschied sich der Kunde, für überfordernde Prozesse und Probleme die Ressourcen von Seven zu nutzen.

In nur wenigen Jahren ist Seven, das anfangs nur aus seinen beiden Gründern bestand, zu einem 20-köpfigen Unternehmen angewachsen und ist bereit, noch weiter zu wachsen. Smartsheet hat durch das effiziente Datenmanagement, schnelle Einblicke und verstärkte Nachvollziehbarkeit der Leistung der einzelnen Mitarbeitenden für die Kunden einen entscheidenden Anteil an diesem Wachstum.

„Wir sehen, wer wann zuletzt im Tool drin war. Wir sehen, wann die letzte Änderung vorgenommen wurde“, erklärt Patel. „Es herrscht absolute Transparenz über die am Projekt Beteiligten. Jeder ist völlig verantwortlich für die ihm zugewiesenen Aktionen. Das hat zu merklichen Verbesserungen im Verhalten der Projektteams geführt.“