Convergint baut auf Smartsheet, um Teams global zu vernetzen und lokal zu befähigen

Convergint hat sich 2001 von einem Sicherheitsunternehmen für Garagen zu einem Multi-Milliarden-Dollar-Technologieunternehmen entwickelt, das über 9.000 Mitarbeiter an mehr als 180 Standorten weltweit beschäftigt. „Wir sind ein Systemintegrator, der elektronische Sicherheits-, Cybersicherheits-, Brand- und Personenschutz-, Gebäudeautomations- und audiovisuelle Systeme entwirft, installiert und wartet“, sagt Jennifer Hilber, Business Architect, Operations bei Convergint. „Wir wachsen schnell, da sich die Branche weiterentwickelt. Angesichts Expansionen auf der ganzen Welt und verschiedener Zeitzonen fragten wir uns, wie wir die zunehmende Komplexität im Unternehmen bewältigen sollten.“

Von lokalem Erfolg zu skalierbarer Lösung

„Je nach Bereich arbeiten wir unterschiedlich. Zum Beispiel läuft unser Betrieb in Lateinamerika anders ab als in den Vereinigten Staaten. Deshalb benötigten wir einen einheitlichen Prozess, den wir hier und da abändern konnten, um bestimmte lokale Ziele zu erreichen“, erklärt Hilber.

Um Projektportfolios besser global nachverfolgen zu können und effektive Zusammenarbeit zu ermöglichen, investierte das Unternehmen in 25 Smartsheet-Lizenzen für seine Programmmanager. 

„Auf globaler Ebene haben wir klein angefangen, mit einem Smartsheet Control Center-Blueprint, um einen bestimmten Workflow zu optimieren“, sagt Hilber. „Lokal erstellten die ersten Benutzer ein oder zwei Tabellen und nutzten sie als Ersatz für ihre vorhandenen Projekt-Tracker. Schon bald wollten mehr Leute die gleiche Lösung, also haben wir es ausgeweitet.“

Konsolidierung von Daten auf der ganzen Welt

Mithilfe von Control Center entwickelte Hilber ein eigenes Tool für das globale Programmmanagement namens iControls. „Wir sammeln damit Daten zu all unseren Programmen von Projektmanagern und Teams aus Asien, den USA, Europa und Lateinamerika“, sagt sie. Mit einem Tool für Portfolioplanung und -management können Sie die Arbeit international koordinieren und das Team gleichzeitig auf dasselbe Ziel ausrichten. 

Zusätzlich kann Convergint dank der Flexibilität von Smartsheet die Bedürfnisse seiner Kunden erfüllen. „Wir sind in der Lage, unseren Kunden durchweg die gleichen Daten bereitzustellen. Außerdem ermöglicht Smartsheet es uns, die Daten an die Wünsche unserer Kunden anzupassen. Das hat unsere Transparenz und Kommunikation mit ihnen erheblich verbessert“, sagt Hilber. 

Befähigung lokaler Teams in globalem Maßstab

Power-User, also lizenzierte Benutzer, die sich bestens mit Smartsheet auskennen, setzen sich ganz besonders für die Einführung von iControls im Unternehmen ein. „Etwa 10 % unserer Benutzer sind Power-User“, sagt Hilber. „Sie dürfen erstellen, was immer sie brauchen, z. B. Sheets, Dashboards oder andere Tools für das Projektmanagement. Auf diese Weise werden Anfragen nicht immer an dieselbe Person geschickt, was die Arbeit beschleunigt.“

Als Beispiel beschreibt Hilber ein Tool, das sie selbst erstellt hat. „Ich habe für unsere New Yorker Kollegen in der Abrechnung eine Lösung entwickelt, mit der sie nicht beglichene Kundenrechnungen zwecks Inkasso nachverfolgen können“, erklärt sie. „Mit dieser einfachen Lösung konnten wir die Zeit für Inkasso um mehr als 30 Tage verkürzen – eine enorme Zeitersparnis.“

Die Power-User von Convergint tragen auch dazu bei, die Einführung von Smartsheet im gesamten Unternehmen voranzubringen. Im Rahmen eines von Power-Usern geleiteten Programms erhalten Mitarbeiter alle zwei Wochen eine 30-minütige Schulung. „Wir haben eine Initiative zum Wissensaustausch ins Leben gerufen, um Kollegen mit Smartsheet zu helfen. Über einen verwalteten Community-Kanal packen alle mit an, um Herausforderungen zu lösen, Fragen zu beantworten oder Informationen zu erhalten“, so Hilber. 

Darüber hinaus können Benutzer auf ein Ressourcenportal zugreifen, das als Wissensdatenbank für alles zum Thema Smartsheet dient. „Wir haben auch einen Manager für Kundenerfolg, der quartalsmäßig speziell auf Convergint zugeschnittene Schulungen leitet, damit jeder über die neuesten Funktionen Bescheid weiß.“

Gemeinsame Ziele und effiziente Arbeit

Die Teams von Convergint nutzen Smartsheet bereits seit mehr als fünf Jahren. In dieser Zeit ist die Benutzerbasis von 230 auf 9.900 Benutzer weltweit angewachsen, darunter 4.100 externe Mitarbeiter. „Die Zahl umfasst auch externe Mitarbeiter, deren Anteil von 20 % auf 40 % gestiegen ist. Wir arbeiten mittlerweile mit 3.500 Personen außerhalb des Unternehmens zusammen, die Sheets verwenden, die wir erstellt haben“, sagt Hilber. 

Der zweigleisige Ansatz für das Portfoliomanagement von Convergint bringt zweierlei Vorteile mit sich – auf lokaler und globaler Ebene.

„Mit Smartsheet können wir einen einheitlichen Ansatz im gesamten Unternehmen verfolgen und es ermöglicht unseren Kollegen in lokalen Teams, das zu tun, was für ihre Arbeit nötig ist, egal was passiert“, so Hilber.