RMIT University erfasst und visualisiert Projektdaten für die strategische Planung und die Ressourcenverteilung in Smartsheet

RMIT Studios arbeitet mit allen Colleges und Fakultäten der RMIT University, einer der größten Universitäten Australiens, zusammen und unterstützt die nicht akademische Seite der Hochschullehre. Als Studios sein Betriebsmodell überarbeitete, um ein agileres Projektmanagement zu ermöglichen, benötigte die Abteilung ein Tool, das zur neuen Arbeitsweise passt und wichtige Daten an einem Ort erfasst. Smartsheet bietet RMIT Studios eine bessere Transparenz in Hinblick auf den Projektfortschritt, die Personalressourcen und die Vorbereitung auf die Zukunft.

Kara Robinson, Partnership Coordinator bei RMIT Studios, ist Teil eines Strategie-, Planungs- und Umsetzungsteams bei RMIT Studios. „Studios bietet Dienstleistungen und führt Projekte aus, die sich darauf konzentrieren, wie Studenten lernen, und nicht darauf, was sie lernen. Unser Team verabschiedete sich von einem sehr starren Wasserfall-Betriebsmodell, um eine neue, skalierbare und agile Methode für das Projektmanagement und die Servicebereitstellung für die gesamte Abteilung zu implementieren. Um diese neue Arbeitsweise zu unterstützen, benötigten wir eine Lösung, die verschiedene neue Ideen unterstützen könnte und skalierbar und flexibel ist, um auch mit unbekannten Faktoren zurechtzukommen.“

Die Abteilung besteht aus Expertenteams für Lerntechnologie, Design, Arbeitsmarktfähigkeit und Karriere, Datenanalyse und -strategie. Das bedeutet, dass die Mitglieder einer Gruppe nicht immer unbedingt wussten, was die anderen gerade machten oder wie sie die Zusammenarbeit bei verschiedenen Projekten priorisieren sollten.

„Wir hatten keinen passenden Zugang“, erklärt Robinson. „Es handelte sich um getrennte Arbeitsbereiche – verschiedene Teams mit verschiedenen Aufgaben. Deshalb benötigten wir eine Lösung für alle. Dieses Jahr haben wir die gesamte Abteilung umstrukturiert, um auf das neue Betriebsmodell zu setzen. Das war unsere Chance, damit alle an einem Strang ziehen und die Verantwortung übernehmen. Mit allen Daten an einem Ort können wir einander unterstützen und wir behalten den Überblick darüber, was gerade vor sich geht.“

RMT Studios benötigte außerdem eine einfachere Möglichkeit, um mit einer großen Anzahl an Stakeholdern in der gesamten Universität zu kommunizieren. Es ging vor allem um Stakeholder, die Budgets genehmigen und strategische Entscheidungen für Projekte treffen, die über mehrere Wochen oder sogar über ein Jahr laufen. Ein Kollege von Robinson, ein Experte für agile Methoden, empfahl Smartsheet als flexible Plattform für die Visualisierung, Nachverfolgung und Berichterstattung großer und komplexer Datenvolumen.

„Smartsheet macht es möglich, alle Projekt- und Serviceanforderungen, unsere Zeitplanung und unsere Roadmaps zu erfassen und alle diese Live-Daten in Dashboards einzuspeisen“, so Robinson. „Für uns war es am wichtigsten, alle unsere Daten von der ersten Anforderung bis hin zur Genehmigung und der Service- und Projektbereitstellung zu verknüpfen. Die Tracking-, Berichterstellungs- und Dashboard-Funktionen von Smartsheet bieten unseren internen und externen Mitarbeitern die Möglichkeit, auf alle erforderlichen Informationen zuzugreifen. Wir benötigten ein Tool, das über 80 Mitarbeiter sowie externe Partner und über 90 Projekte pro Jahr abdecken könnte.

Eine Roadmap für Expertenteams

Robinson und ihre Kollegen entwickelten eine Smartsheet-Lösung, die einen einheitlichen Projektaufbau und einheitliche Managementprozesse ermöglicht. Smartsheet-Formulare erfassen wichtige Projektdetails, die Vorlagen zugeordnet sind. Nach der Übermittlung eines Projekts erhalten der Geschäfts- und Finanzverantwortliche des Projekts eine Benachrichtigung, um das Projekt zu genehmigen oder abzulehnen. Nach der Genehmigung werden Projekte automatisch in Sheets festgehalten und werden Teil der allgemeinen Roadmap des Teams.

Die Roadmap zeigt das gesamte Projektportfolio des Teams, damit Robinsons Team den Projektstatus und den Fortschritt in verschiedenen Kategorien überprüfen kann. Laut Robinson haben Dashboards die Verwaltung und Priorisierung der Arbeit der Teams in der gesamten Abteilung bei RMIT Studios revolutioniert. Die Verfügbarkeit von Teammitgliedern und deren Auslastung wird ebenfalls aufgezeichnet, damit Stakeholder auf einen Blick sehen, wer für neue Projekte zur Verfügung steht, wer einem Projekt mit höherer Priorität zugewiesen werden kann oder wer bereits überlastet ist und Arbeit abgeben könnte.

„Unser Ziel war es, dass die Unternehmensführung alles bereits 12 Monate oder mehr im Voraus planen könnte“, so Robinson. „Die Unternehmensführung sieht, wo Mitarbeiter benötigt werden. Vielleicht arbeitet ein Lern-Designer an diesem Projekt, doch wir brauchen drei dafür. Man kann auch feststellen, ob es Überschneidungen zwischen Projekten und kurzfristigen Serviceanforderungen gibt. Würde beispielsweise eine Aufgabe, die drei Tage dauert, eine Person aus einem Team binden? In Smartsheet haben wir eine vollständige Übersicht aller unserer Mitarbeiter an einem Ort, statt auf einem Whiteboard in irgendeinem Büro oder im Gedächtnis eines Mitarbeiters.“

Eine Plattform für Formelspezialisten

Robinson nutzte vor allem die leistungsstarken Formeln von Smartsheet, um eine Ressourcenübersicht und Planungseinblicke zu erstellen, die RMIT Studios benötigte. Robinson beschreibt sich selbst als „Formelspezialistin“, die ihre Lieblingsformeln bis ins Detail beschreiben kann. Sie ist überzeugt von der Art und Weise, wie Formeln und bedingte Formatierung dem Team eine Projektpriorisierung basierend auf den wichtigsten Parametern ermöglichen. Darüber hinaus helfen sie bei der Definition der kritischen Prozessschritte für den Abschluss eines Projekts oder dem frühzeitigen Erkennen von Problemen, damit diese gelöst werden können, bevor Verzögerungen entstehen.

Aber auch Benutzer, die sich nicht sonderlich für Formeln interessieren, profitieren von Smartsheet. Die Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität ermöglichen es Robinsons Team, die Stärken einzelner Benutzer hervorzuheben. Sie müssen sich nicht an ein System anpassen, das ihren Arbeitsstil blockiert.

Laut Robinson zählen die Tabellenansicht, die Gantt-Ansicht und die Kartenansicht zu den besten Funktionen in einem einzelnen Sheet. „Die unterschiedlichen Ansichten für ein Projekt haben es uns einfacher gemacht, Mitarbeiter an Bord zu holen, da sich die Technologie an die verschiedenen Fertigkeiten und Vorlieben unserer Mitarbeiter anpasst. Wir können damit Rücksicht auf die individuelle Arbeitsweise unserer Mitarbeiter nehmen. Jemand anderes sieht sich das gleiche Sheet vielleicht ganz anders an und das ist in Ordnung. Wir haben alle unterschiedliche Vorlieben.“

Die Macht der Smartsheet-Community

Die Entwicklung einer Smartsheet-Lösung für RMIT Studios war für Robinson und ihre Kollegen ziemlich einfach, vor allem, da das Tool so leicht zu verstehen ist. Aber darüber hinaus gibt es auch noch die Smartsheet-Community als wertvolle Ressource, die Unterstützung und Hilfe bei der Problembehebung bietet. Die meisten Fragen konnten mit einer kurzen Suche beantwortet werden. „Irgendjemand hatte das Problem bestimmt schon einmal“, erklärt Robinson. RMIT Studios erwarb außerdem Beratungsstunden, um Ziele mit Experten zu besprechen und ihnen Fragen zu stellen. Diese Herangehensweise bot individuelle Einblicke.

„Unsere Beraterin kümmerte sich keineswegs um alle unsere Probleme in einer Stunde, aber wir konnten unsere Ziele mit ihr besprechen und sie unterbreitete uns verschiedene Vorschläge“, so Robinson. „Ich beschrieb einmal ein Problem und sie schlug mir die Hierarchieformel vor. Diese eine Formel löste so viele kleine Probleme – sie war eine große Hilfe. Heute verwenden wir sie in fast jedem Sheet. Sie hat uns wirklich zugehört und hat verstanden, was wir erreichen wollten.“

Weitere Informationen dazu, wie die RMIT University Smartsheet nutzt, erhalten Sie in der Präsentation von Robinson auf der virtuellen Konferenz ENGAGE APAC 2020 oder in unserer Fallstudie.