Climate Pledge Arena und Seattle Kraken vereinfachen mit Smartsheet und Brandfolder das Veranstaltungsmanagement und den Ticketvertrieb

Die Climate Pledge Arena befindet sich im Herzen Seattles, Washington, USA, inmitten des Seattle Centers und ist bereits seit mehr als 50 Jahren der Mittelpunkt der Sport- und Unterhaltungsszene der Stadt. Die Arena wurde erstmals 1962 während der Seattle World’s Fair unter dem Namen Seattle Center Coliseum eröffnet. Das Gebäude wurde im Jahr 1995 renoviert und zu KeyArena umbenannt, bevor die Arena 2021 unter neuem Konzept als moderne Climate Pledge Arena ihre Türen öffnete.

Heute beheimatet die Arena das National Hockey League-Eishockeyteam Seattle Kraken sowie die Seattle Storm der Women’s National Basketball Association (WNBA) und jedes Jahr finden dort Hunderte Konzerte und andere Veranstaltungen statt. Bei diesem Veranstaltungsort liegt der Fokus auf Nachhaltigkeit – die Arena ist die weltweit erste CO2-neutrale Sportstätte und wird ausschließlich mit erneuerbaren Energien betrieben. Das Magazin Sports Business Journal verlieh der Arena im Jahr 2022 den Titel „Climate Pledge Arena Facility of the Year“. 

Das Marketingteam der Climate Pledge Arena ist vielbeschäftigt – es ist dafür zuständig, den Ticketvertrieb zu steigern und bei allen Veranstaltungen für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen. „Wir möchten im Hinblick auf die verkauften Tickets eine der fünf besten Arenen des Landes werden“, so Rosie Selle, Vice President of Marketing bei der Climate Pledge Arena. „Wir wollen möglichst viele Tickets verkaufen und unseren Fans und Gästen in der Arena gleichzeitig eine großartige Erfahrung bieten.“ Genauso möchte das Vertriebs- und Serviceteam (Sales & Service) der Seattle Kraken den Verkauf von Jahreskarten und Tickets für einzelne Spiele des Teams steigern sowie die Verkaufszahlen der Premium-Suiten für Spiele oder andere Veranstaltungen in der Arena erhöhen. „Wir denken uns ständig neue und einzigartige Strategien aus, wie wir den Vertrieb der Spiel- und Veranstaltungstickets steigern können“, so Dan Souder, Vice President, Sales & Service bei den Seattle Kraken. Sowohl das Marketingteam der Arena als auch das Vertriebs- und Serviceteam der Kraken verwendet Smartsheet, um alle Veranstaltungsinformationen und -zeitpläne in Echtzeit zu verwalten. Außerdem setzen sie das Tool zur Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern ein, um zu gewährleisten, dass die Projekte nach Plan ablaufen.

„Smartsheet unterstützt uns dabei, alle Prozesse effizienter zu gestalten – von Konzertankündigungen bis hin zu Ticketverkäufen“, so Selle. Kim Jurgensen, Director, Premium Service and Hospitality bei den Seattle Kraken, fügt hinzu: „Dank Smartsheet bleiben wir organisiert und es bietet uns eine zentrale Plattform, über die alle auf die aktuellsten Projektinformationen zugreifen können.“

Bevor Smartsheet eingesetzt wurde, war das Marketingteam der Arena auf gewöhnliche Tabellensoftware und E-Mails angewiesen, um Veranstaltungen zu verwalten und miteinander zu kommunizieren. Jedoch gestaltete sich das Projektmanagement schwer, da aufgrund der Pandemie Probleme mit den Zeitplänen auftraten. „Für jedes Konzert sind vier Daten von Bedeutung – die Konzertankündigung, der Ticketvorverkauf, der eigentliche Ticketverkauf und das Konzert selbst. Diese Daten müssen wir oftmals für bis zu sieben Künstler pro Woche verwalten“, so Janice Jimenez, Director of Marketing bei der Climate Pledge Arena. „Ein Künstler änderte sieben Mal das Datum – in einer Situation wie dieser musste viel per E-Mail kommuniziert werden. Das war alles andere als optimal.“ Das Marketingteam nutzte auch E-Mails und webbasierte Dropbox-Anwendungen, um kreative Assets wie Grafiken oder andere digitale Assets zu speichern und zu teilen, die eingesetzt wurden, um für jede Veranstaltung zu werben. Umfangreiche, digitale Dateien per E-Mail hin- und her zu schicken war zeitaufwendig und ineffizient. „Wir verwendeten immer ein Link-basiertes System zu einem Archiv. Das Versenden und Erhalten von Dateien dauerte meistens lange“, erklärt Jimenez. 

Die Kommunikation gestaltete sich außerdem schwierig, da das Vertriebs- und Serviceteam der Seattle Kraken dafür E-Mails und Tabellensoftware verwendete. „Wir arbeiten täglich mit unterschiedlichen Ticketing-, Vertriebs-, Marketing-, Betriebs- und Arena-Teams zusammen und die Kommunikation mit allen fiel dementsprechend schwer“, so Jurgensen. 

Mit Smartsheet Veranstaltungen, digitale Assets und den Bestand an Suiten nachverfolgen

Das Marketingteam der Climate Pledge Arena integrierte Smartsheet in seinen kreativen Workflow und die Prozesse zur Verwaltung der Veranstaltungen, um die bestehenden Probleme zu lösen. Das Team verwendet nun ein umfangreiches Sheet zur Organisation, das alle aktuellen Veranstaltungsinformationen enthält – so auch die vier wichtigsten Daten für jede Veranstaltung. Wenn ein Mitglied des Marketingteams eine Veranstaltung hinzufügt oder aktualisiert, werden die Informationen an ein Veranstaltungsmarketing-Sheet übertragen. Dieses Sheet ruft eine Checkliste mit 18 unterschiedlichen Assets auf, die vor der Ankündigung der Veranstaltung erstellt werden müssen. „Das Veranstaltungs-Sheet ist die Basis für alle Projekte“, so Beth Baker, Art, Design und Creative Manager des Marketingteams der Climate Pledge Arena. Baker und ihr Team verwenden in Smartsheet auch automatisierte Workflows, die sie benachrichtigen, wenn ein neues Projekt in einem Sheet hinzugefügt wird.

In der Marketingabteilung der Arena wird außerdem Brandfolder eingesetzt – das preisgekrönte System zur Verwaltung digitaler Assets von Smartsheet. Darin werden alle Branding-Assets der Arena und der Veranstaltungen gespeichert. Ein Beispiel hier ist das digitale Medien-Paket der Arena.

„Wenn wir die Vorbereitung für die Ankündigung der Veranstaltungen abgeschlossen haben, teilen wir die digitalen Assets mit dem Team oder Künstler in Brandfolder“, erklärt Baker. „So können unsere Partner schnell die benötigten Branding-Assets finden.“

Das Vertriebs- und Ticketing-Team der Seattle Kraken profitiert von Smartsheet, indem es damit den Bestand der Premium-Suite-Tickets verwaltet. Dazu zählen die Zeitpläne, die Verfügbarkeit, die Essensbestellungen, die Suite-Spenden und die Hauptansprechpartner. „Dank Smartsheet können wir nun schnell feststellen, wie viele Suiten für jede Veranstaltung verfügbar sind, wie viel sie kosten und welcher Service in der Miete inbegriffen ist“, erklärt Jurgensen. Jurgensen und ihr Team verwenden in Smartsheet Farbkennzeichnungen, um die Kraken-Ticket- und Hospitality-Teams besser unterscheiden zu können. Außerdem benutzt das Team die mobile Smartsheet-App, um die Suite-Bestandsdaten in Echtzeit über ihre Mobilgeräte aufrufen zu können. 

Bessere Veranstaltungsplanung und effizienterer Vertrieb von Tickets und Suiten 

Mithilfe von Smartsheet konnte die Climate Pledge Arena die Verwaltung der Veranstaltungen und den Ticketvertrieb automatisieren und optimieren. „Für dieses Team ist es ausschlaggebend, einen Überblick über aktuelle und zukünftige Veranstaltungen zu haben. Smartsheet schafft die benötigte Transparenz, um jedes Konzert und jede Sportveranstaltung nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass alles nach Plan verläuft“, so Selle. „Smartsheet ist benutzerfreundlich und bietet uns einen zentralen Ort, an dem mehrere Abteilungen zu jeder Zeit auf alle Veranstaltungsinformationen, wie beispielsweise wichtige Daten und die Anzahl verkaufter Tickets, zugreifen können. Mit Smartsheet können wir alle unsere Prozesse effizienter gestalten. Wir haben vor Kurzem fünf Veranstaltungen angekündigt und den Ticketverkauf für alle gestartet – mit 18 Assets pro Veranstaltung. Das lief dank Smartsheet reibungslos ab.“

Mithilfe von Brandfolder kann das Marketingteam digitale Assets einfacher verwalten und teilen. „Durch Brandfolder und Smartsheet konnten wir unsere Prozesse optimieren. Wir müssen nun nicht mehr unzählige E-Mails versenden, wenn eine neue Veranstaltung angekündigt wird“, erklärt Baker. „Wenn wir eine Veranstaltung ankündigen, haben wir eine Aufgabe weniger zu erledigen. Unsere Partner wissen, wo sie die benötigten Assets herunterladen können. Ich verlasse mich komplett auf Smartsheet, um meine täglichen Aufgaben zu erledigen und um sicherzustellen, dass das bei meinem Team auch der Fall ist.“

Das Vertriebs- und Serviceteam der Seattle Kraken bemerkte die gesteigerte Effizienz auch bei der Nachverfolgung der Suitenverkäufe. „Wir können alle Daten zu unseren Suiten an einem zentralen Ort in Smartsheet aufrufen und müssen uns nicht mehr durch zahlreiche Ordner und E-Mails durchklicken, bis wir die aktuellsten Informationen gefunden haben“, so Jurgensen. Das Team verwendet in Smartsheet ebenfalls benutzerdefinierte Berichte und spart damit wöchentlich vier bis fünf Stunden ein, die früher für die manuelle Erstellung der Ticketing-Berichte aufgewendet werden mussten.

„Wir sparen uns durch Smartsheet Zeit, deshalb können wir uns jetzt anderen Herausforderungen widmen und möglicherweise neue Wege finden, wie wir unseren Vertrieb steigern können“, sagt Souder.

Verbesserte interne und externe Kommunikation 

In der Marketingabteilung der Climate Pledge Arena wurde dank Smartsheet die interne sowie die Kommunikation mit externen Anbietern verbessert. Beispielsweise wird dadurch, dass es einen zentralen Ort gibt, an dem aktualisierte Daten zu den Tickets und zum Vertrieb aufgerufen werden können, sichergestellt, dass alle Teammitglieder zu jeder Zeit auf demselben Stand sind. „Veranstaltungsdaten verändern sich ständig. Wenn das der Fall ist, überträgt das Master-Sheet in Smartsheet sofort automatisch die richtigen Daten in alle anderen Sheets“, erklärt Baker. „Unsere Daten stimmen immer zu 100 Prozent – das ist für unser Unternehmen essenziell.“

Das Vertriebs- und Serviceteam der Seattle Kraken konnte durch die mobile Smartsheet-App ebenfalls die Kommunikation verbessern. „Wir verwenden die mobile Smartsheet-App auf unseren Mobilgeräten, wenn wir uns während einer Veranstaltung auf dem Gelände bewegen. Durch die App können wir ganz einfach dem Gästeservice und dem Hospitality-Team mitteilen, welche Anforderungen unsere Kunden in den Suiten haben, ohne dabei erst im Büro die Informationen heraussuchen zu müssen“, so Jurgensen. Dank der schnelleren Kommunikation kann das Team den Gästen im Gesamten eine bessere Erfahrung bieten.

„Als Unternehmen möchten wir uns von anderen Sportarenen abheben“, sagt Souder. „Mithilfe von Smartsheet können wir die mobile App verwenden und somit öfter direkten Kontakt zu unseren Gästen haben und sie willkommen heißen. Das Tool ermöglicht es uns, den Fokus mehr auf den Aufbau von Beziehungen zu unseren Kunden zu legen.“ 

Climate Pledge Arena möchte Smartsheet nun in weiteren Abteilungen einführen, um das Unternehmen als Ganzes noch effektiver zu gestalten. „In dieser Branche arbeiten wir in einem schnelllebigen Umfeld, in dem es manchmal schwerfällt, Schritt zu halten“, erklärt Selle. „Ein Tool wie Smartsheet unterstützt uns dabei, indem es unsere Arbeit erleichtert.“

Weitere Informationen zu diesem Kundenbericht finden Sie in unserer Fallstudie.