Wie Twin Cities Habitat for Humanity die Freiwilligenhilfe und Spendensammlungen koordiniert
Twin Cities Habitat for Humanity setzt sich für bezahlbaren Wohnraum ein. Dafür benötigte die Organisation eine Möglichkeit, um umfassende Veranstaltungs- und Freiwilligenpläne zu organisieren und zu kommunizieren. Mit Smartsheet fand man eine Lösung, die auch zur Unterstützung der Marketingaktivitäten beiträgt.
Industrie
- Gemeinnützige Organisationen
Organisationsgröße
- Enterprise (10.000+ Mitarbeiter)
Region
- Nordamerika
Platform Capabilities
„Wir haben ein sehr kleines Team für Hunderte von Aufgaben. Das Schöne an Smartsheet ist, dass man mit Formularen automatisch Antworten auf Einladungen erfassen kann.“
Direktor für Marketing und Kommunikation
Das Ziel von Twin Cities Habitat for Humanity besteht darin, bezahlbaren Wohnraum in der Metropolregion Minneapolis–Saint Paul zu schaffen und das Bewusstsein für die Thematik in der Gesellschaft zu erhöhen. Dafür musste die Organisation umfassende Veranstaltungs- und Freiwilligenpläne organisieren. Möglichkeiten zur Zusammenarbeit standen dabei im Vordergrund.
Brian Juntti, Director of Marketing and Communications bei Twin Cities Habitat for Humanity, benötigte toolbasierte Unterstützung bei der Verwaltung verschiedener Marketing-Kommunikationsprogramme, von Websiteaktualisierungen bis hin zu Marketingkampagnen.
„In unserer Organisation fallen sehr unterschiedliche Aufgaben an, von der Spendensammlung über die Veranstaltungsplanung bis zum Hausbau“, erklärt er.
Außerdem brauchte er eine Lösung, um alle Beteiligten auf dem selben Stand zu halten. Wenn in den Veranstaltungstabellen beispielsweise Änderungen nötig waren, musste das gesamte Team benachrichtigt werden. Smartsheet war die Lösung.
„Dank Smartsheet sind wir immer auf dem Laufenden“, sagt Juntti. Seit Kurzem verwendet er das Tool neben der Freiwilligenplanung auch für das Veranstaltungsmanagement – zentrale Bestandteile des Workflows werden in Smartsheet automatisiert.
Die Smartsheet-Formulare sorgen für erhebliche Zeiteinsparungen. Juntti nutzte das Tool, um Antworten wichtiger Personen, etwa von Vorstandsmitgliedern, Großspendern, Sponsoren und Regierungsbeamten, auf die Einladung zu einer Veranstaltungswoche zu erfassen. Diese sollte im Rahmen der 27. jährlichen Hausbauaktion „Jimmy and Rosalynn Carter Work Project“ im Oktober 2010 in der Metropolregion Minneapolis–Saint Paul stattfinden.
Die Antwortdaten der eingeladenen Teilnehmer wurden über Smartsheet-Formulare erhoben und automatisch in ein Sheet übertragen. Dadurch konnten sie später zum Einchecken und zum Anlegen einer Geldgeberliste verwendet werden. Außerdem richtete das Team Benachrichtigungen für bestimmte Zeilen ein, damit die Teammitglieder per E-Mail über Änderungen benachrichtigt werden, etwa wenn ehrenamtliche Fotografen Fotos in ein Sheet hochladen.
„Meine Mitarbeiter können diese Bilder dann sofort auf der Website oder in unseren Social-Media-Kanälen veröffentlichen“, fügt Juntti hinzu. „Wir müssen sie dann nicht mühsam per E-Mail verschicken.“
