McLaren Racing beschleunigt Marketingaktionen mit Smartsheet und Brandfolder

In der temporeichen Welt der Formel 1 zählt jede Millisekunde. Der Terminplan für das Jahr 2022 ist mit 22 Rennen und 8 zentralen Veranstaltungen eng getaktet. Daher versucht McLaren Racing ständig, die Effizienz sowohl auf als auch neben der Rennstrecke zu steigern.

Beschleunigung durch Automatisierung

Um die Workflow-Effizienz zu steigern, bildete McLaren eine Partnerschaft mit Smartsheet. Als erster Schritt wurde ein Strategieplan für die wichtigsten Marketingaktivitäten entworfen, auf die sich McLaren konzentrieren wollte. Mit seinen Millionen Fans weltweit benötigte der Rennstall McLaren eine effektive Koordinations- und Kommunikationslösung.

„Um erfolgreich zu sein, braucht man die richtigen Prozesse“, so Stuart Robinson, Senior Brand Specialist bei McLaren Racing. „Sie bilden das Gerüst für die Zusammenarbeit zwischen uns und den anderen Teams. Für eine enge Zusammenarbeit mit der Rennorganisation, insbesondere mit dem Service- und Branding-Team, waren strikte Prozesse nötig, damit an alles gedacht wird.“ Mit Tools wie Smartsheet können diese für den Erfolg so wichtigen Prozesse effektiv verwaltet werden.

Ein typisches Beispiel ist die Koordination der Showcar-Buchungen. „Showcars sind zentrale Elemente für die Präsentation der McLaren-Marke. Sie werden überall auf der Welt eingesetzt, etwa bei Partnerveranstaltungen oder MTC-Events. Sie werden ständig angefordert“, erläutert Jessica Tomkins, Technical Analyst bei McLaren Racing. „Daher ist es sehr wichtig für uns, den Prozess zu optimieren.“

Vor dem Verwenden von Smartsheet war der Buchungsprozess eine mühsame manuelle Angelegenheit. Die Logistik für die Vorbereitung und den Transport von Showcars ist komplex. Branding, Personalbesetzung, Sicherheit und Verladung der Rennwagen sind nur einige der Überlegungen, die zu berücksichtigen sind. Daher war es wichtig, diesen Prozess zu optimieren, damit alle erforderlichen Informationen im Vorfeld bereitgestellt werden. Denn so lassen sich die Bearbeitungszeiten reduzieren und die Buchungen zeitnah bestätigen. Heute vertraut McLaren auf Smartsheet-Formulare. Wenn Partner eine Showcar-Buchungsanfrage mit allen erforderlichen Informationen einreichen, wird das Marketingteam sofort benachrichtigt. Das Team erhält auch automatische Hinweise, wenn ein Ereignis bevorsteht. So sind die Mitarbeiter und externen Stakeholder stets über den Status jeder einzelnen Aufgabe informiert.

„Die Umstellung der Showcar-Buchungen auf Smartsheet war eine enorme Verbesserung für das Team“, so Tomkins. „Zuvor war die Buchung ein arbeitsintensiver Prozess. Dank Smartsheet konnten wir den Prozess so optimieren, dass er für alle transparent ist. Das ist für uns als schlank organisiertes Team wichtig, denn die Arbeit muss schnell erledigt werden.“

Erfassen der Rennhöhepunkte

Ob McLaren-Fans, die Partner oder die Medien – alle verlassen sich darauf, dass das McLaren-Digital-Content-Team nahezu in Echtzeit Bilder der Fahrer, der Teammitglieder und des Geschehens in der Box und auf der Rennstrecke liefert, damit die spannenden Momente am Rennwochenende miterlebt werden können. Um der Nachfrage nach aktuellen Bildern nachzukommen, lädt das McLaren-Team an einem Rennwochenende ständig Bilder hoch und katalogisiert und verteilt sie. Obwohl die Assets digital sind, wurden sie bisher manuell verwaltet. Früher wurden die Bilder vom McLaren-Branding-Team überprüft und dann in verschiedene Asset-Ordner für die unterschiedlichen Stakeholder hochgeladen. Manchmal hat es mehrere Tage gedauert, bis die Fotos letztendlich bei den McLaren-Partnern eintrafen – also lange Zeit nach dem Höhepunkt des Rennens. 

Dieser vielschichtige Prozess wurde optimiert, als McLaren sich für Brandfolder von Smartsheet entschied. Mithilfe künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen werden die hochgeladenen Bilder jetzt automatisch basierend auf einer Logoerkennung mit Tags versehen. Assets werden sortiert und katalogisiert, sobald sie im Speicher abgelegt werden. Dadurch stehen die Bilder vom Rennen innerhalb von Minuten statt Tagen zur Verfügung. So können das Marketing-Team, die Partner und die Medien Fotos vom Renntag ganz einfach finden und in ihren Onlinekanälen veröffentlichen und schnell mit den 9 Millionen Instagram-Followern von McLaren interagieren.  

„Die Integration von Brandfolder in unsere Abläufe hat sich sehr positiv auf unsere Asset-Verwaltung ausgewirkt“, freut sich Jessica Tomkins, Technical Analyst bei McLaren Racing. „Unser Team kann die eingesparte Zeit nutzen, um den Fokus mehr auf Qualität statt auf Quantität zu setzen, damit wir unseren Fans bessere Erlebnisse bieten können.“

Die Digital Asset Management-Software erleichtert den Zugriff auf partnerspezifische Anfragen zur Content-Erfassung. Jeder Partner erhält eine spezielle Sammlung, die eine automatisch kuratierte Bibliothek mit Bildmaterial enthält, das für die jeweiligen Marketingkampagnen relevant ist. Dadurch muss das Team von McLaren nicht erst mehrere Ordner erstellen und dann verschiedene Übertragungsdienste nutzen, um Partnern Content zukommen zu lassen. McLaren kann jetzt auch sehen, welche Fotos in der Bibliothek am beliebtesten sind. So weiß das Content-Team, wo bei Fotoaufnahmen oder an Rennwochenenden der Fokus liegen sollte. Das spart Zeit und schont das Marketingbudget. „Dank Smartsheet konnten wir unsere Workflow-Prozesse rund um die Content-Bereitstellung und -Verteilung optimieren. Unsere Partner profitierten von einer besseren Erfahrung und Verfügbarkeit, sodass in unserem gesamten Ökosystem Zeit eingespart wird“, erläutert Tomkins.

Mit Brandfolder konnte McLaren auch das Management des archivierten Bildmaterials verbessern. Das Team hat mehr als 90 TB alten Bildmaterials von seinen Festplatten in Brandfolder migriert, etwa Bilder von Ayrton Senna, Mika Häkkinen und dem Vorgänger des heutigen McLaren-Sitzes, dem McLaren Technology Centre. Durch diesen zentralen Ablageort lassen sich Daten einfacher durchsuchen und finden. Durch die Umstellung auf Brandfolder konnte diesen Assets letztlich neues Leben eingehaucht werden.
 

Auf der Überholspur in die Zukunft

Die flexiblen Arbeitsmethoden von McLaren sind bestens geeignet, um alle Vorteile von Smartsheet auszuschöpfen. So kann das Unternehmen die Nutzung der Tools optimieren und die Effizienz steigern. 

Die Umstellung auf Smartsheet machte sich sofort positiv bemerkbar.  Ob für Mitarbeiter in der Kommunikationsabteilung oder im Event-Team – jeder arbeitet an einem zentralen Dokument. Das erhöht die Transparenz im Team und die Effizienz der Prozesse enorm“, so Tomkins.

Die Verwendung eines einheitlichen Tools ermöglicht auch einen reibungsloseren Ablauf von Events und Marketingkampagnen. Ein gutes Beispiel hierfür ist die Präsentation der neuen Boliden – das Highlight vor jeder Saison. In der Saison 2022 präsentierte McLaren zum ersten Mal gleichzeitig vier neue Rennwagen für jede Rennserie: McLaren Formel 1, IndyCar, Extreme E und McLaren Shadow eSports. „An der Entwicklung und Präsentation eines neuen McLaren-Rennwagens ist das gesamte Team beteiligt. Das erfordert mehrere parallele Arbeitsabläufe und ein hohes Maß an Koordination“, betont Tomkins. „Die Umsetzung unserer Lösung zur Präsentation eines neuen Boliden in Smartsheet machte jeden dieser Arbeitsabläufe durch ein Live-Sheet transparenter. Außerdem konnten wir zum ersten Mal die 800 Asset-Anforderungen erfassen und zentral verwalten. Viele unserer Prozesse wurden so schlanker und effizienter.“

In Zukunft möchte das Unternehmen die Optimierung mit Smartsheet für Marketing noch weiter vorantreiben. „Wir planen, den Smartsheet-Arbeitsbereich zu erweitern und ihn auf alle Bereiche der Kampagnenverwaltung für unsere wichtigsten Marketinginitiativen 2023 auszudehnen“, verkündet Matt Tanner, Head of Marketing Campaigns bei McLaren Racing.

„Wenn wir erfolgreich sind, ist das ganze Team erfolgreich“, bekräftigt Robinson. „Um auf der Rennstrecke erfolgreich zu sein, muss jeder bei McLaren seine Aufgabe erledigen – dazu gehören die Designer einer aufregenden Rennlackierung genauso wie unsere Partner für Ausrüstung und Technologie.“

Um diese positive Dynamik aufrechtzuerhalten, möchte McLaren weitere Prozesse in das Smartsheet-Ökosystem integrieren und umfassenden Gebrauch von der Formular- und Workflow-Automatisierung machen. Das Unternehmen möchte sich unter anderem auf das Event-Management und Hotel- und Gaststättengewerbe sowie auf das Asset-Management und die Logistik konzentrieren. Ausgestattet mit den richtigen Tools ist McLaren gut gerüstet, um zukünftige Partner- und Ressourcenanforderungen zu erfüllen.