UTHealth beschleunigt die Impfung der Mitarbeiter und Datenberichte mit Smartsheet

Als die U.S. Food and Drug Administration (FDA) eine Notfallbehandlung mit den ersten Impfstoffen für COVID-19 zuließ, suchte The University of Texas Health Science Center at Houston (UTHealth) nach einer Möglichkeit, die Impfung ihrer 12.000 Mitarbeiter zu steuern. UTHealth arbeitete mit Smartsheet, um eine Lösung einzurichten, die die Terminplanung, Nachverfolgung und Meldung wichtiger Gesundheitsdaten an Bundes- und Landesbehörden optimierte.

„Unsere Mission ist es, Houston und Umgebung die bestmögliche Versorgung zu bieten, die in der Region und teilweise auch im gesamten Land zu bekommen ist“, sagt Lindy Anderson-Papke, Leiterin für die Verbesserung der betrieblichen Performance bei UT Physicians, einer Gemeinschaftspraxis der McGovern Medical School bei UTHealth. „Mein Team arbeitet an der Verbesserung des Betriebs und der Performance – und dafür haben wir Smartsheet genutzt.“

UTHealth ist regional und national führend bei der gesundheitlichen und medizinischen Ausbildung. 12.000 Mitarbeiter sind auf sechs Schulen und vier klinische Praxen verteilt. Nachdem die Mitarbeiter ganz oben auf der Liste für COVID-19-Impfungen standen, musste UTHealth so schnell wie möglich einen Verwaltungsprozess einrichten.

„Als die Impfstoffe verfügbar wurden, haben wir uns unsere Möglichkeiten für die Dokumentation und das Tracking einmal angesehen“, sagt Anderson-Papke. „Wir mussten entweder Papier verwenden oder eine digitale Methode finden. Wir haben Smartsheet für die Automatisierung, die Erfassung von Informationen in Formularen, das Datenmanagement und die Berichterstellung genutzt.“

Neben der Terminplanung mussten die Mitarbeiter im Impfzentrum auch die Hersteller und Chargennummern der Impfstoffe erfassen und überwachen, ob es nach der Impfung zu Nebenwirkungen bei den Mitarbeitern kam. UTHealth musste auch Daten zu den Impfzahlen und Nachfolgeberichte an die Leitung und die Gesundheitsaufsichtsgruppen der Organisation weitergeben. Zudem mussten dem Texas Department of Emergency Management (TDEM) jeden Tag Daten übermittelt werden, welche dann an die U.S. Centers for Disease Control and Prevention (CDC) weitergegeben wurden.

Einrichten eines Systems

Orapun Phuthomdi, BSIE, CLSSBB, Spezialistin für die Verbesserung der betrieblichen Performance bei UT Physicians, und Anderson-Papke erstellten gemeinsam mit einem Team bei Smartsheet eine Lösung. Sie begannen mit einer Reihe von Feldern, die sich bereits im bestehenden System der Institution für elektronische Patientenakten fanden. Die erste Version konnte innerhalb von einer Woche implementiert werden. Anpassungen wurden basierend auf der Erfahrung des UTHealth-Teams vorgenommen. Der für UTHealth erstellte Rahmen bot eine Grundlage für den COVID-19-Impfvorlagensatz, den Smartsheet nun anbietet.

Die Massenimpfung der Mitarbeiter der UTHealth begann mit der Vergabe von Terminen, die über Smartsheet-Formulare verwaltet wurden. Automatische Erinnerungen wurden vor den Terminen für die Erst- und Zweitimpfung gesendet, mit Links zu Formularen für den Abschluss und Hinweisen zu Parkplätzen und Anmeldung. Die Belegschaft der UTHealth durchlief einen Zyklus, damit durchschnittlich 200 Mitarbeiter pro Tag, sieben Tage pro Woche, Impfstoffe erhielten.

Die Mitarbeiter wurden bei Ankunft über das System angemeldet. Die Chargennummern der Impfdosen sowie sämtliche Symptome, die während des Beobachtungszeitraums nach der Impfung aufgetreten sind, wurden erfasst. Nach einer Dosis wurden automatische E-Mails mit einem einfachen Formular versendet, in dem die Mitarbeiter nach möglicherweise aufgetretenen Symptomen gefragt wurden.

Berichterstellung

Die Lösung half dem Team, Termine im Vorfeld zu zählen und genügend Personal für die Impfungen des jeweiligen Tages einzuplanen. Durch das Add-on des Systems konnten die Mitarbeiter nur die Felder anzeigen, die für die Anmeldung und die Protokollierung der Dosis erforderlich waren. Dies verringerte zu Stoßzeiten die Wartezeit der Mitarbeiter, die für ihre Impfungen anstanden.

Phuthomdi erstellte Dashboards, um die Berichterstattung an TDEM und ImmTrac, das Impfregister des Bundesstaates, die Führungsebene von UTHealth und die Gruppen für Mitarbeitergesundheit und Infektionskrankheiten der Organisation zu erleichtern. Nachdem das Impfzentrum abends geschlossen hatte, konnte sie Zahlen in Echtzeit abrufen, um den Fortschritt des Tages zu verfolgen. Nach Beginn der Immunisierungsbemühungen haben die Behörden zusätzliche Berichtsdetails angefordert. Phuthomdi konnte ihre Dashboards entsprechend aktualisieren oder neue erstellen, um diesen Anforderungen zu entsprechen.

Eine Smartsheet-Mobil-App unterstützt Anderson-Papke bei ihren Besuchen des Impfzentrums. Sie konnte einen Terminreservierungssatz suchen und nachsehen, ob ein Mitarbeiter bei seinem vorherigen Termin Pfizer oder Moderna erhalten hat.

Nächste Schritte

Da die Mehrheit der Mitarbeiter die benötigten Impfungen mittlerweile erhalten hat, planen Phuthomdi und Anderson-Papke die nächste Phase der Immunisierung ihrer Kollegen. Die in Smartsheet erfassten Informationen helfen UTHealth bei der Einrichtung eines Prozesses, um sicherzustellen, dass auch neue Mitarbeiter geimpft werden können. Darüber hinaus können Auffrischungsimpfungen geplant werden, sollten diese laut den Gesundheitsämtern erforderlich werden.

„Der gesamte Prozess war für uns alle neu“, so Anderson-Papke. „Wir konnten die Informationen jedoch zeitnah an unsere Leitung, den Bundesstaat und andere Entitäten senden.“

Weitere Informationen zu dieser Geschichte finden Sie in unserer Fallstudie.