SAP hilft Mitarbeitern dabei, ihr Karrierepotenzial auszuschöpfen

Als weltweit führende Anbieter von Unternehmensanwendungssoftware für Beschaffung und externe Mitarbeiter engagieren sich SAP Ariba und SAP Fieldglass ebenso für die berufliche Entwicklung und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter wie für die Steigerung der Effizienz von Unternehmen. Carmen Ehret, Director of Global Enablement Programs, SAP Ariba und SAP Fieldglass, leitet ein Programm zur Verwaltung der Fähigkeiten von Mitarbeitern, mit dessen Hilfe personalisierte Lernempfehlungen für die 15.800 Unternehmensmitarbeiter weltweit gegeben werden sollen.

„Viele Unternehmen versuchen, eine Lösung zur Bewertung der Fähigkeiten von Mitarbeitern wie unsere zu erstellen, weil es wunderbar ist, diese Daten zu seinen Mitarbeitern zu haben“, so Ehret. „Aber es ist sogar noch besser, ihnen einen spezifischen Lernplan an die Hand geben zu können. Es geht nicht so sehr um die Leistungsbeurteilung, sondern um den Lerneffekt. Dieses Tool hilft ihnen dabei, erfolgreich zu sein.“

Ehret verwendet Smartsheet, um alle Daten und Berichtsergebnisse schneller und problemloser zu aggregieren und hochzuladen, als dies mit einer Tabelle oder einer herkömmlichen Projektmanagementlösung möglich wäre.

Weiterentwicklung von Lernprogrammen für Mitarbeiter

Die Weiterbildung der Mitarbeiter hat sich seit den glorreichen Tagen des zweiwöchigen Intensivkurses stark weiterentwickelt. Heute müssen die Bildungsprogramme für Mitarbeiter kürzer, individualisiert und online verfügbar sein, entweder als Remote- oder Echtzeitkurs oder als Programm zum Lernen im eigenen Tempo.

Ehret gibt zu bedenken, dass diese Programme nicht nur kosteneffizienter sind und sich besser in den Arbeitsalltag integrieren lassen, sondern die Mitarbeiter sogar dabei unterstützen, das Gelernte besser im Gedächtnis zu behalten und zu nutzen.

Individualisierte Online-Programme sind auch von entscheidender Bedeutung für ein globales Unternehmen mit Niederlassungen in Teilen der Welt, in denen es schwierig ist, den richtigen Workshop persönlich bereitzustellen oder einen Kurs zu finden, der mit angemessener Anreise zu erreichen ist.

Präzise Analysedaten verwalten

Der von Ehret verwaltete Prozess beginnt mit Selbsteinschätzungen der Mitarbeiter, anhand derer ihre aktuellen Fähigkeiten ermittelt und ihre Karriereziele definiert werden sollen. Mitarbeiter nutzen Smartsheet zur Nachverfolgung von Bewertungsannahmedaten, die automatisch in die mehr als 50 Sheets und mehr als 15 Dashboards von Ehret eingespeist werden.

Durch die Verwendung von nur einem Sheet mit eingeschränktem Zugriff kann sie Daten schnell erfassen und formatieren, um sie in das Enterprise-Tool hochzuladen, das strenge Anforderungen für Datendateien aufweist. Andere Sheets zeigen ihr, welche Mitarbeiter und Teams die Bewertungen abgeschlossen haben. Sie alle beziehen Daten aus derselben Master-Datenquelle, sodass Aktualisierungen automatisch in jedes Sheet übernommen werden, in dem die Daten nachverfolgt werden.

Smartsheet-Dashboards helfen ihr dabei, Berichte anzupassen, die sie für das Management freigibt. Durch die Weitergabe detaillierter Ansichten mit schreibgeschütztem Zugriff kann sie alle Beteiligten auf dem neuesten Stand halten und gleichzeitig versehentliche Änderungen an den Quelldaten vermeiden.

„Dies reduziert die Fehlerquote drastisch“, so Ehret. „Wenn man mit so vielen Daten umgeht, unterlaufen einem leicht Fehler. Wenn ich einen Bericht sende, habe ich bereits überprüft, dass er richtig geschrieben ist. Der Vorgang ist also wiederholbar und ich muss dies nicht im Nachhinein infrage stellen.“

Freigegebene Dashboards reduzieren Anforderungen von Berichten

Smartsheet macht es Ehret auch einfach, Anforderungen von Aktualisierungen in Strategien zur Selbsthilfe umzuwandeln. Anstatt Berichte auf Anforderung zu erstellen, teilt sie Links zu den entsprechenden Dashboards mit Teamfreigaben, wie z. B. SharePoint und Jam Sites, sowie in E-Mails.

Die Dashboards bieten einen weiteren Vorteil, den Smartsheet gegenüber Tabellen und anderen Projektmanagement-Tools hat. Um eine Dashboard-Ansicht für eine neue Unternehmensregion oder ein Funktionsteam einzurichten, nimmt Ehret einfach eine ähnliche Ansicht, die sie bereits erstellt hat, speichert eine neue Version und aktualisiert die entsprechenden Datenquellen mit nur wenigen Klicks. Sie muss die Formatierung oder Designelemente nicht neu erstellen.

Ehret schätzt, dass die Erstellung eines ganz neuen Dashboards sie nur wenige Stunden kostet, im Vergleich zu mindestens sechs Stunden, die sie für die Erstellung eines Dashboards mit Excel für Daten und PowerPoint für Berichte benötigt.

Das Smartsheet-Dashboard wird automatisch aktualisiert, wenn neue Daten eingegeben werden, während es mindestens eine Stunde dauern würde, bis sie bei einer Tabellen-basierten Version sowohl die Datenquelle als auch die Präsentation für einen Bericht für einen einzelnen Monat aktualisiert hätte. Je häufiger Ehret Smartsheet-Dashboards verwendet, desto mehr Zeit spart sie bei der Berichterstellung und -pflege. 

Mehr Zeit für die Weiterbildung

Diese Zeit zu halbieren, ist besonders wichtig, da das Programm zum Management von Fähigkeiten am effektivsten ist, wenn Mitarbeiter ihre Daten häufig aktualisieren. Ehret empfiehlt, dass Mitarbeiter mindestens alle sechs Monate Bewertungen durchführen – noch häufiger, wenn sie aktiv ihren Lernplan verfolgen.

Wenn Mitarbeiter einen Kurs abschließen oder das Erlernen einer neuen Fähigkeit dokumentieren, machen sie es Mentoren und der Personalabteilung leichter, sie für neue Stellenausschreibungen in Erwägung zu ziehen.

„Wie oft haben Sie sich auf eine Stelle beworben und wurden nie auch nur in Erwägung gezogen?“, fragt Ehret. „Das liegt nicht daran, dass Sie kein guter Kandidat gewesen wären, Sie hatten einfach nicht die richtigen Fähigkeiten – oder Ihr Management dachte, dass Sie nicht die richtigen Fähigkeiten hätten. Jetzt können Sie sich nicht nur mit den richtigen Fähigkeiten positionieren, sondern Sie können es sogar schriftlich belegen.“

Mit Smartsheet kann Ehret einfach nachverfolgen, wer seine Bewertungen abschließt, welche Teams Erinnerungen benötigen und welche Weiterbildungsprogramme am besten bewertet werden.

Wenn sich Rollen entwickeln und Stellenanforderungen verändern, hilft ihr Smartsheet dabei, verfügbare Lernprogramme zu den unterstützten Fähigkeiten und Rollen zuzuordnen. Und sie kann dies alles mit einem spezifischen Design tun, das ihr Programmlogo und das Farbschema enthält, das Mitarbeiter in Unternehmensmitteilungen erwarten.

„Smartsheet ist für mich einfach eine großartige Hilfe“, so Ehret. „Es ist ein wunderbares Tool und eine einzigartige Ressource, allein aus der Perspektive des Projektmanagements. Ein riesiges Programm wie dieses alleine zu erstellen, wäre ohne Smartsheet unmöglich gewesen.“

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