Das Public Sector-Team von Cisco spart mehr als 80 Wochenstunden dank Smartsheet für das Projekt- und Portfoliomanagement ein

Cisco Systems Inc., ein führendes Unternehmen in der Technologiebranche, entwickelt kontinuierlich neue Wege, um seinen Netzwerkkunden weltweit besser zu dienen. Das Public Sector-Team von Cisco befindet sich inmitten einer Kundenerfahrungsinitiative, die darauf abzielt, dass die Kunden in jeder Phase ihrer Technologiereise erfolgreich sind.

In ähnlicher Weise verwendet Jessika Thompson, Project Manager und Solutions Architect im Bereich Public Sector Strategic Initiatives and Delivery Enablement (STRIDE) Smartsheet, um den Erfolg ihres internen Teams zu fördern und effiziente Lösungen zu schaffen, die das Management von Projekten und Daten automatisieren und vereinfachen.

„Auf Ebene der Kundenerfahrung haben wir eine neue Art von Servicebereitstellungsmodell angenommen“, so Thompson. „In den letzten Jahren haben wir uns mehr auf unsere Kunden, den Lebenszyklus konzentriert – eine Endlosschleife, wenn man so will –, wobei wir mehr über die Anforderungen unserer Kunden erfahren, eine Lösung für sie erstellen, sicherstellen, dass diese Lösung den Kunden zum Erfolg führt, zurückgehen, die Feineinstellung vornehmen und schauen, ob es etwas gibt, was der Kunde benötigt, und wir arbeiten weiter darauf hin. Was ich tue, folgt demselben Modell auf der internen Seite.“

Das Public Sector-Team hatte keinen konsistenten Prozess für seine internen Projekte und keinen zentralen Speicherort für die Verwaltung und Nachverfolgung von Projektdaten. Thompson kam kurz nach der Implementierung von Smartsheet zum Team.

„Smartsheet gibt uns alle Möglichkeiten, von einem Ort aus mit demselben Datensatz zu arbeiten und mehrere Personen auf die Daten zugreifen, diese aktualisieren und speichern zu lassen, sodass wir immer den aktuellsten Satz an Informationen haben“, so Thompson. „Dann begannen wir damit, Messzahlen herauszufiltern, um zu verstehen, wie viele Projekte wir am Laufen hatten und wie viele wir in einem bestimmten Technologiebereich hatten. Dinge, die wir wahrscheinlich mit Excel hätten machen können, die aber nicht ganz einfach in Echtzeit hätten erledigt werden können. Ich denke nicht, dass wir die Genauigkeit und Zuverlässigkeit gehabt hätten, die wir mit Smartsheet hatten.“

Die Smartsheet-Plattform bot ein Aufzeichnungssystem mit ausgefeilten Kapazitäten für die Berichterstellung und Weitergabe von Informationen, aber das Team gab Daten immer noch manuell ein, um bezüglich neuer Initiativen und Änderungen an aktuellen Projekten auf dem neuesten Stand zu bleiben.

Die Kraft der Automatisierung nutzen

Die Arbeit des Teams mit dem Bulk Administration Tool (BAT), das Ressourcenzuweisungsdaten nachverfolgt, ist ein gutes Beispiel dafür, wie ein neuer Ansatz den Betrieb umgewandelt hat. BAT bot nicht die Möglichkeit, benutzerdefinierte Berichte zu generieren oder Messzahlen zu extrahieren, weshalb das Team eine Smartsheet-Lösung geschaffen hat, die diese Einblicke bieten konnte. Dafür musste ein Teammitglied die Rohdaten kontinuierlich aus BAT importieren.

„Wir hatten einen Projektexperten, der wortwörtlich die Daten kopiert und in Smartsheet eingefügt hat“, so Thompson. „Das war seine Aufgabe, den ganzen Tag über. Wenn etwas nicht synchronisiert oder in unserem Ressourcenmanagement-Tool aktualisiert wurde, musste unser Projektexperte es öffnen, überprüfen und die Daten in Smartsheet aktualisieren. Als ich dazu kam, habe ich alle unsere Smartsheet-Lösungen unter die Lupe genommen und mich gefragt, wie viel davon wir automatisieren könnten. Wir benötigen aufgrund der Automatisierung dieser Master-Projektliste im Grunde zwei Mitarbeiter weniger je acht-Personen-Team.“

Thompson hat eine API eingerichtet, die neue Projektanforderungen automatisch einmal täglich aus BAT in die Smartsheet-Lösung importierte. Dies bietet dem Team aktuelle Informationen ohne doppelte oder ungenaue Dateneingaben, und hat bis zu 80 Arbeitsstunden für relevantere Aufgaben freigemacht, wie z. B. die strategische Planung, Analysen und Prüfung oder Lösungsdesign.

„Als wir unsere Smartsheet-Lösung mit der API automatisiert haben, hat das alles verändert“, sagt Thompson. „Unser Team hat sogar seinen Namen von ADRT PMO in STRIDE geändert, was „Strategic Initiatives and Delivery Enablement“ bedeutet, da wir an diesem Punkt alle diese verschiedenen Lösungen eingeführt haben. Da wir den Menschen ihre Zeit zurückgegeben haben, konnten wir neue Dinge in Angriff nehmen. Je mehr wir automatisieren, desto mehr Zeit haben wir, um mehr zu erreichen.“

Die Produktivität mit Smartsheet für PPM um mehr als 90 % steigern

Heute nutzt das Cisco Public Sector-Team Smartsheet und dessen Palette an Premium-Produkten für die Schaffung benutzerdefinierter Lösungen, welche die bestehenden Tools des Unternehmens nicht liefern können. Premium-Apps wie DataMesh und Control Center haben sogar noch mehr Stunden und Tätigkeiten im Arbeitstag eingespart.

Mit DataMesh benötigt Thompson weniger als fünf Minuten für den Abschluss eines Datenübertragungsprojekts, das zuvor mit Kopieren, Korrigieren und doppelt Überprüfen zwei Tage in Anspruch nahm. DataMesh ordnet Daten automatisch den richtigen Spalten zu und korrigiert Formatierungsprobleme. Sie sagt, dass ihre eigene Produktivität um mindestens 90 % gestiegen ist.

„Alles basiert jetzt auf Smartsheet“, so Thompson weiter. „Wenn wir nur Control Center erworben hätten und ich die einzige Person in meinem Team mit einer Lizenz wäre, hätten wir immer noch den Kauf von 1.000 Lizenzen rechtfertigen können, weil ich so viel Zeit eingespart hätte. Ich habe eine coole Vorlage, die ich gerne kopiere. Wenn ich alles manuell kopieren und einfügen, umbenennen und meine Messzahlen erneut extrahieren und auf neue Zellverknüpfungen verweisen würde, würde mich das wahrscheinlich jedes Mal drei bis vier Stunden kosten. Jetzt kann ich all das in fünf Minuten erledigen. Dadurch konnte ich mehr Lösungen einführen, das war eine exponentielle Zunahme.“

Wenn eine neue Lösungsanforderung eingeht, arbeitet Thompson mit ihrem Administrator und den Analysten zusammen, um einen Lösungsfluss zu entwickeln und die besten Tools dafür, bestehende Komponenten, die kopiert oder adaptiert werden können, und neu zu erstellende Elemente zu identifizieren. Sie arbeitet mit dem technischen Team zusammen am aktuellen Build und dem Testing. Eine typische Lösung kann in etwa einem Monat zur Verwendung bereitgestellt werden, im Anschluss daran erfolgt eine kontinuierliche Iteration und Verbesserung.

Eine ihrer Lösungen, auf die sie am stolzesten ist, ist ein Center-Einführungsblatt, das ausgefeilte Messzahlen zu den Mitarbeiterressourcen ihrer Kundenprojekte bietet. Mit fast 200 Formeln zieht das Blatt Daten aus verschiedenen Quellen, einschließlich Salesforce, um Details wie den Ort, die Technologieimplementierung, das Budget und sogar Faktoren nachzuverfolgen, die zuvor die Ressourcenzuweisung zu Projekten behindert haben. Diese Informationsvielfalt bietet der Leitung des Public Sector-Teams Einblicke zum Zwecke der Planung und Strategiefestlegung für zukünftige Interaktionen mit Kunden. Daher ist es kein Wunder, dass das Blatt Lob von der obersten Unternehmensführung bekommen hat, einschließlich Alvio Barrios, Senior Vice President of Customer Experience, Amerika.

Ein kontinuierlicher Fluss neuer Produkte und Tools

Thompson findet mit Smartsheet stets neue Wege, um die Arbeit effizienter zu gestalten und neue Projekte schnell anzugehen, von einem Überblick über Kundenprojekte bis hin zum Mitarbeiter-Onboarding und Aktionsplänen. Ein gutes Beispiel ist ein Satz dynamischer Mitarbeiter, die aktualisierte Daten extrahieren, damit sie stets auf dem neuesten Stand sind. Dies ist eine hilfreiche Ressource, deren manuelle Erstellung zu zeitaufwändig wäre – nur einer der konstanten Ströme von Smartsheet-Vorteilen, die Thompson so begeistern.

„Momentan ist WorkApps wahrscheinlich mein Liebling“, so Thompson. „Ich habe mich unglaublich gefreut als WorkApps herauskam, weil ich lange Zeit Berechtigungen auf Ordnerebene wollte, und WorkApps kam dem sehr nahe. Ich kann jetzt ganz einfach Berechtigungen nur für bestimmte Dinge für eine Gruppe von Leuten erteilen. Ich kann meinen gesamten Arbeitsbereich in WorkApps stellen und dann die Teile weitergeben, die ich möchte: Ordnerbene, halbe Ordnerebene, Teile eines Ordners, Teile eines anderen Arbeitsbereichs, und alles in einer coolen Präsentation für diejenigen Personen zusammenstellen, denen ich Zugriff geben möchte.“

Smartsheet bietet Thompson mehr als nur eine Plattform und Apps. Die Smartsheet-Experten, die Produktinformationen, Coaching, Fehlerbehebung und moralische Unterstützung bieten, sind ein entscheidender Teil des Erfolgs ihres Teams.

„Einer meiner Lieblingsteile von Smartsheet ist unser Account-Team“, so Thompson weiter. „Ich kann es jederzeit erreichen, sie sind immer für uns da. Dies ist das erste Mal, dass ich überhaupt an diesem Ort war, wo ich tatsächlich etwas tun und wirklich stolz auf mich sein kann für meinen Beitrag. Und ich weiß, das wäre ohne euch nicht möglich gewesen, also vielen Dank dafür.“

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.