McCorvey automatisiert das Arbeitsmanagement in der Fertigung für das Bauwesen und verschafft seinen Experten mit Smartsheet Control Center und WorkApps mehr Gehör

McCorvey Companies wurde 1925 gegründet und ist zu einem der größten Hersteller für maßangefertigte Luftführungsanlagen, Rohrsysteme und Sanitärinstallationen im Südosten der USA geworden. Smartsheet Control Center und WorkApps sind elementare Teile der Strategie von McCorvey zur Vereinfachung und Straffung des eigenen Betriebs sowie zur Schaffung einer personalisierten Benutzererfahrung und für die Skalierung je nach Unternehmenswachstum.

„McCorvey ist ein innovatives Unternehmen und wir versuchen auch, der Branche insgesamt Gutes zu tun“, so Chris Mondeau, Research and Development Manager für McCorvey Companies. „Wir arbeiten mit anderen Firmen, Anbietern oder Kunden zusammen und versuchen, alles für jeden effizienter zu gestalten. Dies verbessert unsere Beziehungen zu anderen wirklich und macht die Arbeit für jeden, mit dem wir arbeiten, effizienter und einfacher.“

McCorvey Companies entwickelt, baut und installiert Luftführungsanlagen und Rohrsysteme für Krankenhäuser, Hotels und größere Veranstaltungszentren. Die größere Organisation umfasst verschiedene spezialisierte Geschäftszweige: McCorvey Sheet Metal, Way Engineering, Way Mechanical, Duct Direct, McCorvey Industrial Fabrication und Kirlin-Way Mechanical. McCorvey ist in den letzten zehn Jahren immer schneller gewachsen, was die Manager dazu bewogen hat, in Technologien zu investieren, um einen reibungslosen Übergang von einem Familienunternehmen hin zu einem Branchenführer zu erreichen. 

„[Vor Smartsheet] Hatten viele unserer Abteilungen ihre eigenen isolierten Arbeitsabläufe“, so Mondeau. „Jemand hatte vielleicht ein großartiges Tool oder einen Prozess, aber er wurde von niemandem sonst eingesetzt. Wir haben mit Experten auf dem Gebiet zusammengearbeitet, um Blätter oder Workflows zu entwickeln. Wir haben gesagt „Wir werden Ihre Erfahrung einsetzen, aber alle überflüssigen manuellen Arbeiten mit Smartsheet eliminieren.“ Heute arbeiten unsere Projektleiter mit uns auf wöchentlicher Basis zusammen, um Ideen zu testen und sie zu skalieren. Indem wir die Art dokumentieren, wie die Geschäfte funktionieren, können wir effizienter sein, Know-how erfassen und es mit den Teams teilen.“

Vor Smartsheet war es eine Herausforderung, diese Konsistenz und Transparenz zu erreichen. Viele Unternehmens- und Designprozesse waren papierbasiert. Technologietools variierten von Team zu Team und reichten von E-Mails und PDFs bis hin zu eigenständigen Tabellen und Datenbanken. Mondeau und seine Kollegen sahen die Notwendigkeit einer einzelnen Plattform, die verschiedene Datenquellen zusammenfassen, die Workflow-Automatisierung unterstützen und den Zugriff auf Informationen von jedem beliebigen Standort aus ermöglichen konnte, während gleichzeitig die Risiken papierbasierter Prozesse eliminiert wurden.

Das erste Projekt, das McCorvey mit Smartsheet anging, war die Planung und Koordination von Projekten für den Fertigungsshop, was die Digitalisierung von Produktionszeichnungen umfasste, um so Stunden an Arbeitszeit und Tausende Dollar pro Jahr zu sparen. Als andere Teams die Power der Plattform erkannten, wurde die Smartsheet-Implementierung der Organisation schnell ausgebaut. McCorvey Companies verwendet nun Smartsheet für geschäftskritische Funktionen wie Kostenvoranschläge, Änderungsvorschläge und RFIs, Buchhaltung und Rechnungstellung, Einkauf, Herstellungsplanung, Betrieb vor Ort und vieles mehr – ein einzelnes Datensystem für das gesamte Unternehmen.

„Konsistenz wird der Schlüsselfaktor für uns, da wir so schnell wachsen“, so Mondeau. „Wir versuchen, unsere Kramerladenmentalität als Basis zu nehmen und sie auszubauen mit anderen Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, die wir übernehmen oder gründen, damit wir stets dieselbe konsistente Erfahrung bieten können. Es gibt viele Initiativen in der Baubranche, um mit der Standardisierung der Prozesse im Bauwesen zu beginnen. Und es besteht eine gestiegene Nachfrage nach Transparenz seitens der Zulieferer, Distributoren und sogar anderer Firmen, damit die Dinge effizienter laufen können.“

Echtzeitzugriff auf Daten, der Zeit und Geld spart<

Smartsheet spart McCorvey Zeit und Geld, indem Personen Echtzeitzugriff auf die benötigen Informationen von jedem Standort aus erhalten. Prozesse wie die Verwaltung von Aktualisierungen an Produktionszeichnungen werden komplett umgewälzt. Vor Smartsheet rief ein Vorarbeiter, der auf einer Baustelle eine veraltete Zeichnung hatte, einen Experten dazu, der die Versionen manuell prüfte, das Drucken eines Satzes von vielleicht Dutzenden von Seiten an Zeichnungen koordinierte und die Lieferung an die Baustelle arrangierte – was Stunden dauern konnte.

Jetzt kann ein Vorarbeiter die aktuellsten Zeichnungen auf ein Mobilgerät laden und Kommentare in Smartsheet verwenden, um spezifische Bedenken mit dem Experten zu lösen. Ein Prozess, der die Arbeiter früher den halben Tag außer Gefecht setzte, kann nun innerhalb von 10–15 Minuten gelöst werden. Dadurch, dass keine großen Pakete von Zeichnungen mehr gedruckt und zugestellt werden müssen, hat McCorvey mehr als 80.000 USD pro Jahr gespart.

Die Freigabe von Information in Echtzeit durch Smartsheet vereinfacht Materialanforderungen ebenfalls. Ein Vorarbeiter auf einer Baustelle kann ein Blatt oder Dashboard zurate ziehen, um zu sehen, wann die Lieferung bestimmter Materialien geplant ist. Und er kann die Ausgaben mit dem Budget vergleichen und sofortige Änderungen vornehmen, um zu hohe Kosten zu vermeiden. McCorvey verwendet auch Smartsheet, um Kosten für das Anmieten von Werkzeugen und Ausrüstung zu senken. Teams integrieren die Werkzeugplanung in den Projektplan für einen Auftrag, damit nur die Werkzeuge bereitgestellt werden, die wirklich benötigt werden, anstatt einen großen Vorrat anzulegen „nur für den Fall“. Durch den Kauf und das Mieten von weniger Werkzeugen sowie das Vermeiden von Gebühren bei verspäteter Rückgabe, hat McCorvey zwischen 50.000 USD und 100.000 USD gespart.

„Unsere Vorarbeiter schauen vielleicht in die App und sagen „Oh, für diesen Auftrag brauchen wir den Walzenhammer, ich rufe eben an“, so Mondeau. „So können sie Probleme lösen und durch die direkte Kommunikation zusätzliche Personen umgehen, da sie Zugriff auf diese Informationen haben.“

Bemühungen skalieren und Zeit sparen mit dem Control Center<

Das Smartsheet Control Center hilft McCorvey dabei zu standardisieren, wie Projektinformationen in der gesamten Organisation erfasst und weitergeleitet werden, sodass umfassende Einblicke und eine effiziente Planung möglich werden. Mit Hunderten aktiver Projekte zur gleichen Zeit, für die Aufgaben überwacht werden müssen, die von ein paar Wochen bis zu fast zwei Jahren reichen, ist die Möglichkeit zur Skalierung und Automatisierung von Änderungen von entscheidender Bedeutung.

„Wir haben früher Ordner kopiert und als Vorlagensätze verwendet“, so Mondeau. „Aber als unsere Blätter umfangreicher wurden, wollten wir diesen Prozess in einen Selbstservice umgestalten. Die IT kann das Control Center nutzen, um die von den Produkteigentümern gewünschten Änderungen zu verarbeiten, und wir müssen nicht alles durchgehen und jedes Mal eine einzelne Aktualisierung vornehmen.

Durch die Erfassung so vieler Details zu jedem Projekt hat McCorvey eine Datenressource geschaffen, die für die Erkennung größerer Probleme und deren Lösung eingesetzt werden kann. Eine Analyse des Materialanforderungsprozesses hat beispielsweise ergeben, dass ein großer Teil der Anforderungen die Zustellung am selben oder dem folgenden Tag erforderten. Die Manager wollten daraufhin herausfinden, ob diese kurzen Lieferzeiten auf mangelnde Planung, Verzögerungen beim Eingang der Schätzungen oder Spezifikationen oder auf andere Faktoren zurückzuführen waren, die optimiert werden könnten. Mondeau schätzt, dass die Effizienz von Workflows und dem Zugriff auf Informationen durch die Verwendung von Smartsheet um 60–70 % gestiegen ist – und allein bei der Kommunikation ist die Effizienz um 400 % gestiegen, da Teams Verzögerungen und Missverständnisse bei der Zusammenarbeit eliminieren.

Personalisierte Arbeitsbereiche nach Rolle mit WorkApps

Eine Weise, wie Mondeau und seine Kollegen die Kommunikation optimieren konnten, ist die Nutzung von Smartsheet WorkApps. Mit WorkApps können Mondeau und sein Team einfach intuitive Web- und mobile Apps erstellen, die Smartsheet-Elemente und externe Ressourcen wie Tableau-Dashboards oder Google Tabellen aufnehmen können, ohne dass eine einzige Zeile Code geschrieben werden muss. McCorvey nutzt WorkApps zur Schaffung rollendefinierter Arbeitsbereiche, die den Zugriff auf genau die Informationen straffen sollen, die Hersteller, Auftragnehmer und sogar Kunden benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen.

„Als unsere Nutzung von Smartsheet exponentiell zunahm, haben wir Feedback von Mitarbeitern bekommen, dass die Navigation etwas schwierig war“, so Mondeau. „Mit WorkApps wollten wir testen, ob wir einen einfacheren App-basierten Ansatz für die Benutzeroberfläche finden und Elemente unseres Betriebs einbringen konnten, die sich zu diesem Zeitpunkt außerhalb von Smartsheet befanden.“

Laut Mondeau ist der WorkApps-App-Builder „extrem einfach zu verwenden“ und seine Flexibilität bezüglich der Freigabe und Präsentation von Informationen ist genauso gut wie Dynamic View. Er hat Apps für Arbeitsfunktionen wie die Reiseplanung und die Shop-Herstellung erstellt. Mit rollendefinierten Berechtigungen ermöglicht es die Reise-App den Reisenden, ihre eigenen anstehenden Reisen und Routen anzuzeigen, während Manager die Zeitpläne der ihnen direkt unterstellten Mitarbeiter anzeigen können, jedoch keine persönlichen Informationen wie die private Adresse oder die Reise-ID-Nummer. Die Teammitglieder des Fab-Shops können die Spezifikationen der Teile ansehen, mit denen sie arbeiten, ohne durch Spalten mit Versandinformationen oder anderen Details scrollen zu müssen, die die Einkaufs- oder Vertriebsteams nutzen.

Die einfache Oberfläche hilft neu eingestellten Mitarbeitern, Auftragnehmern und Partnern dabei, schnell das zu finden, was sie brauchen, und das ohne vorherige Smartsheet-Erfahrung. Und weil McCorvey sein eigenes Branding und seine Farben in WorkApps integrieren kann, stellen die Apps von Anfang bis Ende ein individuelles Erlebnis dar.

„Es ist eine schöne, saubere Oberfläche, in der Benutzer ihre ganze Hauptarbeit leisten können, ohne neue Browser-Registerkarten oder verschiedene Apps zu öffnen“, so Mondeau. “So einfach ist es: Dies ist Ihr Arbeitsbereich. Sie navigieren durch 100 Projektordner, um die benötigten Informationen zu finden, Sie erhalten genau die Ansichten, die für Ihre Rolle wichtig sind.“

Die Experten im Unternehmen finden und von ihnen lernen

McCorvey hat durch die Implementierung von Smartsheet nicht nur Zeit und Geld gespart, sondern auch Personen eine Stimme gegeben, die bereits über jahrelange Erfahrung in der gesamten Organisation verfügen. Der Druck, bewährte Vorgehensweisen zu erfassen und zu standardisieren, hat Manager zu den Personen geführt, die die meiste Erfahrung und Einblicke zu bieten haben.

„Seit wir diese Tools aufbauen und Schulungen dazu bieten, haben wir Mitarbeiter gefunden, die über Erfahrung verfügen, von der wir bisher gar nichts wussten“, so Mondeau. „Dies hat es uns wirklich erlaubt, neue Experten zu finden und neue Ideen zu bewerten und umzusetzen. Wir haben Mitarbeiter, die seit 50 Jahren im Bauwesen arbeiten und sagen, dass sie das gerne testen würden, dass sie Hilfe dabei brauchen, ihre Ideen niederzuschreiben, auf Blatt oder in einer Datenbank, und sie dann umzusetzen.“ Es hat diese Innovationen gefördert und Personen aufgezeigt, die wirklich begeistert von ihrer Arbeit sind und sich selbst in das Unternehmen einbringen möchten.“

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.