Bland & Associates, P.C. steigert dank Smartsheet die betriebliche Effizienz sowie Buchhaltungs- und Beratungsdienstleistungen für die Regierung

Der Erfolg des amtlich zugelassenen Wirtschaftsprüfungsunternehmens mit Sitz in Omaha basiert auf Details. Das gilt für die traditionellen Dienstleistungen wie Prüfungen, Steuerberatung und Finanzmanagement sowie für Beratungslösungen für Behörden. Die Aufzeichnung dieser Details erfordert die gleiche Gewissenhaftigkeit, unabhängig davon, ob das Team auf verschiedene regionale Büros aufgeteilt ist oder während einer weltweiten Pandemie von zuhause aus arbeitet. Bland & Assoziatives, P.C. (Bland) verwendet Smartsheet, um den Betrieb, Prüfungen, das Projektmanagement und die Überwachung von Regierungsaufträgen sowie andere Aufgaben zu automatisieren und zu vereinfachen. Die effizienteren Prozesse unterstützten das Unternehmen während der Einschränkungen durch COVID-19, wodurch es seinen Kunden hochwertige Ergebnisse sichern konnte.

„Es gab einen eindeutigen Bedarf beim Projektmanagement. Später weiteten wir die Lösung um Tracker, Dashboards und Visualisierungstools aus“, erklärt Bland-Partner Jason Tonjes. „Im letzten halben Jahr setzten immer mehr Teams für ihre Kommunikation auf Smartsheet. Wir setzten Smartsheet bereits vor COVID ein. Während der Pandemie mussten wir wie der Großteil der Unternehmen in den USA remote arbeiten und ein Tool wie Smartsheet sorgt definitiv für eine Entlastung Ihres Posteingangs. Wir konzentrieren uns stark auf die Automatisierung und wünschen uns mehr Effizienz im Unternehmen.“

Bland verwendet Smartsheet für die Verwaltung seiner Aufgaben, darunter Prüfprozesse, Geschäftsentwicklung, Marketing-Content-Design und betriebliche Auftragserfüllung. Ein neu gegründetes Projektmanagementbüro verwendet Smartsheet Control Center für die Standardisierung seiner Prozesse. Smartsheet vereint leistungsstarke Funktionen mit Benutzerfreundlichkeit und einer flexiblen Struktur, die eine unternehmensweite Konsistenz, aber auch die Anpassung auf bestimmte Anforderungen einzelner Kunden und Projekte ermöglicht.

„Aktuell führt jeder Projektmanager seine Projekte, wie er will“, so Abby Fargo, Projektmanagerin bei Bland. „Erst vor Kurzem richteten wir ein Projektmanagementbüro ein und entwickelten Vorlagen. Solange Sie die Spalten beibehalten, können Sie in Ihrem eigenen Vertrags-Sheet so viele Zeilen hinzufügen wie nötig. Unser Ziel ist es, bei Verträgen Konsistenz zu schaffen, damit wir für jeden Vertrag die gleichen Informationen abrufen und einen besseren Überblick über den aktuellen Stand erhalten können.“

Zeiteinsparung und neue Managementstile

Vor der Einführung von Smartsheet verwalteten Teams bei Bland den Großteil ihrer Arbeit mit E-Mails und Tabellenblättern. Bei einigen papierbasierten Formularen waren Unterschriften und Scans nötig. Es war schwer, sicherzustellen, dass Kollegen die neueste und korrekte Version eines Dokuments erhalten. Dies gilt vor allem dann, wenn alle ihre Dokumente gleichzeitig aktualisieren, um eine Meldefrist einzuhalten. Führungskräfte wünschten detaillierte Informationen, um Entscheidungen zu laufenden Prozessen zu fällen, ohne Projektmanager von ihrer Arbeit abzuhalten.

Tonjes erklärt, dass die ersten Smartsheet-Lösungen des Unternehmens vor allem leistungsstarke Tabellenblätter waren. Doch schon bald begannen die Nutzer, sich die umfassenden Funktionen der Plattform näher anzusehen. Dashboards, Anforderungsformulare und Berichtstools traten schon bald einen Siegeszug im Unternehmen an. Am überraschendsten war laut Tonjes, dass Informationen nicht nur sortiert werden konnte, sondern neue Ideen zu ihrer Strukturierung und Kommunikation entstanden.

„Smartsheet hat uns dabei geholfen, einen neuen Managementstil zu entwickeln“, so Tonjes. „In den ersten Monaten der Remote-Arbeit musste sehr viel an direkte Vorgesetzte gemeldet werden. Alle Informationen mussten gesammelt und an unseren Director of Operations gemeldet werden – und all das geschah per E-Mail. Letztendlich gaben wir alle Informationen in Smartsheet ein. Jetzt ist es einfacher, an die nötigen Informationen zu gelangen und die Überprüfung ist im Handumdrehen erledigt. Ich erhalte lediglich eine E-Mail, in der ich sehe, wo Probleme auftreten, bzw. dass jemand bald keine Arbeit mehr hat.“

Aber es profitieren nicht nur die Manager davon. Auch Teammitglieder, die remote arbeiten, können effizienter arbeiten, wenn sie nicht ständig für Statusupdates unterbrochen werden. Projekte werden rechtzeitig fertig und Kollegen können aufeinander bauen.

„In den vergangenen Monaten arbeiteten wir an einem der intensivsten Aufträge und so gut wie das gesamte Team arbeitete von zuhause aus“, so Justin Iske, Team Lead bei Bland. „Viele Mitarbeiter haben Kinder zuhause. Man kann sie nicht einfach anrufen, da sie vielleicht gerade mitten im Unterricht mit ihren Kindern sind. Dank der Dashboards hatten wir einen schnellen Überblick über den Status von Prüfungen und konnten unsere Effizienz steigern. Ohne Smartsheet wären wir nicht in der Lage gewesen, die Prüfungen unter diesen Voraussetzungen abzuschließen.“

Effektivere Auftragsbearbeitung und Gewinnen neuer Aufträge

Für Prüfungen integriert Bland Smartsheet-Workflows und Tracking in die Dokumentspeicherung in Box. Prüfer können problemlos Kommentare eingeben, einzelne Prozessschritte abschließen und sicherstellen, dass alle nötigen Dokumente verfügbar und abgeschlossen sind.

Berichte und Dashboards haben die Art und Weise verändert, wie Manager im Unternehmen verfügbare Projekte planen und Mitarbeiter zuweisen. Vor der Integration von Smartsheet informierten Mitarbeiter ihre Manager per E-Mail darüber, dass sie neue Arbeit benötigten. Projektleiter kontaktierten anschließend ihre Kollegen, um herauszufinden, wer den Mitarbeiter in ein Projekt integrieren könnte. Heute geben Mitarbeiter ihren Status einfach in einem Dashboard ein. Manager und Projektleiter sehen auf einen Blick, wer in den nächsten Wochen Kapazität hat. Automatische Benachrichtigungen beschleunigen das Zusammenstellen eines Teams für zukünftige Projekte.

Mit einem Smartsheet-Portal für die Geschäftsentwicklung ist es einfacher, neue Aufträge zu gewinnen. Das Unternehmen kann die einzelnen Phasen des Lebenszyklus eines potenziellen Auftrags nachverfolgen, die einzelnen Schritte der Angebotsphase abhaken und Angebotsdetails als Ressource für zukünftige Chancen speichern. Im Dashboard werden unter anderem die Anzahl potenzieller Aufträge über die nächsten 30, 60, 90 oder 120 Tage oder Aufträge mit einer bestimmten Behörde dargestellt. Mitarbeiter sehen hier auf einen Blick, wie sie an zukünftigen Projekten mitwirken können.

„Wir agieren in einer stark regulierten Umgebung“, so Garrett Gilbert, Senior Director of Strategy bei Bland. „Mit COVID hat sich die Dynamik verändert und wir müssen den Überblick behalten. Durch die Integration unserer Informationen und eine schnelle grafische Darstellung können wir bessere Geschäftsentscheidungen treffen. Wir arbeiten in einem stark umkämpften Bereich, in dem viele große Unternehmen genau die gleiche Arbeit machen wie wir. Wir müssen uns überlegen, was uns von diesen Unternehmen abhebt. Mit Smartsheet können wir den Mehrwert, den wir unseren Kunden bieten, besser demonstrieren.

Eine benutzerfreundliche Plattform für Innovation

Das Unternehmen erstellt ständig neue Nutzungsmöglichkeiten für Smartsheet: die Verwaltung und Erstellung von Marketinginhalten, die Optimierung von Unternehmensanforderungen mithilfe eines einzelnen Online-Formulars, die Analyse der Arbeit von Kunden, um einen Mehrwert beizusteuern usw. Smartsheet ist äußerst benutzerfreundlich. Neue Nutzer finden sich schnell zurecht und haben mehr Zeit dafür, wichtige Unternehmensprobleme zu lösen.

„Es gibt Menschen, denen der Wandel liegt, und andere, die etwas länger brauchen, um sich auf Neues einzustellen“, so Rebecca Goodwin, Project Manager bei Bland. „Sobald man Mitarbeitern jedoch einen Anwendungsfall und die Möglichkeiten zeigt, die das Tool bietet, sind sie schnell mit an Bord. Sie lassen sich im Handumdrehen von den vielfältigen Möglichkeiten begeistern. Sie fragen sich, für welche Prozesse und Aufgaben Smartsheet verwendet werden kann. Sie begeistern sich dafür und stellen eigene Nachforschungen an, nehmen an Webinaren teil und versuchen, die Lösung auf ihren Anwendungsfall anzuwenden.“