Boomi steigert die Produktivität um 70 % und skaliert mit Smartsheet für das Wachstum

Boomi, ein Unternehmen von Dell Technologies, hat Unternehmen 20 Jahre lang dabei geholfen, ihre Systeme und Prozesse zu integrieren. Als der Kundenstamm von Boomi von ein paar hundert auf mehr als 13.000 wuchs, merkte das Management, dass ihre Tools und Methoden für die Verwaltung von Prozessen und Arbeiten in der Lage sein mussten, in demselben Tempo skaliert zu werden. Smartsheet hat Boomi dabei geholfen, Prozesse zu automatisieren, Effizienz und Transparenz zu steigern und die Datenvisualisierung zu ermöglichen – und dabei ist es einfach zu erlernen und von überall in der Cloud aus zugänglich.

„Smartsheet hat unsere Kernkultur der Innovation und des Unternehmertums ermöglicht und vorangetrieben“, so Chris Port, Chief Operations Officer bei Boomi. „Wir fragen uns ständig selbst: Wie können wir mit unseren mehr als 13.000 Kunden Innovationen in ihren Organisationen mehr fördern? Wie können wir mehr Innovationen bei unseren Produkten fördern und die Führung behalten? Smartsheet hat es Menschen wirklich erlaubt, weiterhin innerhalb von Boomi unternehmerisch tätig zu sein und wirklich einzigartige Lösungen, Anwendungen, Dashboards und Projekte zu schaffen.“

Eine der größten Herausforderungen für die Mehrheit der modernen Unternehmen ist die Fragmentierung von Unternehmenssystemen, egal, ob es sich um Datensilos, mehrere Plattformen für eine einzelne Funktion wie Finanzen oder Logistik oder verteilte Kommunikationskanäle handelt. Boomi bietet eine Reihe von Integrationsplattformen als Service-Lösungen (iPaaS), die alles im digitalen Ökosystem eines Unternehmens miteinander verbinden.

Das Unternehmen ist in den letzten Jahren explosiv gewachsen und hat die Grenzen seiner Systeme zur Verwaltung von Projekten, Unternehmensprozessen und Kommunikation weiter ausgedehnt. Boomi begann mit der Suche nach einer Plattform, die einfach skaliert werden konnte, Echtzeitinformationen bot, die Datenvisualisierung ermöglichte und von überall aus in der Cloud zugänglich war. Smartsheet erfüllt diese Ansprüche.

Automatisierung fördert Effizienz und Transparenz

Heute nutzt Boomi Smartsheet zur Datenerfassung und Schaffung von Transparenz für Echtzeitdaten von einer Vielzahl von Funktionen im gesamten Unternehmen, einschließlich Kundensupport, Einkauf, Strategieplanung und mehr. Das Unternehmen nutzt Dashboards zur Anzeige täglicher Prioritäten, Nachverfolgung von Finanzoperationen und Ausgaben und Überwachung des Status von Niederlassungen weltweit. Ein spezielles COVID-19-Pandemie-Dashboard protokolliert nicht nur die Mitarbeitergesundheit, sondern auch Kundenanforderungen und UNternehmensprognosen sowie Anpassungen, während sich die unvorhersehbare Gesundheitskrise weiter entwickelt.

Wichtige Verkaufspunkte für Smartsheet waren die einfache Einführung, dynamische Funktionen sowie Automatisierung und Workflows, die die Effizienz in der gesamten Organisation steigern.

„Ich erinnere mich noch genau daran, wie ich spezifische Features und Funktionen untersucht habe“, so DJ Krebsbach, Chief of Staff für Dell Boomi CEO Chris McNabb. „Ein funktionsübergreifender Workflows, die Möglichkeit zum sofortigen Zugriff auf Echtzeitdaten und verschiedene Ansichten. Ein CEO muss nicht dasselbe sehen wie unser CFO oder ein Techniker, aber alle müssen dieselbe Projektübersicht sehen. Diese Möglichkeit zu funktionsübergreifenden Workflows war das wichtigste, was ich bei einem Produkt gesucht habe, und die anderen Dinge kamen dann einfach hinterher.“

Die Automatisierung ist eine weitere wichtige Funktion, die Boomi viel Zeit für eine Vielzahl von Prozessen gespart hat. Krebsbach bezeichnet ihren Satz an automatisierten Erinnerungen als „Nag-Bot 2000“, weil sie ihr ermöglichen, die Zurechenbarkeit bei den von ihr verwalteten Projekten zu steigern, ohne manuell auf alle die Personen zugehen zu müssen, die eine Rolle spielen. Jedes Puzzleteil des Projekts hat das Potential, die Unternehmensergebnisse zu beeinflussen. Die Automatisierung trägt dazu bei, dass diese Teile alle an die richtige Stelle kommen, ohne dass dafür zu viel Zeit und Arbeit seitens der Projekteigentümers erforderlich wäre. Und jeder kann die Automatisierung in seine eigenen Lösungen integrieren.

„Eine leistungsstarke Funktion von Smartsheet ist die Möglichkeit, dass einzelne Benutzer oder sogar ganze Teams bestimmte Funktionen selbst automatisieren können“, sagt Port. „Die Mitarbeiter in allen Bereichen von Boomi nutzen dies. Unser Einkauf ist ein großartiges Beispiel dafür. Mit COVID haben wir die Schwelle dessen gesenkt, was unsere Manager ohne weitere Genehmigung ausgeben durften. Über dieser Schwelle wird sofort ein automatisierter Workflow zu mir gestartet. Ich kann bestimmten Leuten Fragen stellen, bevor ich eine Genehmigung erteile oder eben nicht, aber ich kann die Genehmigung auch direkt im Tool erteilen. Dies ist eine weitere Ebene der Genauigkeit, die ich erreichen konnte, um unser Geld sorgsam auszugeben, und alles ist automatisiert.“

Die Technologieintegration auf eine neue Ebene heben

Smartsheet macht es Boomi einfach, Daten aus verschiedenen Technologien in Lösungen zu integrieren und so eine zentrale Unternehmensansicht zu schaffen. Ganz ähnlich wird Boomi in die Technologien der Kunden auf Middleware-Ebene integriert, um Unternehmenseffizienzen zu fördern. 

„Mit Smartsheet können Sie alles haben“, so Krebsbach. „Sie können Dinge aus Power BI oder Google Sheets nehmen und sie mit JIRA und all den anderen Anwendungen und Systemen verbinden. Es ist wie der Klebstoff für alles, was Sie tun müssen. Aber wir können einen Schritt weitergehen und Smartsheet mit unserer neuen Technologie verwenden, um es für unsere Benutzer effektiver zu machen. Smartsheet ist eine einzelne Plattform für Zusammenarbeit, Lieferung und sogar Workflows.“

Purchasing Advisor Christine Lindgren spart für sich selbst und ihre Kollegen Zeit, indem Sie Smartsheet Data Shuttle und den Smartsheet für Salesforce-Connector verwendet, um Informationen in Smartsheet zu ziehen, ohne die Daten manuell erneut eingeben zu müssen. So kann sie schnell Kunden- und Vertriebsdaten aktualisieren, um eine Echtzeitansicht der Geschäfte zu erhalten.

Die Digitalisierung des Einkaufsprozesses transformiert die Arbeitsweise von Teams

Lindgren nutzte Smartsheet, um die papierbasierten Einkaufsprozesse von Boomi in die digitale Welt umzusetzen. Sie begann mit einem einfachen Formular zur Erfassung und Weiterleitung von Kreditgenehmigungen. Mittlerweile hat sie ein automatisiertes System, das Einkaufs- und Kreditinformationen an einem zentralen Ort erfasst und Entscheidungsträger dazu aufruft, ihre Informationen einzugeben und anzuzeigen, welche Aktionen ihrerseits erforderlich sind. 

„Smartsheet schenkt dem Unternehmen definitiv eine viel stärkere Transparenz in alle Anforderungen und jeder Entscheidungsträger hat Einblick in seine eigenen Anforderungen“, so Lindgren weiter. „Es spart uns viel Zeit. Anstatt jemanden zu bezahlen, der diese Aufgaben ausführt, erledigt einfach Smartsheet sie für uns. Es ermöglicht es unserem Team, die Aufgaben zeitsparender zu erledigen, sodass wir uns auf hochrangigere Arbeiten konzentrieren können, die interessanter sind als Dateneingabe.“

Lindgren sagt, dass es einfach ist, Probleme mit Smartsheet zu lösen. Wenn einer der Unternehmensprozesse beispielsweise zu langsam voranging, richtete sie eine Lösung mit Alarmen und einem täglichen Schnappschuss ein, was dem Team dabei half, Problembereiche zu priorisieren. Und als die COVID-19-Pandemie Teams dazu zwang, remote zu arbeiten, konnten alle ohne weitere Unterbrechungen arbeiten, da das Einkaufssystem bereits über die Cloud verfügbar war.

Von neuem Benutzer zu Preisträger in nur wenigen Jahren

Einer der wichtigsten Gründe, warum Boomi in der Lage war, so viel mit Smartsheet zu erreichen, ist, dass die Plattform einfach zu erlernen und zu nutzen ist. Port sagt, dass auch wenn es zahlreiche Power-User im Unternehmen gibt, jeder direkt mit nur einer Einladung zu einem Blatt loslegen kann. Lindgren fügt hinzu, dass es einfach ist, mehr zu lernen, dank der Online-Dokumentation von Smartsheet, den Tutorials in der Hilfe und im Learning Center, der Smartsheet Community und der jährlichen Smartsheet ENGAGE-Kundenkonferenz. Lindgren hat die Smartsheet-Zertifizierung erhalten und wurde kürzlich mit einem Dell CFO-Award für die von ihr erstellten Einkaufslösungen ausgezeichnet – eine wichtige Anerkennung des Unterschieds, den sie für Boomi gemacht hat.

„Smartsheet hat mir das Leben unglaublich effizienter und einfacher gemacht“, so Lindgren . „Die Menge an Arbeit, die ich erledigen konnte, weil ich diese Automatisierungen habe, ist einfach erstaunlich. Es war toll für meine Karriere, auf diese Weise ein High Performer sein zu können. Ich kann viel machen, weil Smartsheet mir den Rücken stärkt.“

Krebsbach führt ihre Möglichkeit, mehr zu erreichen, auch auf Smartsheet zurück. Sie als jemand, der sich selbst als „Whiteboard-Mensch“ bezeichnet, konnte ihre Marker und Haftnotizen durch eine Zusammenarbeitslösung ersetzen, die allen zur Verfügung steht. Ihre Kollegen haben gesehen, wie effizient sie geworden ist und möchten ihrem Beispiel folgen.

„Ich freue mich, wenn ich als Beobachter bei einem Meeting bin und der Manager fragt „Wo ist der Smartsheet-Link dazu?“, so Krebsbach. „Dann bin ich stolz, weil sie wissen, wo und wonach sie suchen müssen, statt einfach zu sagen „Läuft alles planmäßig? Es ist toll, dass es planmäßig läuft, aber wer ist der Eigentümer? Was sind die nächsten Schritte? Wie schaffen wir diese Lieferung, die das Managementteam schaffen möchte? Ich bin wirklich zufrieden, wenn sie sagen „Danke für das Update, aber ich möchte keine PowerPoint-Präsentation. Wo ist der Smartsheet-Link?“.

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.