HP nutzt Smartsheet, um die Projektverfolgung und -planung zu automatisieren und die Zahl der Verkaufs- und Marketingevents pro Quartal von 6 auf 26 zu erhöhen

HP ist ein führender Anbieter von Produkten, Technologien, Software, Lösungen und Dienstleistungen für Menschen und Unternehmen auf der ganzen Welt. Das 1939 gegründete Unternehmen hat sich auf PCs, Drucker und 3D-Drucklösungen spezialisiert.

Die North America Commercial Marketing-Abteilung von HP unterstützt die weltweiten Vertriebs- und Marketingteams bei der Planung und Durchführung von Besprechungen, Webinaren, Konferenzen und vielen weiteren Events. Die Marketingabteilung verwendet Software von Smartsheet, um Projekte zu managen, Events zu planen und mit Anbietern und anderen Agenturen zusammenzuarbeiten. „Smartsheet erfüllt alle meine Erwartungen an ein Projektmanagementsystem“, sagt Roxie Palacios, Senior Events Manager, North America Commercial Marketing von HP. „Diesen Funktionsumfang habe ich mir schon seit Längerem gewünscht.“

Vor Smartsheet nutzte die Marketingabteilung verschiedene Projektmanagement- und Kalendertools, um Events zu verwalten. Dabei mussten viele Aufgaben manuell durchgeführt werden und die Daten enthielten oft Fehler oder lagen doppelt vor. Jede Woche verbrachte Palacios mehrere Stunden damit, manuelle Änderungen in Projektverfolgungsanwendungen einzupflegen. Um ein typisches Event zu managen, schickten Palacios und ihr Team zahlreiche E-Mails hin und her, untereinander und an externe Anbieter, um Aufgaben zuzuweisen und Besprechungstermine festzulegen.

„Für ein einziges Projekt musste ich mehrere Tools verwenden – manchmal vier oder fünf Anwendungen“, erinnert sie sich. „Die größte Herausforderung war der Start eines Projekts. Ich musste der zuständigen Person eine E-Mail schicken und erhielt eine Antwort, wenn die entsprechende Aufgabe abgeschlossen war. Dann kontaktierte ich jemand Neues, um den nächsten Projektschritt loszutreten. So sammelten sich eine Menge unnötige E-Mails an. Außerdem gab es keine Möglichkeit, Personen eine Aufgabe zuzuweisen und Verantwortlichkeiten zu schaffen, wenn Aufgaben fällig waren.“

Diese manuellen Prozesse führten häufig zu Projektverzögerungen und Fehlerkorrekturen in letzter Minute. Wenn auf einer Website beispielsweise nicht die richtigen Eventdaten angezeigt wurden, mussten 10 Mitarbeitende ihre Arbeit unterbrechen und an einem Telefongespräch zur Lösung des Problems teilnehmen.

 „Das Ergebnis solcher Vorfälle waren erhebliche Unterbrechungen. Niemand verfügte über die richtigen Daten, weil wir keine zentrale Informationsquelle für unsere Eventdaten hatten“, berichtet Palacios. „Die Planung und Durchführung basierte auf drei unterschiedlichen Eventkalendern, die nie gleichzeitig aktualisiert wurden. Wir brauchten mehr Automatisierung und die Möglichkeit, Events leichter zu verfolgen und zu verwalten.“

Vollständig automatisiertes Eventmanagement 

Palacios wollte das Tool so schnell wie möglich für die Abteilung North America Commercial Marketing einführen. „Smartsheet bot genau die richtigen Automatisierungs- und Integrationsfunktionen“, sagt sie. Am Anfang nutzte ihre Abteilung Smartsheet, um Events zu verfolgen und zu verwalten. Dann wurde noch die Smartsheet Kalender-App implementiert, um aktuelle Echtzeitinformationen zu Verkaufs- und Marketingevents wie Konferenzen, Marketingkampagnen und Webinaren einzusehen. Darüber hinaus verwenden Palacios und ihr Team Smartsheet-Dashboards, um neueste Informationen zu Eventterminen und -registrierung anzuzeigen.

„Statt verschiedene Kalenderformate zu nutzen, haben wir jetzt eine einzige Übersicht in Smartsheet. Bessere Organisationsstrukturen sorgen für Effizienz und Innovationsvermögen“, so Palacios. „So kann man sich erst richtig entfalten.“

Jetzt hat das Marketingteam einen vollautomatisierten Prozess für die Erstellung, Nachverfolgung und Aktualisierung von Events. Wenn Palacios in Zusammenarbeit mit einer Agentur eine neue Verkaufserfahrung in Smartsheet erstellt, wird automatisch eine Benachrichtigung an die Agentur geschickt, um den Anbieter zu bestätigen und das Marketingservices-Team zu informieren, dass es anhand der Informationen mit der Erstellung einer Landing Page beginnen kann. Es gibt kein umständliches Hin und Her von E-Mails mehr, Kommunikationsverzögerungen gehören der Vergangenheit an. „Sämtliche Abläufe sind jetzt automatisiert und niemand muss E-Mails schreiben. Die Kommunikation findet komplett über Smartsheet statt und alle Beteiligten haben mehr Zeit für ihre Arbeit“, sagt Palacios. 

Weniger E-Mails und Besprechungen, mehr Effizienz 

Durch die Automatisierung der Planung und Nachverfolgung beim Eventmanagement konnte die HP-Abteilung North America Commercial Marketing mit Smartsheet die Effizienz steigern. „Smartsheet ermöglicht uns, deutlich effizienter zu arbeiten, und die Kommunikation zu Events erfordert jetzt weniger E-Mails“, so Palacios. Sie schätzt, dass die Anzahl der E-Mails für gezielte Verkaufsevents um 90 % zurückgegangen ist. Aktuelle Informationen zu Terminen, Content-Assets und Registrierungen können jetzt über das Smartsheet-Dashboard abgerufen werden. „Früher konnten wir nicht nachvollziehen, von wem ein Event aktualisiert wurde. Wir wurden auch nicht automatisch benachrichtigt, wenn jemand ein neues Event angefordert oder ein Event bearbeitet hat“, meint Palacios. „Nach der Implementierung der neuen Lösung konnte ich mich darauf verlassen, dass alle Aufgaben erledigt wurden. Ich musste nicht mehr persönlich nachfragen – alle erforderlichen Informationen waren in Smartsheet zu sehen. Unser Marketingservices-Team meinte sogar, dass es unsere regelmäßigen Gespräche vermisst. Da die Mitarbeiter jetzt alles Nötige in Smartsheet fanden, gab es viel seltener Anlass zur Rücksprache.“

Die durch Smartsheet hinzugewonnene Effizienz hat Palacios ermöglicht, neue Verantwortlichkeiten zu übernehmen und Support in mehreren Marketingbereichen anzubieten. „Wenn ich weitere Funktionen übernehme, müssen diese Stellen nicht besetzt werden und wir können Lohnkosten sparen“, sagt sie. „Das ist aber nur möglich, weil ich jetzt viel produktiver und effizienter arbeiten kann.“

Aufgrund der höheren Effizienz und der Projekt- und Eventverfolgung in Echtzeit muss die Marketingabteilung weniger Planungs- und Statusbesprechungen abhalten. „In der Vergangenheit hatten wir für jedes Event 6–8 Besprechungen, jetzt sind es nur noch 2“, so Palacios. „Im Falle einer Agentur können wir auf die üblichen Meetings komplett verzichten. Dadurch haben wir Zeit, um uns Gedanken über die Verbesserung der Kundenerfahrung zu machen.“

Anzahl der HP-Events steigt von 6 auf 26 pro Quartal

Dank automatisierter Prozesse und Effizienzsteigerung sind Palacios und ihr Team produktiver geworden. Statt der bisherigen 6 Events pro Quartal richten sie heute 26 aus.

„Seit wir Smartsheet verwenden, können wir mehr als doppelt so viele Events durchführen. In zwei Quartalen hatten wir so viele Events wie sonst in einem ganzen Jahr. Darüber hinaus konnte das Marketingteam die durchschnittliche Bearbeitungszeit für Events von 84 auf 54 Tage reduzieren. Mit Smartsheet sparen wir uns bei der Eventplanung quasi einen ganzen Monat“, sagt Palacios.  „Das macht sich auch beim Umsatz bemerkbar.“ In der Regel investiert die Marketingabteilung 15.000 USD in die Eventerstellung und die Vertriebsunterstützung und erzielt damit im Durchschnitt einen ROI von 300.000 USD pro Event – für einzelne Marketingerfolge sogar bis zu 2 Millionen USD. „Allein in der ersten Hälfte dieses Jahres konnten wir die Einnahmen des gesamten letzten Geschäftsjahres einfahren“, so Palacios.

Die HP-Abteilung North America Commercial Marketing führt Smartsheet auch bei anderen Teams ein, z. B. globalen Marketing- und Eventteams in Europa und Australien, um die Automatisierung auf weitere Prozesse auszuweiten. „Dank Smartsheet sind wir besser organisiert und kommunizieren besser. Außerdem ist unsere Zusammenarbeit auf einem ganz anderen Level“, sagt Palacios. „Wir freuen uns, das Tool für andere Abteilungen bei HP einzuführen.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.