Ogilvy optimiert das Projektmanagement mit Smartsheet

Eine der ältesten und größten Marketingkommunikationsagenturen weltweit, Ogilvy, schafft innovative Medienkampagnen für führende Marken weltweit. Die grundlegende Natur der Werbe- und Medienbranche hat sich seit Agenturgründung 1948 drastisch weiterentwickelt und die Veränderungen gehen immer schneller vonstatten. Für ein renommiertes, führendes Unternehmen ist es nicht einfach, den Schalter umzulegen und sich schneller durch die neue Medienlandschaft zu bewegen – aber Smartsheet hilft Ogilvy dabei, diese Transformation anzugehen.

„In der Branche gibt es viele Veränderungen. Das ganze Modell der Werbung hat sich verändert und als große Agentur ist es manchmal schwer für uns, Schritt zu halten“, so Mame McCutchin, Program Director bei Ogilvy. „Unsere größeren Marken sind wie wir: Bei ihnen werden Veränderungen auch nicht in Rekordzeit durchgeführt, aber sie erwarten, dass wir mit Technologien und Veränderungen unserer Arbeitsweise vorangehen. Smartsheet war in allen Bereichen immer und immer wieder die Lösung für uns.“

„Alles in Reichweite“

Das Team von McCutchin entwickelt sich von alten Werbemodellen wie der Anzeigenplatzierung in Druckmedien sowie Film und Fernsehen hin zu einer neuen digitalen Medienstrategie, die eine konsistente Marke und Botschaft in einer breiten Vielzahl von Onlinekanälen vermittelt. Von Videoanzeigen in Streaming-Unterhaltungsdiensten bis hin zu sechssekündigen animierten GIFs in Social Media, erfordern die modernen Kampagnen von heute mehr visuelle Elemente, mehr kanalübergreifende Kampagnen und mehr datenreiche Ressourcen als in der Vergangenheit. McCutchin und ihr Team verwenden Smartsheet, um die Medien-Assets im Auge zu behalten, die für Kundenprojekte genutzt werden, sodass sie auf den ersten Blick den Status aller Details einsehen – und pünktlich abliefern können.

„Man hat wirklich alles gleich zur Hand“, so McCutchin. „Man kann schon sagen, nun, mit einem gemeinsam genutzten Laufwerk hat man auch alles gleich zur Hand. Das stimmt, aber man braucht eine Taschenlampe und eine Karte, um alles zu finden. Dies ist ein viel einfacherer Weg, seine eigenen Daten zu ordnen und darauf zuzugreifen. Er ist einfach viel effizienter.“

Mit Smartsheet kann McCutchin sich vergewissern, dass die richtigen Versionen digitaler Bilddateien bereit zur Lieferung an die Kunden sind. Zudem kann sie für jedes Element den Fortschritt in Bezug auf die Deadlines nachverfolgen. Sie kann Freigabeformulare anhängen, die bestätigen, dass Models und Schauspieler die Nutzung ihrer Bilder und Sprachaufzeichnungen in Kampagnenmedien genehmigt haben. Dank Dashboard-Ansichten kann sie den Status mehrerer Elemente gleichzeitig anzeigen, um sicherzustellen, dass die Mitglieder ihres Teams haben, was sie benötigen, um Probleme zu lösen. Egal, ob die Glühbirnen in einem Arbeitsbereich ausgewechselt werden müssen oder Schritte verkürzt und der Produktionsprozess beschleunigt werden muss. Wichtiger ist noch, dass ihre Kollegen ihre eigene Arbeit nachverfolgen und aktualisieren können und Maßnahmen zu sämtlichen Fragen oder Problemen ergreifen können. Dies ist besonders dann von entscheidender Bedeutung, wenn Projekte an Niederlassungen weltweit weitergegeben werden.

„Eines der ersten Dinge, die ich mit meinem neuen Team getan habe, war es, einen Zeitplan einzurichten, woran wir zuerst arbeiten müssen, wann wir mit der Arbeit beginnen müssen und wann sie abgeschlossen sein muss. Smartsheet ist dafür großartig“, so McCutchin. „Die Mitarbeiter können den Filter benutzen, um nur ihre Marken anzuzeigen, und ich kann das Ganze sehen. Es hilft uns dabei, Dinge abzuhaken: Sind wir fertig? Wurde es verschickt? Ja, das wurde es. Die Mitarbeiter können Kommentare und Anlagen hinterlassen und wir nutzen sie alle. Zum ersten Mal bei diesem Projekt haben wir umfassende Sicht bis zum Projekthorizont.“

Die „Ruhe durch Smartsheet“

Zusätzlich zur Nachverfolgung der Kampagnenmedien nutzt McCutchin Smartsheet auch zur Verwaltung der Finanzdaten des Teams. Beispielsweise vergleicht sie Ausgaben mit Kundenbudgets und verfolgt Anforderungen für nicht abrechenbare Ausgaben. Sie hat auch einen Onboarding-Hub für neue Teammitglieder eingerichtet, in dem Dokumente und Kontakte an einer zentralen Stelle gesammelt werden, an der neue Mitarbeiter diese einsehen können, wenn sie sich für ihre Rolle vorbereiten. Je mehr Details sie mithilfe von Smartsheet sammelt und teilt, desto vertrauensvoller kann ihr Team arbeiten in dem Wissen, dass die Antworten auf ihre dringendsten Fragen einfach zu finden sind.

„Wir haben jetzt mehr Ruhe als zuvor, bevor dieser Zeitplan abgeschlossen war. Das ist wirklich wichtig für dieses Team“, sagt McCutchin. „Alle Beteiligten haben nun denselben Blick auf das, was zu tun ist. Alle ziehen am selben Strang. Zuvor wussten wir nie, was uns hinter der nächsten Ecke erwartet. Mit Smartsheet arbeiten wir jetzt alle in dieselbe Richtung und haben denselben Blick darauf. Wer möchte nicht die ‚Ruhe durch Smartsheet‘ in seinem Leben genießen?“

Ein ruhigeres Team ist ein produktiveres, motiviertes Team. McCutchin hat beobachtet, dass die „Ruhe durch Smartsheet“ zu pünktlichen Lieferungen qualitativ hochwertiger Markenmedien an die Kunden von Ogilvy geführt hat. Sie hat auch erlebt, wie sowohl innerhalb eines Teams als auch teamübergreifend neue Kommunikationsmöglichkeiten eröffnet wurden, was für mehr Transparenz sorgte, da kreative Köpfe und Strategen über Zeitzonen hinweg zusammenarbeiten. Wenn alle Mitglieder des Teams die erforderlichen Daten zur Hand haben, gibt es weniger Fehlkommunikationen und ein stärkeres Verantwortungsgefühl aller Beteiligten für die Projekte.

McCutchin arbeitet an einem Sheet, das eine ähnliche Transparenz für Kunden bieten soll. Eine Dashboard-Ansicht, die den Projektfortschritt im Verhältnis zum Umfang aufzeigt. Dies ist den Sheets sehr ähnlich, welche Versorgungsunternehmen einsetzen, um Kunden zu zeigen, wie viel Energie sie im Vergleich zu Vormonaten oder dem örtlichen Durchschnitt verbrauchen. Die Branche strebt nach mehr Transparenz, hebt sie hervor. Mit Smartsheet kann sie Ogilvy dabei helfen, bei dieser Transformation voranzugehen und einen Standard für eine klare Kommunikation und Vertrauen zu setzen. Das macht nicht nur die Kunden glücklich, es steigert auch die Zufriedenheit aller Agenturmitarbeiter mit ihren Jobs.

„Wenn Sie etwas erreichen möchten, aber nur reagieren können und versuchen müssen, es irgendwie erledigt zu bekommen, dann ist das nicht Ihre beste Arbeit, Sie können sich dann nicht von Ihrer besten Seite zeigen“, so McCutchin. „Wenn Sie oft bis Mitternacht im Büro sind, bringt das niemandem einen Vorteil. Ab und zu ein langer Arbeitsabend ist aufregend, aber wenn es zur Routine wird, dann hemmt das eher. Aber wenn man ein Projekt optimiert und dann etwas schafft und sich produktiv fühlt und die eigene Arbeit gut ist, ist das ein tolles Gefühl.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.