Mehr Agilität und Transparenz für Oerlikons Projektportfolio dank Smartsheet

Der globale Technologiekonzern Oerlikon mit Hauptsitz in der Schweiz bietet weltweit führende Beschichtungstechnologien für hochentwickelte Branchen, wie die Automobil-, Medizin-, Werkzeug-, Textil- und Luftfahrtindustrie. Angeboten werden Werkstoffe, Beschichtungsanlagen und -dienstleistungen, sowie das Engineering integrierter Polymeranlagen. Das Unternehmen beschäftigt über 11.000 Mitarbeiter und bietet seine Produkte und Dienstleistungen in 37 Ländern an.

2018 begann Oerlikon sein Kundenportfolio rasch zu erweitern. Schnell rückten das Management und die Priorisierung von Projekten in den Fokus. Hier gab es klares Verbesserungspotential, wurden bis dahin meist die Projekte freigegeben, die gerade "am lautesten schrien". Oerlikon wollte zu einem transparenten und objektiven Prozess für die Bewertung aller Projekten übergehen, der insbesondere den unterschiedlichen Ertragswerten der Projekte gerecht wurde. Das Unternehmen begann schrittweise Verbesserungen einzuführen, die diese Lücken schließen sollten: Ende 2018 wurde erstmalig ein Bedarfsmanagementprozess implementiert, und im Jahr darauf wurde das erste Project Management Office (PMO) bei Oerlikon eröffnet. 

Die Umstellung des Projektmanagements überschnitt sich dabei mit anderen bedeutenden Transformationsprojekten im Unternehmen. “Die globale SAP-Einführung absorbierte unsere gesamten operativen und IT-Kapazitäten für Projekte, was zu einem internen Wettbewerb um Ressourcen führte. Dies wiederum führte zu Frustration im ganzen Unternehmen, denn viele Mitarbeiter bekamen nicht die IT-Unterstützung, die sie gebraucht hätten”, räumt Mandy Aeschlimann, Head of Global SAP Management & SAP IT Program Manager bei Oerlikon IT Solutions, ein. Es lag auf der Hand, dass die Priorisierung von Projekten in Zukunft strukturierter und transparenter erfolgen musste. 

Nach der Einrichtung des PMO wurde schnell deutlich, dass noch mehr getan werden musste. "Der nächste Schritt für unser Unternehmen lag in der Implementierung eines globalen Zeiterfassungssystems für IT-Services und -Projekte. Aus Basis von Echtzeitdaten konnten wir analysieren, wieviel Zeit für Projekte und Aufgaben aufgewendet wurde. Damit ließen sich alle Projekte anhand von KPIs priorisieren, um so eine Entscheidungsfindung im Sinne der übergeordneten Unternehmensstrategie von Oerlikon zu ermöglichen.", erläutert Aeschlimann. Das Team entschied sich für die Zusammenarbeit mit Agile Management Experts (AMX), einem europäischen Smartsheet Platinum Partner.

Das neue Zeiterfassungssystem wurde anschließend mithilfe von Smart Grid umgesetzt, wodurch sämtliche Dienstleistungen und Projekte weltweit miteinander vernetzt werden konnten. Um die Umstellung zu beschleunigen, implementierte Oerlikon eine Datenaggregationsplattform, die das Unternehmen selbst leicht anpassen und individualisieren konnte. “Die Flexibilität von Smartsheet hat uns so sehr überzeugt, dass wir uns für den Einsatz des Tools entschieden haben. Wir können selbstständig Änderungen vornehmen, ohne jedes Mal einen externen Berater hinzuziehen zu müssen, und das ist für uns entscheidend.”, sagt Aeschlimann.

Effektivere Entscheidungsfindung und Priorisierung

Um die bestmögliche Übereinstimmung mit der Unternehmensstrategie von Oerlikon zu erzielen, wurden IT- und operative Projekte fortan in drei Kategorien unterteilt: organisches Wachstum, Effizienz und Mitarbeiter, sowie anorganisches Wachstum (Fusionen und Übernahmen). Hierdurch wurde die Grundlage geschaffen, um Projekte zukünftig auf Basis von Daten zu priorisieren.

"Mithilfe von Smartsheet konnten wir unsere neuen Prozesse zur Prüfung, Genehmigung und Priorisierung von Projekten so gestalten, dass sie für unsere Teams leicht und intuitiv nutzbar sind”, berichtet Julia Gummert-Loellke, Head of IT Project & Portfolio Management, Oerlikon IT Solutions. Alle Projektmanager nutzen heute die gleichen standardisierten Vorlagen, wodurch Anfragen vereinheitlicht und anhand ähnlicher Kriterien bewertet werden können.

Jedes Projekt durchläuft nun denselben Bedarfsmanagementprozess, unabhängig davon, woher es kommt. "Es gibt keine Ausnahmen mehr. Die Priorisierung kann nicht manipuliert werden. Sie basiert auf transparenten KPIs, die verdeutlichen, inwieweit ein Projekt die Unternehmensstrategie von Oerlikon unterstützt", sagt Gummert-Loellke.   

Höchste Transparenz dank Echtzeit-Dashboards    

"Wir verwalten unsere Reports heutzutage über Echtzeit-Dashboards in Smartsheet. Nun müssen wir uns nicht mehr jeden Monat hinsetzen und Reports manuell erstellen, um sie unserem IT Steering Committee zu präsentieren", fügt Aeschlimann hinzu. Mitarbeitende können sich nun wieder ganz darauf konzentrieren, Mehrwerte zu schaffen.   

"Alle Informationen rund um unsere Projekte werden in Smartsheet konsolidiert, von A bis Z, inkl. der Budgets. Dies gibt uns einen verlässlichen Überblick und maximale Transparenz über alle IT-basierten Initiativen und Projekte weltweit.”, bestätigt Aeschlimann. Jeder Geschäftszweig erfährt transparent, wo eigene Projekte in Relation zum Gesamtportfolio stehen, und Führungskräfte können Projektfortschritt und -ausgaben in Echtzeit verfolgen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Auch helfen die gesammelten Daten Controllern dabei, präzisere Budgetschätzungen abzugeben. 

Der Erfolg der Prozess- und Systemanpassungen wird von allen Beteiligten, einschließlich der Technologiepartner, gewürdigt. "Wir freuen uns sehr, dass wir Oerlikon dabei helfen konnten, ihr Projektmanagement zu transformieren. Wir haben Transparenz geschaffen und Zusammenarbeit neu gestaltet, und können zukünftig allen Beteiligten eine Single Source of Truth für jede Art von Informationen bieten.", bestätigt Vlera Hetemi, Senior Solutions Consultant bei der AMX Germany GmbH. "Das AMX-Team hat in den Oerlikon-Büros im schweizerischen Pfäffikon mehrfach Seite an Seite mit Oerlikons Smartsheet Champions gearbeitet. Wir haben gebrainstormt, verschiedene Stakeholder einbezogen und Lösungen gemeinsam entwickelt."

Vorlagen zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit

Als erfahrene Power-User von Smartsheet haben Aeschlimann und Gummert-Loellke auch anderen Nutzern dabei geholfen, den größtmöglichen Nutzen aus der Plattform zu ziehen. "Wir verwenden Vorlagen für unsere Projekte, wodurch wir effizient ein Portfolio steuern oder Reports ziehen können. Nur wenn wir neue Lösungen entwickeln, erhalten wir Unterstützung von Beratern. Jeder, der schon einmal ein Projekt mit uns durchgeführt hat, ist mit dem Prozess vertraut und kann selbständig ein Projekt in Smartsheet starten", erklärt Aeschlimann.  

"Das Einrichten einer Dashboard-Vorlage dauert etwa einen halben Tag, das funktioniert sehr intuitiv. Alle Elemente sind bereits in Smartsheet vorhanden, man muss sie nur noch hinzufügen. Anschließend werden die Daten einmalig eingepflegt und das Projekt wird automatisch ausgerollt. Dieser Prozess beschleunigt das Onboarding neuer Mitarbeiter ungemein.", fügt Gummert-Loellke hinzu. 

Mit Smartsheet hat Oerlikon nicht nur das Projekt- und Portfoliomanagement vereinfacht und einen vollständigen Überblick über alle Projekte gewonnen, sondern auch einen kollaborativen und agilen Ansatz für das Projektmanagement eingeführt. "Die Methodik braucht eine anpassungsfähige Umgebung, in der Feedback und Beteiligung willkommen sind, und ich denke, dass wir mit Smartsheet genau das erreichen werden", betont Aeschlimann. 

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