Was ist eine Lieferanten-Wertungsliste?
Eine Lieferanten-Wertungsliste (auch Anbieter-Wertungsliste oder Lieferantenmanagement-Wertungsliste genannt) ist ein Business-Tool, das die Überwachung der Lieferantenleistung ermöglicht und sicherstellt, dass Sie eine vorteilhafte Beziehung zu Ihren Lieferanten pflegen. Mit Lieferanten-Wertungslisten profitieren Sie auch von Erkenntnissen für Verbesserungen.
Sie können Wertungslisten mit einfachen Tabellen erstellen oder von Lieferantenmanagement-System-Software (Vendor Management System/VMS) profitieren, die große Organisationen mit vielen komplexen Lieferantenbeziehungen in der Regel bevorzugen. Lieferanten-Wertungslisten unterstützen das strategische Lieferantenbeziehungsmanagement (Supplier Relationship Management/SRM) in allen Branchen. Weitere Informationen zur Verwaltung von Lieferantenbeziehungen finden Sie im Artikel „Der ultimative Leitfaden zur Verwaltung von Lieferantenbeziehungen“.
Obwohl sich jede Wertungsliste in ihren Einzelheiten unterscheidet, umfasst die Entwicklung von Lieferanten-Wertungslisten häufig die folgenden vier Prozessschritte:
- KPIs identifizieren: Entscheiden Sie, welche Leistungsmesszahlen Sie verwenden werden, die abschließend entscheiden, ob Ihre Organisation die wichtigsten Geschäftsziele erreicht oder nicht.
- Messzahlen definieren: Bestimmen Sie die Leistungsdaten von Lieferanten, die Sie kontinuierlich nachverfolgen müssen.
- Messzahlen gewichten: Einige Messzahlen sind kritischer als andere. Bewerten Sie Messzahlen basierend auf ihrer Bedeutung für den Erfolg der Organisation und wie sie die KPIs stützen.
- Rankings bewerten: Stakeholder können die Leistung von Lieferanten auf der Grundlage von drei Arten von Bewertungen erfassen: die Analyse von Ergebnissen zu Messzahlendaten und die Gewichtung dieser Ergebnisse, die Festlegung der Bereiche, in denen sich ein Lieferant verbessern sollte und die Entscheidung, ob Sie eine Partnerschaft überdenken sollten.
Sie können mehrere verschiedene Arten von Wertungslisten verwenden, um verschiedene Lieferanten zu bewerten. Gerard Blokdyk, CEO von The Art of Service und Autor von mehr als 50 Büchern, darunter Effective Vendor Management: A Complete Guide (2020 Edition), stellt fest: „Unternehmen nutzen verschiedene Arten von Wertungslisten, um bestimmte Arten von Lieferantenleistung zu messen ... Entwerfen Sie Ihre Wertungslisten mit Bedacht, um sicherzustellen, dass ein Lieferant Ihre definierten Anforderungen erfüllt.“
Vorlage für Lieferantenbewertung und -Wertungslisten
Verwenden Sie diese Excel-Wertungsliste, um eine erste Lieferantenauswahl zu treffen, mehrere Lieferanten zu vergleichen und einen bestimmten Lieferanten kontinuierlich zu bewerten. Diese Vorlage stellt Daten bequem zusammen, sodass Sie einen gewichteten Score-Ansatz anwenden und evidenzbasierte Entscheidungen treffen können. Diese Tabelle erleichtert die Bearbeitung und das Hinzufügen der Metriken, die für Ihr Geschäft am wichtigsten sind.
Vorlage für Lieferantenbewertung und -Wertungslisten herunterladen – Excel
Lieferanten-Wertungslisten im Bereich IT
In Organisationen mit mehreren oder komplexen IT-Lieferantenbeziehungen verwenden Manager IT-Lieferanten-Wertungslisten, um auf IT-Lieferanten und -Prozesse bezogene Messzahlen zu organisieren und zu bewerten. Diese Art von Wertungsliste ermöglicht es Managern, Kosten zu senken, Risiken zu minimieren und kontinuierliche Verbesserung voranzutreiben.
Heute verlässt sich fast jedes Unternehmen der Welt auf IT für einen effizienten Betrieb. Je größer oder multinationaler ein Unternehmen ist, desto stärker ist es von IT-Lieferanten abhängig. Effektive IT ist ein integraler Bestandteil des Geschäftserfolgs, daher ist die sorgfältige Verwaltung von IT-Lieferantenbeziehungen (die oft sehr kostspielig sein können) für die Rentabilität und operative Funktionalität von entscheidender Bedeutung.
IT-Manager müssen abschätzen, wie gut neue Technologien Geschäftszielen dienen. Bewerten Sie sorgfältig die Messzahlen und Kriterien, die Sie der IT-Lieferanten-Wertungsliste hinzugefügt haben, um dies ordentlich zu tun. Dieser pragmatische Ansatz in Bezug auf Einkauf oder Outsourcing im Bereich IT hilft Ihnen, potenzielle Risiken zu vermeiden.
Vorlage für Bewertung und Wertungsliste für IT-Lieferanten
Da IT-Lieferanten im Rahmen ihrer Dienstleistungen oft Zugriff auf sensible Unternehmensinformationen erhalten, stellen sie eine besondere Kategorie von Lieferant dar. Diese speziellen Anbieter müssen mit äußerster Genauigkeit überprüft werden. Verwenden Sie die in dieser Vorlage für eine Risikobewertung und Wertungsliste für IT-Lieferanten enthaltenen Kategorien, um Bewertungen von IT-Lieferanten auf Kurs zu halten und Äpfel mit Äpfeln vergleichen zu können. Sie können auch Kategorien hinzufügen, die für Ihre Organisation relevanter sind.
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Lieferantenrisiko-Wertungslisten
Verwenden Sie Lieferantenrisiko-Wertungslisten, um eine Kaufentscheidung zu treffen oder laufende Interaktionen zu überwachen. Mit diesen Wertungslisten können Sie die potenziellen Nachteile von IT- und anderen Lieferanten mit hohem Risiko quantifizieren, die Ihr Unternehmen durcheinanderbringen oder anderweitig negativ beeinflussen können.
Ein Lieferant mit hohem Risiko kann gegebenenfalls Zugriff auf sensible Informationen wie Gesundheitsdaten, geistiges Eigentum oder Finanzunterlagen zu einer Person haben und daher hohe finanzielle, Compliance- oder operative Risiken oder die Gefahr eines Rufschadens darstellen. Zur Bewertung des Risikos eines Lieferanten kategorisieren Organisationen die Messzahlen der Wertungsliste zum Risiko eines Drittanbieters in der Regel in „Hoch“, „Mittel“ oder „Gering“. Weitere Informationen zur Minimierung von Lieferantenrisiken finden Sie im Artikel „Der definitive Leitfaden zum Lieferantenrisikomanagement“.
Vorlage für Risikobewertung und Wertungsliste für Lieferanten
Diese Excel-Vorlage hilft im Rahmen der Due Diligence Ihres Unternehmens, potenzielle Risiken zu erkennen und zu bewerten, bevor Sie einen Lieferanten beauftragen. Sobald Sie diese Risiken identifiziert haben, können Sie entscheiden, ob ein Lieferant Ihre Standards erfüllt. Sie können einen Lieferanten auch bitten, ein Risiko zu beseitigen, das Sie als unannehmbar hoch empfinden. Diese Vorlage für die Risikobewertung von Lieferanten enthält eine Reihe von Fragen, die Sie an Ihre spezifische Situation anpassen können. Um die Entscheidungsfindung zu erleichtern, bietet die Vorlage auch Stellen für die Zuweisung von Risiken.
Vorlage für Risikobewertung von Lieferanten herunterladen
Lieferanten-Wertungslisten als strategisches Instrument
Lieferanten-Wertungslisten, die den Fokus auf das Erreichen strategischer Ziele wie KPIs legen, können für Organisationen, die sie zur Verwaltung mehrerer Lieferanten und komplexer nationaler und internationaler Lieferketten verwenden, einen Wettbewerbsvorteil darstellen.
Für Suman Sarkar, Partner bei 3S Consulting und Autor von The Supply Chain Revolution: Innovative Sourcing and Logistics for a Fiercely Competitive World, ist der Wert guter Lieferantenbeziehungen auf spezielle Weise mit dem organisatorischen Erfolg in der globalen Wirtschaft verbunden.
„Die meisten erfolgreichen Unternehmen wissen um die Bedeutung von Lieferanten für ihren Erfolg – von der Förderung von Innovation und der Verwaltung des Betriebs bis hin zur Verbesserung der Effizienz“, betont Sarkar. „Wertungslisten sind ein gutes Mittel, um die Verantwortung von Lieferanten sicherzustellen und ihren Fortschritt beim Erreichen von Geschäftsergebnissen nachzuverfolgen.“
Sarkar führt Steve Jobs als jemanden an, der die Bedeutung der Verwaltung von Lieferantenbeziehungen und der Lieferkette des Unternehmens verstanden hat: „Als Steve Jobs zu Apple zurückkehrte, um das Unternehmen zu retten, waren seine drei Ziele: erstens, die Produktpipeline zu verbessern, zweitens, das Marketing zu verbessern und drittens, die Lieferkette zu transformieren.“ Die Ergebnisse sprechen für sich.
Blokdyk von Art of Service betrachtet Lieferanten-Wertungslisten als einen kritischen Bestandteil von optimaler Strategieplanung und -management: „Die Lieferanten-Wertungsliste einer erfolgreichen Organisation ist oft eine ausgewogene Wertungsliste, welche die Lieferantenleistung auf verschiedenen Ebenen im Zusammenhang mit der Organisationsstrategie misst und nachverfolgt.“ Weitere Informationen zu ausgewogenen Wertungslisten und der Bedeutung der Nachverfolgung von vor- und nachlaufenden Indikatoren zur Voranbringung des Unternehmens erhalten Sie im Artikel „Alles, was Sie über ausgewogene Wertungslisten wissen müssen“.
Lieferanten-Wertungslisten können aufgrund ihrer bloßen Existenz als strategisches Instrument dienen. Der Hawthorne-Effekt besagt, dass Personen (in diesem Fall Lieferanten), die wissen, dass sie überwacht werden, ihr Verhalten ändern. Mit anderen Worten: Wenn sich Lieferanten der Überwachung mittels Wertungslisten bewusst sind, tun sie ihr Bestes, um ihre Aktionen so anzupassen oder zu ändern, dass sie die Erwartungen erfüllen und den Zuschlag erhalten.
Selbstbewertung und Erstellung von Lieferanten-Wertungslisten
Es kann oft schwierig sein, die idealen KPIs und Messzahlen für Ihr Unternehmen zu bestimmen. Wenn Sie mit einer solchen Herausforderung zu tun haben, führen Sie eine gründliche Selbstbewertung mit internen Stakeholdern durch, um Ihre Ziele zu bestimmen.
„Es ist wichtig, eine Selbstbewertung durchzuführen (also die richtigen Fragen zu stellen), bevor man seine Wertungsliste anfertigt“, sagt Blokdyk, der sich mit Kunden berät, um die Unternehmensziele und -probleme zu sondieren. „Das erste Ziel besteht darin, eine Lieferanten-Wertungsliste mit einem rationalen Prozessdesign zu erstellen. Verwenden Sie die Wertungsliste anschließend, um bestehende Vorgänge schnell zu überprüfen. Eine solche Überprüfung dient als Ausgangspunkt für eine Lückenanalyse, die Ihnen hilft, die Ziele zu verstehen und zu erkennen, was Sie verbessern müssen.“
Blokdyk verwendet sieben Dimensionen, von denen jede einige hundert Leitfragen enthalten kann. Die Antworten auf diese Fragen generieren automatisch RACI-Wertungslisten-Diagramme samt Handlungsschritten. Die Wertungsliste zeigt auf, welche Bereiche Aufmerksamkeit erfordern.
Auch wenn Ihr Team möglicherweise keine Hunderte von Fragen generiert, helfen diese Schritte Ihnen und Ihren internen Stakeholdern, eine Roadmap zu erstellen, um strategische Ziele und entsprechende Messzahlen festzulegen.
Hier sind die Fragen, die Sie für die sieben Bereiche der Selbstbewertung verwenden können:
- Erkennen: Was ist für unser Unternehmen wertvoll? Welchen Problemen oder Störfaktoren stehen wir gegenüber?
- Definieren: Was sind die Bedürfnisse und Ziele unseres Unternehmens?
- Messen: Wie verwalten wir derzeit Lieferanten und ihre Leistung? Was sind die aktuellen Leistungsdaten und was verraten sie?
- Analysieren: Was zeigen unsere aktuellen Ergebnisse? Welche Ursachen, Annahmen und Hypothesen erklären unsere aktuelle Situation?
- Verbessern: Wie können wir Prozesse und Implementierung verbessern? Was sind die praktischen Lösungen?
- Kontrolle: Wie können wir die Leistungen und Ergebnisse kontrollieren? Wie halten wir die Leistung aufrecht und beheben mögliche Komplikationen?
- Aufrechterhalten: Wie können wir unsere Praktiken in Zukunft aufrechterhalten? Wie können wir die Vorteile verbesserter Geschäftsprozesse beibehalten?
Nachdem Sie eine geeignete Strategie für die Erstellung der Lieferanten-Wertungsliste und die zugehörigen Messzahlen für Ihr Unternehmen identifiziert haben, verwenden Sie sie, um Ihre benutzerdefinierte Wertungsliste zu erstellen.
Messzahlen im Zusammenhang mit der Lieferanten-Wertungsliste
Die Messzahlen einer Lieferanten-Wertungsliste sind messbare Statistiken, die konkrete Daten zur Leistung eines Lieferanten liefern. Ganz gleich, ob Sie potenzielle Lieferanten vergleichen oder aktuelle Lieferanten bewerten, Sie können diese Informationen erfassen und verwenden, um Ihre Bewertungs- und Entscheidungsprozesse zu quantifizieren und zu vereinfachen.
„Eine Wertungsliste sollte die Qualität und Quantität oder das Volumen messen“, sagt Sarkar von 3S Consulting. „Bei ausgelagerten Zahlungsdiensten würde beispielsweise die Anzahl der Fehler ein Qualitätsmaß und das Volumen der Transaktionen ein Quantitätsmaß darstellen. Die meisten Unternehmen sind recht gut darin, die Quantität zu messen. Für Maßnahmen zur Messung der Qualität nehmen sie sich jedoch nicht die nötige Zeit.“
Sarkar fügt hinzu: „Der beste Weg, Qualitätsmesszahlen für Wertungslisten zu erstellen, besteht darin, mit Stakeholdern über ihre Geschäftsziele zu sprechen und darüber, wie ein Lieferant ihnen helfen kann, diese zu erreichen. Die Wertungsliste sollte als Anreiz und nicht als Strafe für Lieferanten dienen.“
Hier sind einige grundlegende Messzahlen, die Sie berücksichtigen sollten, wenn Sie eine neue Wertungsliste erstellen oder eine vorhandene überarbeiten:
| Qualität |
| Wenige Fehler, Irrtümer, Material- oder Leistungsprobleme |
| Entspricht den Vorgaben eines zertifizierten Prüflabors oder einer anderen Aufsichtsbehörde |
| Verfügt über ein internes System zur Qualitätskontrolle vor dem Versand |
| Zustellung |
| Angemessene Vorlaufzeiten und pünktliche Lieferungen |
| Bietet bei Bedarf einen flexiblen Lieferzeitplan |
| Bietet korrekte und genaue Lieferbelege und Berichte |
| Kennzeichnet Pakete oder andere Lieferungen korrekt |
| Bietet geeignetes Verpackungsmaterial |
| Vertragsvereinbarung |
| Erfüllt alle Vertragsbedingungen |
| Compliance |
| Erfüllt die Anforderungen der Zoll- und Grenzschutzbehörde der Vereinigten Staaten |
| Übernimmt Verantwortung für die Umwelt/legt Wert auf ethische Beschaffung |
| Verfolgt ein Programm für soziale Verantwortung |
| Erfüllt bestimmte Anforderungen an die Produktsicherheit, die für Ihr Unternehmen gelten |
| Erfüllt Sicherheitsstandards |
| Hält gesetzliche Anforderungen ein |
| Service |
| Die Füllrate der Lagerbestände entspricht der Nachfrage, ohne dass es zu Rückständen, Fehlmengen oder Umsatzeinbußen kommt |
| Bietet Echtzeit-Einblick in den Bestandsstatus |
| Bietet ausgezeichnete Vorlaufzeiten |
| Sendet zeitnah Warnungen bei Problemen oder Bedenken |
| Reduziert Lieferrückstände und Fehlmengen auf ein Minimum |
| Berät zum Produktionsstatus |
| Bietet technischen Support prompt und präzise |
| Lieferungen veranlassen den Ersatz des abgelehnten oder fehlerhaften Produkts |
| Handhabt Beanstandungen effizient und korrekt |
| Kosten/Preise |
| Bietet die kostengünstigste (oder eine günstigere) Option |
| Bietet wettbewerbsfähige Warenkosten |
| Kommuniziert Preiserhöhungen im Voraus |
| Gibt Vorschläge zur Kostenreduzierung |
| Finanzen/Buchhaltung |
| Versendet Rechnungen rechtzeitig |
| Versendet übersichtliche Rechnungen |
| Nimmt Rückbuchungen vor |
| Bietet klare Zahlungsbedingungen |
| Akkurate Rechnungsstellung |
| Guthaben wird umgehend ausgestellt |
Gleichungen zur Bestimmung bestimmter Messzahlen
Um die Lieferantenleistung zu messen, entwickeln viele Unternehmen Gleichungen, um konkrete Daten zu generieren. Hier sind einige Beispiele, die Ihnen bei der Bewertung helfen:
- Menge:
- Abgelehnte monatliche Menge ÷ gelieferte Monatliche Menge = monatliche Lieferungen insgesamt
- Rollierende Quartalsmenge abgelehnt ÷ rollierende gelieferte Quartalsmenge = rollierende Lieferungen im Quartal
- Vorlaufzeit:
- Tatsächliche Vorlaufzeit – Anfängliche Vorlaufzeit = Umfang der Verbesserung
„Eine starke finanzielle Leistung, oft der wichtigste Punkt auf der Wertungsliste für die meisten Unternehmen, ist das Ergebnis einer starken Leistung in all den anderen Punkten der Wertungsliste“, sagt Blokdyk.
Kriterien für Lieferanten-Wertungslisten
Manchmal kann die Verwendung qualitativer Bewertungen zur Bewertung von Lieferanten schwieriger sein als die Verwendung strenger quantitativer Maßnahmen. Qualitative Maßnahmen können aber auch Ihre Erfolgschancen erhöhen. Angesichts des sich verschärfenden Wettbewerbs können Unternehmen verwundbar sein, wenn sie quantitative Maßnahmen wie Kostensenkungen gegenüber qualitativen Maßnahmen wie Innovation oder anderen weichen Faktoren vorziehen.
Gary Gustafson, President von G-Force Consulting und Autor, sagt: „Ich entwickle seit mehr als 20 Jahren Lieferketten in der Motorsportbranche (z. B. Motorrad-, Quad- und Schneemobilhersteller) und bin erstaunt, dass viele der Messzahlen von früher immer noch verwendet werden.
„Warum gibt es keinen Innovationsmaßstab für Zulieferer, der den Beitrag der Entwicklungsabteilung des jeweiligen Originalausstatters (Original Equipment Manufacturer, OEM) einbezieht?“ Durch eine solche Anpassung wird die Messzahl anpassungsfähig. „Ein Lieferant, der seine Bewertung verbessern möchte, oder ein Käufer, der seinen Vertrag weiterführen möchte, kann veraltete Messzahlen wie Kostenreduzierung im Jahresvergleich (YOY) und pünktliche Lieferung ausspielen.“
Gustafson betont, dass langfristiges Denken wichtig ist: „Wer nicht strategisch denkt, behindert die Innovation und verpasst größere Chancen. Wenn Unternehmen der Weitblick fehlt, wenden Käufer (die den Anreiz haben, den Status quo aufrechtzuerhalten oder lediglich eine schrittweise Verbesserung zu erzielen) Chancen ab; andere lassen diese Chancen einfach außer Acht.“
Gustafson betont die Notwendigkeit, Innovation als kritisches Wertungslisten-Kriterium zu betrachten: „Wenn Sie einen Lieferanten an einen Käufer binden, der nicht technisch versiert ist, könnten Sie etablierte Lieferanten benachteiligen, wenn es darum geht, einem OEM neue Designideen vorzustellen.“
Verwenden Sie diese Liste, um Ihre Wertungsliste zu ergänzen oder um eine Diskussion über die Kriterien zu beginnen, die für Ihr Unternehmen geeignet sind:
| Strategische Funktionen |
| Geschäftliches Leistungsversprechen |
| Starkes F&E-Team |
| Bewertung der Finanzsituation des Lieferanten |
| Vertikale Integration von Lieferkettenfunktionen |
| Richtlinien in der gesamten Lieferkette |
| Wöchentliche Erfassung von rückständigen Beträgen und Produkteinheiten |
| Reaktionsfähigkeit und Kreativität |
| Neigung zur kontinuierlichen Verbesserung |
| Tracking bei neuen Produktentwicklungen |
| Entwicklung neuer Produkte und Innovationen |
| Kostensparende Ideen und Möglichkeiten |
Ein Fokus auf Kostenmesszahlen und finite Einsparungsziele trübt oft die Geschäftsaussichten. „In meiner Branche ist es oft so, dass Innovation der größte Beitrag ist, den ein Lieferant für einen OEM leistet. Aber diese Innovation stößt beim OEM auf taube Ohren, weil die Messzahlen für den strategischen Einkäufer keinen Anreiz schufen, innovative Ideen von seinen Lieferanten zu fordern (bei Wahrung der Rechte am geistigen Eigentum). Eine Pipeline voller Innovationen, die von den Lieferanten hervorgebracht werden, sollte genauso wichtig sein wie Teile pro Million, Kostensenkung und andere Messzahlen“, betont Gustafson.
Wichtige KPIs für Lieferanten-Wertungslisten
Ein wichtiger Leistungsindikator eines Lieferanten ist eine Kennzahl, die zeigt, wie effektiv die Lieferantenleistung dazu beiträgt, dass ein Unternehmen seine strategischen Geschäftsziele erreicht.
„Wenn Sie eine Lieferanten-Wertungsliste anfertigen, die die in einem Vertrag enthaltenen Service-Level-Agreements (SLA) nutzt, dann sollten Sie über klar definierte KPIs verfügen“, so Sarkar. Die KPIs Ihres Unternehmens hängen von der Art Ihrer Geschäftsziele und deren Messung ab.“
Sumari gibt ein Beispiel für eine(n) SLA/KPI: „Ein Transportunternehmen, das den Mitarbeitern seines Kunden einen ausgezeichneten Transportservice bieten möchte, würde beispielsweise eine SLA abfassen, der zufolge die Fahrer einen außergewöhnlichen Kundenservice bieten und ein sicheres Fahrverhalten an den Tag legen sollen. Schließlich ist der Fahrer die erste und letzte Person, mit der ein Mitarbeiter täglich interagiert.
„Um zu messen, wie gut der Transportdienstleister in diesen Bereichen, d. h. beim Kundenservice und bei der Sicherheit, abschneidet, würden Sie KPIs entwickeln, die das Kundenfeedback zu den folgenden Aspekten berücksichtigen: das allgemeine Verhalten des Fahrers, seinen Informationsstand und sein Maß an Hilfsbereitschaft. Sie würden diese Messzahlen zusätzlich zu den Fahr- und Unfallaufzeichnungen des Fahrers verwenden. Sie würden diese KPIs dann in eine Wertungsliste übertragen, die die Leistung auf monatlicher Basis misst.“
Hier sind die wichtigsten KPIs, die Sie bei der Erstellung Ihrer Lieferanten-Wertungsliste berücksichtigen sollten:
- Anzahl der Lieferanten: Verfolgen Sie den Grad Ihrer Abhängigkeit von bestimmten Anbietern und beseitigen Sie Redundanzen.
- Compliance-Rate: Wie gut erfüllen Lieferanten betriebliche, sicherheitstechnische oder gesetzliche Anforderungen?
- Zykluszeit für Bestellungen: Verstehen Sie Verzögerungen und wie sie sich auf Ihr Unternehmen auswirken.
- Lieferantenverfügbarkeit: Messen Sie die On-Demand-Reaktionskapazität eines Anbieters und seine Fähigkeit, basierend auf den Bedürfnissen Ihres Unternehmens und ihrer Kunden zu skalieren.
- Produktfehlerquoten: Bestimmen Sie Ihre aktuellen Niveaus und Grenzwerte, um die Fehlerprozentsätze zu messen.
- Fehlerquote: Verfolgen Sie nach, wie oft ein Anbieter falsche Produkte oder Dienstleistungen bereitstellt.
- Materialfehler: Stellen Sie sicher, dass der Lieferant bei der Produktion auf Qualität achtet auf und die richtigen Werte setzt.
- Wettbewerbsfähige Vorlaufzeiten: Verstehen Sie die Gesamtzeit, die benötigt wird, um eine Bestellung abzuwickeln.
- Bestellkosten: Kontrollieren Sie die internen Kosten, die Ihnen bei jedem Kauf entstehen.
- Reduzierung der Beschaffungskosten: Verwenden Sie gesammelte Daten, um potenzielle zusätzliche Kosten in der Zukunft zu vermeiden.
- Beschaffungs-ROI: Bestimmen Sie die Investitionsrendite eines bestimmten Anbieters.
- Kontinuierliche Verbesserung: Bestimmen Sie das Engagement eines Anbieters für stufenweise oder bahnbrechende Verbesserungen.
Weitere Informationen und Expertentipps zur Identifizierung von KPIs und anderen Erfolgskennzahlen finden Sie unter Wesentlicher Leitfaden für die Definition von Business Dashboard Metrics.
Gewichtung der Messzahlen
Bei der Gewichtung der Messzahlen der Lieferanten-Wertungsliste oder ihrer Wertzuweisung geht es darum, die Auswirkungen der einzelnen Maßnahmen auf das Gesamtgeschäft zu bewerten. Sie können die Gewichtung festlegen, je nachdem, welche Auswirkung eine Messzahl auf die Kosten, das Risiko, die Kunden, die Geschäftsbereiche, die Geschäftsbeziehungen und den Unternehmenserfolg hat.
„Gewichtungen hängen von Ihren Unternehmenszielen ab und sollten Lieferanten einen Anreiz bieten, Aspekte zu erfüllen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind“, rät Sarkar. „Gewichtungen bieten der Unternehmensführung und den Lieferanten einen schnellen Überblick über die Schritte, die zur Lösung von Leistungsproblemen unternommen werden müssen.“
Für Blokdyk sind Gewichtungen subjektiv: „Wenn Ihnen als Kunde mehr daran gelegen ist, dass ein Projekt fristgerecht abgeschlossen wird, als dass es im Budgetrahmen liegt, dann geben Sie möglicherweise mehr Geld aus und sehen Ihr Unterfangen trotzdem als Erfolg an – insbesondere, wenn Sie die Kriterien in der Lieferanten-Wertungsliste entsprechend gewichten. Wenn Sie möchten, dass Ihr Lieferantenmanagementprogramm einen Mehrwert für Ihr Unternehmen bietet, stellen Sie sicher, dass Ihre Lieferantenbewertung über die Anforderungen eines Standards oder einer Verordnung hinausgeht.“
„Die Gewichtung oder Hervorhebung von betrieblichen Erfolgen und Misserfolgen findet außerhalb einer herkömmlichen Lieferanten-Wertungsliste statt. Zum Beispiel würdigen Sie die Kompetenz eines Lieferanten, indem Sie ein neues Programm vergeben. Sie handhaben einen vom Lieferanten verursachten Rückruf mit Sanktionen“, sagt Gustafson, basierend auf seiner Erfahrung in der Motorsportbranche.
Gustafson bietet ein Gewichtungsszenario basierend auf einem prozentualen Anteil und veranschaulicht, wie es sich im Laufe der Zeit ändern kann, je nach Geschäftsbedingungen:
„Eine typische Zuweisung auf einer Lieferanten-Wertungsliste könnte so aussehen: 30 Prozent für Kostenleistung, 30 Prozent für Qualität, 20 Prozent für pünktliche Lieferung und 20 Prozent für Innovation. Jede dieser vier Kategorien umfasst einige Leistungsmessungen, die in sie einfließen.
„Ein Unternehmen kann die Gewichtung der vier Kategorien von Jahr zu Jahr ändern. In einem Jahr, in dem ein Unternehmen mit finanziellem Gegenwind konfrontiert ist, kann es den jährlichen Kostensenkungen einen höheren Prozentsatz zuweisen. In einer schnelllebigen Innovationsumgebung können Sie die Wertungsliste stärker auf neue Produktideen oder Verbesserungen ausrichten.“
Best Practices für Lieferanten-Wertungslisten
Blokdyk sagt: "Lieferanten-Wertungslisten, die Sie mithilfe von Best Practices entwickeln, bieten einen Rahmen für die Verwaltung Ihres Unternehmens. Sie tun dies, indem sie übergeordnete Strategien in operative Zielsetzungen umwandeln und diese in Form von Messzahlen und Zielen kommunizieren, die jeder Stakeholder verstehen kann.“
Best Practices der Experten für Lieferanten-Wertungslisten:
Hier sind einige unverzichtbare Tipps von den Experten für Lieferanten-Wertungslisten:
- Verschieben Sie die Latte regelmäßig: „Legen Sie erreichbare KPIs fest; blicken Sie über den Tellerrand hinaus, wenn Sie jährliche und vierteljährliche Ziele festlegen, und entwickeln und implementieren Sie neue Ideen, die Erwartungen wecken“, schlägt Blokdyk vor.
- Denken Sie im Sinne der Zusammenarbeit: Die Arbeit mit Anbietern im Sinne der Zusammenarbeit ebnet den Weg zum Unternehmenserfolg. Alle unserer Experten sind sich einig, dass die Wertungsliste als Anreiz und nicht als Strafe für Lieferanten dienen sollte. Blokdyk empfiehlt Folgendes: „Bewerten Sie die Leistung anhand von einvernehmlich vereinbarten oder akzeptierten Kriterien und besprechen Sie Lösungen mit aktuellen Anbietern, bevor Sie zu Lieferanten wechseln, die erst einmal ein Onboarding benötigen.“
- Messen Sie die Qualität: Die meisten Unternehmen sind recht gut darin, die Quantität zu messen. Für Maßnahmen zur Messung der Qualität nehmen sie sich jedoch nicht die nötige Zeit. Bei ausgelagerten Zahlungsdiensten würde beispielsweise die Anzahl der Fehler ein Qualitätsmaß und das Volumen der Transaktionen ein Quantitätsmaß darstellen“, so Sarkar von 3S Consulting. „Nach einem Gespräch mit einem Lieferanten können Sie die Wertungsliste um relevante Punkte ergänzen.“
- Halten Sie es einfach: Ihre Wertungsliste sollte einfach zu verwenden sein. Beschränken Sie sich auf die Hauptziele und fassen Sie die Informationen in der Wertungsliste kurz und übersichtlich zusammen. Fügen Sie Funktionen wie Farbcodierung hinzu, um Aktionspunkte zu kennzeichnen oder einen schnellen Überblick über den Status eines KPIs zu erhalten.
- Beziehen Sie Stakeholder mit ein: Wenn Sie Ihre Lieferanten-Wertungsliste entwickeln oder überarbeiten, sollten Sie auf eine funktionsübergreifende Beteiligung aller betroffenen Abteilungen in Ihrem Unternehmen achten.
- Setzen Sie auf Meilensteine: Um Ihre Geschäftsziele zu erreichen, synchronisieren Sie Ihre KPIs mit Ihren Benchmarks und dem entsprechenden Zeitplan.
- Einsatz von Anreizen und Sanktionen prüfen: Unsere Experten sind sich einig, dass Strafmaßnahmen kontraproduktiv für die Förderung von Partnerschaften sind, aber Sie können in Erwägung ziehen, Boni oder finanzielle Anreize auf der Grundlage von Messzahlen anzubieten. „Laden Sie die Lieferanten, die auf der Wertungsliste am besten abschneiden, dazu ein, bei neuen Programmen mitzubieten. Tun Sie dies auch, wenn Ihr Einkäufer oder Einkaufsmanager nicht sicher ist, dass diese Lieferanten eine erstklassige Lösung bieten. Gute Ergebnisse müssen belohnt werden. Da reicht eine einfache Trophäe nicht aus“, empfiehlt Gustafson.
- Schaffen Sie Klarheit in Bezug auf den Prozess: Legen Sie Standards für die Maßnahmen fest, die ergriffen werden, wenn die Leistung inakzeptabel ist, und legen Sie fest, wie Sie mit Beschwerden umgehen sollten. „Der Prozess muss klar strukturiert sein. Ein Lieferant sollte in der Lage sein, Elemente einer Wertungsliste ohne Gegenanschuldigungen anzufechten. Den Einkaufsmanager mit der Bewertung und der Bearbeitung der Beanstandungen zu betrauen, ist keine gute Idee. Man möchte ja nicht den Bock zum Gärtner machen. Wenn z. B. die Anfrage Ihres Einkaufsmanagers (z. B. nach einem technischen Stopp) dazu führt, dass ein Lieferant eine Lieferung verpasst, sollte es einen klaren Weg geben, das Problem zu Gunsten des Lieferanten zu beheben“, rät Gustafson.
- Definieren Sie Ihre Erwartungen: Eine gut gestaltete Wertungsliste definiert und kommuniziert klare Erwartungen. Ihr ist genau zu entnehmen, was eine gute, lediglich akzeptable, mittelmäßige oder schlechte Lieferantenleistung darstellt.
- Führen Sie regelmäßig Messungen durch und planen Sie Audits ein: Die Lieferantenbewertung ist kein einmaliger Prozess. Machen Sie Ihre Lieferanten darauf aufmerksam, dass die Messungen durchgeführt werden und dass Sie regelmäßig Audits bei all Ihren Lieferanten durchführen.
- Erheben Sie Daten: Überlegen Sie sich, was Sie mit den von erhobenen Daten erreichen möchten. Sie sollten in der Lage sein, die Daten nach Datum, Kategorie, Lieferant, Stil und Element zu unterteilen. Erfassen Sie Bestell- und Lieferdaten aus Ihrem Auftragsmanagementsystem, um sowohl detaillierte Einblicke als auch einen Gesamtüberblick zu ermöglichen.
- Führen Sie Lieferantenvergleiche durch: Der Vergleich von Anbietern liefert wichtige Daten, die es Ihnen erleichtern, neue Lieferanten auszuwählen oder die Leistung bestehender Anbieter zu überdenken.
- Befragen Sie alle Stakeholder: Befragen Sie Mitarbeiter, die eng mit einem Lieferanten zusammenarbeiten oder auf einen Lieferanten angewiesen sind, nach dessen Leistung. Prüfen Sie, ob Ihre internen Meinungen Ihre Daten und Lieferantenbewertungen widerspiegeln.
- Planung für die (technische) Zukunft: Blokdyk geht davon aus, dass künstliche Intelligenz (KI) Einzug in die Best Practices des Lieferantenmanagements hält. So beschleunigt die KI beispielsweise den Aufbau von Datenbanken und bietet Echtzeitwarnungen bei Problemen, die menschliche Aufmerksamkeit erfordern. „KI-gestützte Business Intelligence ist die Zukunft des Lieferantenmanagements und wird bereits in Branchen wie der Luft- und Raumfahrt und dem Gesundheitswesen angewandt“, sagt Blokdyk. „Sie kann Ihrem Unternehmen auch einen Vorteil gegenüber Wettbewerbern verschaffen, die keinen Zugang zu Ihren strategischen Informationen haben.“
So informieren Sie einen Lieferanten über den Einsatz einer Wertungsliste
Wenn Wertungslisten für Ihr Unternehmen und Ihre Lieferantenbeziehungen neu sind, erleichtern Sie optimale Arbeitsbeziehungen und Ergebnisse, indem Sie Ihre Lieferanten frühzeitig in den Prozess einbeziehen und die Veränderung als Partnerschaft betrachten. Für die besten Ergebnisse in jeder Phase des Prozesses gehen Sie folgendermaßen vor:
- Vor der Implementierung: Besprechen Sie die Wertungslisten mit Ihren Lieferanten, bevor Sie sie einführen.
- Orientierung: Geben Sie eine formelle Mitteilung heraus, in der Sie das Programm, die KPIs und die Messzahlen erläutern.
- Lieferantenmeeting: Richten Sie Meetings ein, um alle Fragen zu besprechen, die Ihre Lieferanten haben könnten.
- Einführung: Führen Sie eine Testbereitstellung durch, um Probleme zu beheben. Außerdem sollten Sie sich regelmäßig bei den Anbietern erkundigen, wie die neuen Standards bei ihnen funktionieren und wie sie über ihre Bewertung denken.
Letztendlich geht es darum, mit Lieferanten in Kontakt zu treten. Messen Sie gemeinsam den Fortschritt in regelmäßigen Abständen und fassen Sie regelmäßig nach – vierteljährlich, monatlich oder sogar wöchentlich, wenn es erforderlich ist.
Wozu dient eine Lieferanten-Wertungsliste?
Wertungslisten bieten eine objektive Methode zur Messung der Lieferantenleistung. Lieferanten-Wertungslisten stärken Beziehungen, senken Kosten, reduzieren Fehler und dienen für beide Seiten als Mittel für kontinuierliche Verbesserung.
Zu den wichtigsten Vorteilen von Lieferanten-Wertungslisten gehören die folgenden:
- Klarheit: Messzahlen und andere KPIs beschreiben und messen, wie sich Ihr Unternehmen definiert, und vermitteln die Trends, die für Ihr Unternehmen am wichtigsten sind. Entwerfen Sie eine Wertungsliste, die die Aufgaben einer Partnerschaft im weiteren Sinne ausdifferenziert und reflektiert. Räumen Sie die Bedenken von Anbietern, dass Unternehmen zu viel Wert auf kurzfristige Finanz- und Haushaltsfragen legen, aus dem Weg. Ihre Wertungsliste sollte Ihr Engagement für soziale Verantwortung zeigen, indem Sie Elemente der ökologischen und sozialen Governance einbeziehen.
- Objektivität: Gustafson von G-Force Consulting sagt: „Lieferanten-Wertungslisten bieten eine objektive, datengesteuerte Analyse der Lieferantenleistung, die dazu beiträgt, Fehler oder persönliche Vorurteile aus der Verwaltung der Lieferkette zu beseitigen. Ein Unternehmen muss eine Möglichkeit haben, die Lieferantenleistung objektiv zu bewerten. Wertungslisten geben den Anbietern die Möglichkeit, sowohl ihre eigene Leistung im Laufe der Zeit als auch die Leistung anderer Anbieter in der gleichen Branche zu beurteilen.“
- Spezifität: „Wertungslisten bieten nicht nur die offensichtlichen Vorteile eines Analyse-Tools, sondern auch den Vorteil der Selbstbewertung; allein die Anpassung Ihrer Wertungslisten an die speziellen Bedürfnisse Ihres Unternehmens liefert wertvolle Erkenntnisse. Lösungen für Lieferanten-Wertungslisten geben Ihnen die Möglichkeit, Wachstumsstrategien zu verwalten, zu überwachen und aufrechtzuerhalten, indem sie den richtigen Personen zur richtigen Zeit die richtigen Details zur Verfügung stellen“, sagt Blokdyk von The Art of Service.
- Tracking und Benchmarking: Wertungslisten zeigen an, ob Lieferanten ihre SLAs einhalten, und dienen als Benchmarking-Instrument für die Leistung der Anbieter. „Die Maßnahmen der Anbieter-Wertungsliste sorgen für ein Gleichgewicht zwischen externen Maßnahmen (d. h. in Bezug auf Aktionäre und Kunden) und internen Maßnahmen (d. h. in Bezug auf kritische Geschäftsprozesse, Innovation und Lernen). Diese Maßnahmen passen sich auch dem Wachstum im Laufe der Zeit an“, sagt Blokdyk.
- Hilfe bei Verhandlungen: Die Daten, die Sie aus Wertungslisten gewinnen, bieten eine stabile, evidenzbasierte Plattform für neue oder laufende Verhandlungen mit aktuellen oder zukünftigen Anbietern.
- Entscheidungsfindung und Konsensunterstützung: Mithilfe von Wertungslisten können Sie Daten visualisieren, um das Management von Korrekturmaßnahmen zu fördern und den Entscheidungsprozess für einzelne Manager oder Teams zu vereinfachen.
- Rechtfertigung von Lieferanten: Anhand einer einzelnen Wertungsliste oder einer zusammenhängenden Reihe von Wertungslisten können Sie schnell beurteilen, ob ein Lieferant ein Gewinn oder eine Belastung für Ihr Unternehmen ist.
- Verbesserte Partnerschaften: Die Transparenz von Lieferanten-Wertungslisten erleichtert die Kommunikation und das Verständnis zwischen allen Stakeholdern. Sie sollten Wertungslisten kontinuierlich verwenden, sowohl intern als auch extern (d. h. bei Lieferanten). Blokdyk empfiehlt, Wertungslisten in vierteljährlichen, monatlichen oder sogar wöchentlichen Überprüfungen zu verwenden, abhängig von Ihren Geschäftsprioritäten: „Behandeln Sie eine Lieferanten-Wertungsliste nicht als eigenständiges Instrument. Sie müssen sie im Rahmen von Standardbetriebsverfahren oder formellen Lieferantenüberprüfungen verwenden. Andernfalls profitieren Sie nicht von ihrem vollen Nutzen.“
Blokdyk fasst die kumulative Wirkung der „Verwendung der geschäftsspezifischen benutzerdefinierten Lieferantenbewertungsliste“ zusammen: „Sie befähigt Ihre Mitarbeiter, greift schnell auf kritische Informationen zu, führt Managementaktivitäten effizienter und effektiver aus und bietet Berichte und Analysen, die für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung sind.“
Weitere Informationen zum Lieferanten- und Vertragsmanagement finden Sie im Vendor & Contract Management Solution Guide (Lösungs-Leitfaden für Lieferanten- und Vertragsmanagement).
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