Domino's liefert die Unternehmenskommunikation mit Smartsheet schneller und effektiver

Um eine heiße, köstliche Pizza auszuliefern, braucht es mehr als eine perfekt gebackene Kruste und einen guten Fahrer. Domino's hat sich zum Branchenführer entwickelt, weil es Pionierarbeit bei der Rationalisierung von Küchenabläufen, der Vereinfachung von Onlinebestellungen und der Lieferverfolgung in mehr als 86 Märkten weltweit geleistet hat. Wenn neue Technologien und Prozesse eingeführt werden, muss Domino's sowohl die eigenen Mitarbeiter als auch die Franchisenehmer rechtzeitig über Neuerungen und mögliche Probleme informieren. Domino's setzt auf Smartsheet, um sicherzustellen, dass alle diese Nachrichten zielgenau und rechtzeitig ankommen.

„Wir nutzen Smartsheet, um Menschen als funktionsübergreifendes Team zusammenzubringen“, sagt Stacie Barrett, Director of Internal Communications bei Domino's. „Smartsheet hilft uns, alle Personen, die an Projekten involviert sind, auf dem Laufenden zu halten und über den eigenen Tellerrand zu schauen. Indem wir Bewusstsein füreinander schaffen, arbeiten wir insgesamt effizienter. Und zwar nicht nur in meiner Abteilung, sondern überall im Unternehmen. Doppelte Arbeit wird vermieden, wir kommunizieren bewusster und können unsere Arbeit schneller erledigen.“

Gezielte Kommunikation als Gegenmittel zur Informationsflut

Das interne Kommunikationsteam von Domino's nutzt verschiedene Kanäle, um Stakeholder über wichtige Updates zu neuen Technologien, neuen Programmen und Änderungen an bestehenden Prozessen und Angeboten zu informieren. Dazu gehören regelmäßige Newsletter für die Mitarbeiter und die Franchisenehmer sowie einzelne E-Mails für wichtige Ankündigungen. Das Team organisiert auch die Domino's Worldwide Rally, eine Veranstaltung, bei der alle zwei Jahre über 9.000 Teilnehmer zusammenkommen. Die schiere Menge an Mitteilungen führte jedoch zu einer Informationsüberlastung, die genau das Gegenteil bewirkte: Die Empfänger fühlten sich weniger gut informiert.

„Vor Smartsheet war der Informationsaustausch eher ungerichtet. Viele kommunizierten mit vielen“, so Barrett. „Alle meinten, ihre Botschaft sei die wichtigste und dass der beste Weg, seine Nachricht zu verbreiten, darin bestünde, eine separate Mitteilung zu versenden. Das Resultat? Die Leute erhielten jede Menge redundanter Informationen und verpassten im Endeffekt das Wichtigste.“

Barrett wusste, dass ihr Team einen strategischeren Ansatz brauchte. Smartsheet war die Lösung. Heute trägt das interne Kommunikationsteam Newsletter-Themen und individuelle Ankündigungen in einen Kalender ein, mit dem es mehrere Monate im Voraus planen kann. Wenn neue Themen hinzukommen, sieht das Team sofort, welche Termine überbelegt sind, und kann mit den Inhabern der Inhalte zusammenarbeiten, um die Ankündigungen gegebenenfalls zu verschieben.

Die Worldwide Rally wird ebenfalls mit Smartsheet geplant. Barretts Team kann den Status und die Zuständigkeit für alle Aufgaben verfolgen. Wenn ein Kollege in Urlaub geht, kann die Arbeit ganz einfach delegiert werden, weil alle Anforderungen und Fristen klar abgebildet sind. Automatische Benachrichtigungen informieren die Aufgabeninhaber, wenn eine Frist näher rückt oder eine Aufgabe überfällig ist, sodass Kollegen und Manager bei der Lösung von Problemen helfen können.

„Mit Smartsheet habe ich einen Kommunikationskalender, der sich über Monate erstreckt“, sagt Barrett. „Der Kalender kann zudem von verschiedenen Personen gepflegt und aktualisiert werden. Das Gleiche gilt für unsere Worldwide Rally. Ich arbeite mit einem großen, funktionsübergreifenden Team und es bestehen untereinander viele Abhängigkeiten. Indem wir mehr Transparenz über Zuständigkeiten und Aufgaben schaffen, können wir alle besser zusammenarbeiten und unsere Arbeit schneller erledigen.

Eine höhere Lesequote beweist, dass weniger manchmal mehr ist

Smartsheet hat die Art und Weise, wie Barretts Team unternehmensweit kommuniziert, drastisch verbessert. Die Newsletter des Teams hatten früher eine Lesequote von nur 4 %. Heute, mit dem optimierten Messaging und einer besseren strategischen Planung, liegt die Lesequote bei 100 %.

„Früher gingen die Leute davon aus, dass ihre Nachricht nicht versendet worden war, obwohl sie in Wirklichkeit sechs Mal rausging“, so Barrett. „Alle waren es leid, immer wieder dieselbe Nachricht zu erhalten, also hörten sie auf, die Mitteilungen zu lesen, in der Annahme, dass sie die Information bereits kannten. Mit Smartsheet haben wir jetzt einen besseren, übersichtlicheren Kommunikationsplan und können Wiederholungen vermeiden.“

In der gleichen Zeit mehr erreichen

Indem das Team seine Prozesse strategischer und straffer gestaltete, konnte es seine Möglichkeiten erweitern. Arbeitete das Team von Barrett bislang regelmäßig mit vier anderen Teams zusammen, sind es heute acht, ohne dass dafür mehr Zeit aufgewendet oder die Zahl der Mitarbeiter erhöht werden musste.  Und obwohl Barrett darauf besteht, dass sie „keine IT-Expertin“ ist, konnte sie alle Sheets und Alarme selbst einrichten, ohne die Hilfe von IT-Kollegen in Anspruch zu nehmen, die dadurch mehr Zeit für größere unternehmensweite Technologieinitiativen haben.

Laut Barrett sind auch ihre Kollegen von der Unkompliziertheit und einfachen Bedienung von Smartsheet begeistert. Eine ihrer größten Herausforderungen ist es deshalb, mit den Anfragen nach neuen Lizenzen Schritt zu halten. Je mehr Mitarbeiter herausfinden, wie sie ihre Arbeit mit Smartsheet vereinfachen und automatisieren können, desto mehr wollen es nutzen.

Wer in einem funktionsübergreifenden Team arbeitet und Automatisierung und Kontrolle braucht, aber kein Budget für diese Art von IT-Support hat, ist mit Smartsheet bestens bedient, denn es ist leicht zu erlernen und funktioniert hervorragend“, sagt Barrett. „Für uns bedeutet Smartsheet eine bessere Sichtbarkeit, mehr Transparenz und eine effizientere Zusammenarbeit.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.