Pricer optimiert Zusammenarbeit und steigert Produktivität mit Smartsheet

Pricer AB wurde 1991 in Schweden gegründet und ist der weltweit führende Anbieter von Lösungen für digitale Geschäftsregale, die sowohl die Geschäftsleistung als auch das Einkaufserlebnis in über 18.000 Geschäften in mehr als 70 Ländern verbessern. Ende 2019 begann das Unternehmen mit der Entwicklung einer transformierenden Lösung für das Projekt- und Programmmanagement, welche die Workflows modernisieren, die Zusammenarbeit verbessern und unnötige Daten vermeiden sollte.

Vereinfachter Dokumentenfluss

Vor der Transformation kämpften viele Abteilungen von Pricer mit unzähligen Tabellen und komplizierten E-Mail-Threads. Zudem mangelte es an einer standardisierten Lösung für die Zusammenarbeit, was die Kommunikation und den Informationsfluss beeinträchtigte. All das führte zu langsamen Projekten und einer komplizierten Zusammenarbeit.

„Wir brauchten ein Tool für das Projekt- und Programmmanagement, denn wir hatten einfach viel zu viele E-Mails und Dateien an verschiedenen Orten“, sagt Giacomo Crucinio, Head of Professional Services von Pricer. „Wir wollten immer ein System für das Dokumentenmanagement, denn bei Installationen müssen die Kunden unsere Arbeiten bestätigen. Für jeden Teil des Projekts haben wir mehrere Dokumente, die früher manuell mit Stift und Papier ausgefüllt wurden.“ Pricer wandte sich an Smartsheet und den Platinum Partner AMX. 

„Alle arbeiteten mit Tabellen, deshalb wollten wir die ganzen Tabellen zusammenführen und die ganzen Informationen auf Länder-, Kunden- und Führungsebene zusammenfassen. Diese dritte Ebene sollte eine Übersicht zum Programmmanagement mit einer Liste aller Projekte enthalten, wobei die derzeit bearbeiteten oder verzögerten Projekte hervorgehoben sein sollten“, erklärt Crucinio. „Also haben wir genau das gemacht, indem wir Smartsheet als Grundlage verwendet und eine proprietäre Plattform für das Projektmanagement entwickelt haben: ProMETEOS.“ 

„Unser System beginnt mit Control Center und dem mehrstufigen Setup, damit wir alle Daten und Details in einer Ansicht mit mehreren Ebenen bereitstellen können“, fügt Crucinio hinzu.

Die Plattform bietet dynamische Dashboards mit Einblicken, die von der Rolle und den Berechtigungen des Benutzers abhängen. Um die Daten zu schützen, kann jeder Mitarbeiter und Subunternehmer nur auf die Informationen zugreifen, die er für seine Arbeit braucht. Zudem spart es enorm viel Zeit, dass alle Beteiligten durch die Dashboards immer auf dem Laufenden bleiben.

„Unsere Projektbesprechungen dauerten früher mindestens eine Stunde. Heute sind sie in 20 Minuten erledigt, denn wir können einfach die Informationen auf den Dashboards gemeinsam durchgehen“, sagt Crucinio.

„Mit ProMETEOS haben wir eine Projektmanagementlösung, die jeden Schritt im Prozess abdeckt, damit Nachrichten gesendet werden, wenn eine Aufgabe ausgeführt werden soll, und das System den Projektstatus nachverfolgt. Man muss sich den aktuellen Status nicht mehr merken, weil er jetzt immer in Smartsheet verfügbar ist“, bemerkt Victor Broberg, AMX Solutions Consultant.

Intelligenter arbeiten mit Automatisierung

Die Lösung nutzt offene APIs (Application Programming Interfaces) zur Integration in Drittanbietersysteme wie Salesforce und Microsoft Teams. Wie Crucinio erklärt, wird dadurch die Produktivität verbessert. „Wir wollten die Kundendaten in Salesforce überprüfen, insbesondere Details mit möglichen Veränderungen in den letzten Jahren. Wir kamen auf die Idee, die Daten in Smartsheet herunterzuladen, und dadurch konnte unser Auftragsteam Inkonsistenzen innerhalb eines Tags anstatt eines Monats finden und korrigieren.“

Das Auftragsteam profitiert auch von automatisierten Workflows, die Aufgaben standardisieren und bei der Fehlerkorrektur helfen, wodurch die Auftragsbearbeitung schneller und effizienter wird. „Die Plattform wurde in unser Auftragsmanagementsystem integriert, um die Auftragsdaten abzurufen. Wenn Außendienstmitarbeiter ins Geschäft gehen und die erforderlichen Produkte zählen, vergleichen wir diese Zahlen mit den Produkten in der Bestellung. Wenn dabei Diskrepanzen festgestellt werden, wird das Auftragsteam automatisch benachrichtigt“, sagt Crucinio.

Pricer nutzt Smartsheet auch, um kleinere Projekte für bestimmte Teams umzusetzen. Ein Beispiel dafür ist Pricer People, ein neues Tool für die Personalverwaltung. Es verwaltet alle Interaktionen mit neuen, bestehenden und wechselnden Mitarbeitern.

„Automatisierte Workflows ermöglichen einen sehr schnellen Informationsaustausch. Wenn wir einen Vertrag absenden, der unterzeichnet und zurückgesendet werden soll, sparen wir Zeit bei der Überprüfung und Bestätigung. Durch die Eingabe aller Informationen in Smartsheet wird die Zeit für die Vertragsbearbeitung um 60 % verkürzt“, erklärt Crucinio.

Smartsheet verbessert auch Dienstleistungen. „Früher gingen alle Anfragen per E-Mail oder Telefon ein“, beschreibt Crucinio. „Mit Smartsheet entwickelten wir eine Lösung, die alle Anfragen in einem internen Portal sammelt. So beseitigten wir alle E-Mail-Anfragen und speichern jetzt alle Details an einem zentralen Ort.“ Die Lösung verwendet eine Bedingungslogik, damit bestimmte Felder basierend auf der jeweiligen Auswahl der vorherigen Felder ausgeblendet oder eingeblendet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass nur relevante Fragen für die jeweilige Einsendung gestellt werden. Zudem können einige Werte einfach mit HTML vorab geladen werden. All das erleichtert das Ausfüllen der Formulare und spart noch mehr Zeit.

Integrationen schaffen neue Möglichkeiten

Pricer feilt weiter an seinen Produktivitätszielen mit Smartsheet, damit jeder auf dem aktuellen Stand ist, die Effizienz der Arbeit gesteigert wird und Kommunikationsprobleme beseitigt werden. Die Transformation setzt sich fort und es entstehen laufend neue Projekte.

Im Moment arbeitet das Unternehmen an der DocuSign-Integration, um die Bestätigung von Dokumenten mit digitalen Signaturen zu optimieren.

„DocuSign sorgt für Zuverlässigkeit und Struktur im Dokumentenmanagement, da alle Stakeholder einen klaren Überblick über den Prozess und eine effektive Kontrolle über die Dokumente haben“, erklärt Crucinio.

„Das Großartige an Smartsheet ist, dass man eine gemeinsame Basis mit allen Benutzern der Workflows, Formeln und Formulare erhält, um Unternehmenslösungen zu entwickeln“, fasst Crucinio zusammen. Und Pricer nutzt das volle Potenzial davon, um die Erfahrung für die Mitarbeiter zu verbessern.

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.