Was ist ein Bewertungsmodell im Projektmanagement?
Ein Bewertungsmodell ist ein Tool, das Sie verwenden, um einem oder mehreren Projekten oder Aufgaben einen Vergleichswert zuzuweisen. Bewertungsmodelle ermöglichen es Governance-Teams, potenzielle Projekte nach Kriterien wie Risikoniveau, Kosten und potenziellen finanziellen Renditen zu bewerten.
Die Art und Gewichtung der von Ihnen ausgewählten Kriterien wirkt sich auf die Ergebnisse aus. Wählen Sie daher die für Ihr Unternehmen wichtigsten Faktoren aus und wägen Sie sie entsprechend ab. Während die obersten Entscheidungsträger Ihres Unternehmens letztendlich bestimmen, welche Elemente am wichtigsten sind, kann ein Projektmanager diesen Entscheidungsprozess erleichtern, indem er eine Umfrage oder Vorlage bereitstellt, um die wichtigsten Faktoren für jeden Befragten zu bestimmen.
Prinzipien eines Bewertungsmodells
Ein Bewertungsmodell sollte einfach und anpassbar sein und leicht verständliche Ergebnisse liefern. Bewertungsmodelle geben Einblicke in den Gesamtwert eines Projekts. Da aber der „Wert“ subjektiv ist, muss Ihr Modell die Werte Ihres Unternehmens widerspiegeln.
Um Ihr Modell einfach zu halten, wählen Sie bis zu fünf der wichtigsten Projektkriterien für Ihr Unternehmen aus. Sobald Sie diese Kriterien ausgewählt haben, sollten Sie überlegen, welche Gewichtung sie jeweils erhalten. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass einige Faktoren wichtiger sind als andere. Stellen Sie zu guter Letzt sicher, dass die Ergebnisse des Modells leicht verständlich sind, unabhängig davon, welche Art von Bewertungsmodell Sie verwenden. Fügen Sie eine Legende ein, mit dem das Team bestimmte Zahlen oder Farben entschlüsseln kann.
So verwenden Sie ein Projektbewertungsmodell
Projektbewertungsmodelle sind ein entscheidendes Tool für die Projektauswahl. Durch die Erstellung einer wertgewichteten Liste zum Vergleich potenzieller Projekte kann ein Unternehmen leicht erkennen, wo es Ressourcen zuweisen sollte, und die weitere Vorgehensweise ermitteln.
Das ultimative Ziel eines Bewertungsmodells ist es, eine Liste potenzieller Aufgaben oder Projekte zu priorisieren, damit das Team ein besseres Verständnis dafür erhält, was wann angegangen werden soll. Zum Beispiel verfügen Sie möglicherweise nicht über die Ressourcen, um sofort ein Projekt mit hoher Priorität zu beginnen. Sie können aber eine kleinere Aufgabe mit geringerer Priorität erledigen, während Sie darauf warten, dass diese Ressourcen verfügbar werden.
Sie können viele Arten von Modellen verwenden. Im Allgemeinen ist aber ein Projekt, das in Ihrer Matrix höher bewertet wird, für das Unternehmen wichtiger. Modellergebnisse sind ein guter Anfang, aber Sie sollten auch andere weniger greifbare Faktoren berücksichtigen, wie die potenzielle Unterbrechung anderer Projekte, Zeitkonflikte zwischen den Abteilungen oder die allgemeine Unterstützung des Projekts durch das Führungsteam.
Weitere Informationen über die Projektauswahl finden Sie in unserem Leitfaden zur Projektauswahl.
Bewertungskriterien für Projekte
Zu den häufigsten Bewertungskriterien für Projekte gehören die Gesamtkosten, der Zeitaufwand und das Risikoniveau. Projekte sind komplizierter als einfache Aufgaben. Daher ist es wichtig, eine ganzheitliche Ansicht eines Unternehmens zu erstellen, wenn überlegt wird, welche Kriterien berücksichtigt werden sollen.
Halten Sie die Dinge einfach: Wählen Sie bei der Erstellung Ihres Modells maximal fünf Kriterien aus. Die meisten Bewertungsmodelle verwenden eine Skala zwischen 0 und 5, um die Bedeutung der einzelnen Kriterien für das Unternehmen darzustellen.
Im Folgenden finden Sie Kategorien von Kriterien, die Sie in Ihrem Bewertungsmodell berücksichtigen können:
- Strategische Kriterien: Zu dieser Kategorie gehören in der Regel die immateriellen Kriterien, einschließlich Elementen wie allgemeine Geschäftsstrategien, bestehende Angebote oder Produktlinien und Marktwettbewerbsfähigkeit. Strategische Kriterien lassen sich manchmal schwer quantifizieren. Es kann vorteilhaft sein, sie zusammen mit finanziellen Überlegungen zu messen.
„Selbst wenn ein Projekt kein finanzieller Erfolg ist, kann es letztendlich dennoch gut für das Unternehmen sein. Wir fragen uns immer, ob dieses Projekt dazu beitragen kann, unser Unternehmen besser zu machen. Wenn ja, dann hat dies eine hohe Priorität“, sagt Jeremy Lyman, Geschäftsführer und Mitbegründer von Birch Coffee, einer Coffee Shop-Kette aus New York. - Finanzkriterien: Sie zeigen diese Zahl normalerweise als Kostenbereich für jedes Projektelement an. Bei der endgültigen Berechnung werden Projekte nach dem Gesamtbudgetbedarf bewertet. Diese Zahl ist wichtig, bildet aber nicht die gesamte Projektgeschichte ab. Daher ist es am besten, sie zu kombinieren und mit anderen Faktoren zu vergleichen.
- Risikofaktoren: Berücksichtigen Sie Risiken als negative oder umgekehrte Werte. Wenn das Ziel eines Bewertungsmodells zum Beispiel darin besteht, das Projekt mit der höchsten Bewertung zu ermitteln, sollten hohe Risikofaktoren diese Gesamtbewertung verringern – nicht erhöhen. Für Risikofaktoren sollten Sie Ihren Wert für Projekte mit niedrigem Risiko auf 5 und Ihren Wert für Projekte mit hohem Risiko auf 0 setzen, damit hohe Risikofaktoren die Gesamtbewertung nicht erhöhen.
Im Allgemeinen sollten Sie eine Reihe dieser Kriterien gegeneinander gewichten, um den besten Gesamteinblick in ein kompliziertes Projekt zu erhalten. Ihr Unternehmen sollte sich darüber einigen, welche Faktoren am wichtigsten sind, und sie dann entsprechend gewichten und vergleichen. Erwägen Sie, unter den Mitgliedern des Vorstands eine Kriterienauswahlumfrage durchzuführen, um den Auswahl- und Gewichtungsprozess zu erleichtern.
Vorlage für die Projektbewertungskriterien-Priorisierung
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Verwenden Sie diese Vorlage für Projektbewertungskriterien, um die wichtigsten Kriterien für Ihr Unternehmen auszuwählen. Indem Sie die Bedeutung jedes Kriteriums für jeden Entscheidungsträger aufzeichnen, können Sie den Durchschnittswert jedes Faktors sehen und die Gewichtung für jedes Kriterium in Ihrer Bewertungsvorlage entsprechend verteilen.
Vereinfachtes Bewertungsmodell im Projektmanagement
Nicht jedes Bewertungsmodell muss ein ganzes Projekt abbilden. Möglicherweise benötigen Sie Input zu einigen Elementen oder eine abschließende Rangfolge potenzieller Projekte. In solchen Fällen sollten Sie ein paarweises Modell oder eine Eisenhower-Matrix in Betracht ziehen.
Ein paarweises Modell ist ein einfaches Raster, mit dem Sie mehrere Projekte oder Elemente nacheinander vergleichen können, um eine Liste in der Reihenfolge der Bedeutung zu erstellen. Eine Eisenhower-Matrix ist ein noch einfacheres Zwei-mal-Zwei-Raster, mit dem Sie Aufgaben nach Dringlichkeit und Bedeutung vergleichen können.
Vorlage für die paarweise Projektpriorisierung
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Verwenden Sie diese Vorlage, um eine Liste von Aufgaben oder Projekten gegeneinander zu priorisieren. Identifizieren Sie das wichtigste Element in jeder Zeile mit einer Rangfolge von 1. In der Vorlage wird Ihre Bewertung aufgelistet und eine Liste der Aufgaben in der Reihenfolge der absteigenden Bedeutung erstellt.
Gewichtetes Bewertungsmodell für die Projektauswahl
Ein gewichtetes Bewertungsmodell erstellt eine wertgewichtete numerische Bewertung für potenzielle Projekte, die für das Team einzigartig ist. Indem Sie Ihre Kriterien sorgfältig auswählen und nach Bedeutung gewichten, können Sie eine Bewertung generieren, die Ihnen hilft, Projekte zu vergleichen.
Ein gewichtetes Bewertungsmodell hat den Vorteil, dass ein Team bestimmte Kriterien als wichtiger bewerten kann als andere. Mit diesem Modell können Sie Ihre spezifischen Bedürfnisse hervorheben und gleichzeitig mehrere Variablen bei Ihrem Auswahlprozess berücksichtigen.
So erstellen Sie ein Bewertungsmodell für das Projektmanagement in vier Schritten
Es gibt vier wichtige Schritte, um Bewertungsmodelle für jede Art von Projekt zu erstellen. Sie müssen ein Ziel vor Augen haben, Ihre Bewertungskriterien bestimmen, diesen Kriterien Ihre Bewertungen zuweisen und die Ergebnisse Ihrer aggregierten Daten vergleichen.
„Managementteams müssen eine Strategie entwickeln und sich dann auf Kriterien und Gewichtungsfaktoren für die Priorisierung von Projekten einigen“, so Randall Englund, Unternehmensberater bei Englund Project Management Consultancy. „Vergleichen Sie alle Projekte miteinander und wiederholen Sie den Prozess für jedes Kriterium. Das Ziel ist es, eine nach Bedeutung geordnete Liste von Projekten zu erstellen.“
- Bewertungskriterien ermitteln: Befragen Sie Ihren Vorstand und bestimmen Sie die relevantesten Bewertungskriterien für Ihre Projekte. Beschränken Sie Ihre Kriterien möglichst auf höchstens fünf Faktoren, um den Vergleich zu erleichtern.
- Gewichtung der Bewertungskriterien: Bestimmen Sie die Gewichtung jedes Kriteriums. Sie können alle gleich gewichten oder festlegen, dass einige Kriterien wichtiger sind als andere. Erwägen Sie, unsere Vorlage für die Projektbewertungskriterien-Priorisierung zu verwenden, um Ihre Kriterien zu priorisieren und diesen Prozess zu vereinfachen.
- Ihren Input erfassen: Geben Sie Ihre Bewertungen für jedes Kriterium und jedes Projekt ein. Erwägen Sie, anhand der Bewertungen der einzelnen Mitglieder des Kriterienauswahlteams eine durchschnittliche Bewertung für jedes Element zu finden.
- Ergebnisse analysieren: Vergleichen Sie die resultierenden Ergebnisse und stellen Sie fest, ob Sie mehr Informationen benötigen, um Konsens zu erreichen. Wenn zwei oder mehr Projekte die gleiche Bewertung erhalten haben, sollten Sie bestimmte Budgets oder Zeitpläne vergleichen, um die Auswahl weiter einzugrenzen.
Beispielvorlage für Bewertungsmodell für das Projektmanagement
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Verwenden Sie diese Vorlage, um Projekte zu gewichten, damit Sie Ihre nächsten Projekte leichter auswählen können. Geben Sie ganz einfach Ihre eigenen Projekte, Gewichtungen und Kriterien ein, um diese Vorlage an Ihre Anforderungen anzupassen. Diese Matrix wurde mit vielen Beispielkriterien entwickelt, aber Sie können sie an Ihre Anforderungen anpassen.
Wie wird die Projektpriorität berechnet?
Legen Sie im Allgemeinen eine höhere Priorität für Projekte fest, die in Ihrem Bewertungsmodell eine höhere Bewertung haben als andere Projekte, die niedriger bewertet sind. Anhand von Bewertungsmodellen können Sie besser ermitteln, welche Projekte zum Beispiel das geringste inhärente Risiko oder die größten Chancen für einen hohen ROI haben.
Stephen Light, the Co-Owner of Nolah Mattress, gives his take on why all small businesses should have a budget in place: “For small businesses, creating an effective budget is one of the most important tools to carve a successful path to profitability. Budgets are crucial for allocating funds efficiently and curbing any unnecessary or wasteful spending, [which is] an easy trap to fall into if you don’t have a framework or goalposts to stay within. Budgets are especially important to small business owners who might be using their personal funds.”
Stephen Light, Marketingchef und Mitinhaber von Nolah Sleep, einem Matratzenhersteller, berichtet über seine Erfahrungen mit Prioritätsmatrizen. „Der beste Weg, Projekte zu priorisieren, besteht darin, der Aufgabenpriorisierungsmatrix zu folgen. Sie ist ein visueller Leitfaden, der Aufgaben in vier verschiedene Kategorien kategorisiert: dringend und wichtig, dringend und nicht wichtig, nicht dringend, aber wichtig, nicht dringend und nicht wichtig.
„Es kann schwierig zu entscheiden sein, welche Projekte priorisiert werden sollen, da die Mitarbeiter nicht wissen, wie jedes Projekt entsprechend getrennt werden soll. Mithilfe dieser Methode ist einfach zu erkennen, dass die Projekte basierend auf Dringlichkeit und Bedeutung eine höhere Priorität als andere haben. Die Hierarchie der Aufgaben in der Matrix ist in absteigender Reihenfolge der Dringlichkeit sortiert. Daher sollten Sie zuerst die Aufgaben erledigen, die sich auf einer höheren Ebene befinden, und dann erst die darunter.“
Weitere Informationen zur Berechnung der Projektpriorität finden Sie in unseren kostenlosen Prioritätsmatrix- und Projektpriorisierungsvorlagen.
Bewertungsmodell für die Projektpriorisierung
Projektpriorisierungsmodelle vergleichen eine Vielzahl von Faktoren, sowohl greifbare als auch immaterielle. Ein Priorisierungsmodell kann Elemente wie die Kundenmeinungen sowie konkrete Budgetierungszahlen berücksichtigen. Gewichtete Priorisierungsmodelle werden verwendet, um Optionen zu bewerten und so die Projektauswahl zu erleichtern.
Vorteile von Bewertungsmodellen bei der Projektauswahl
Die Verwendung von Bewertungsmodellen bei der Projektauswahl hat viele Vorteile. Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Arten von Projekten zu vergleichen und diese Ergebnisse einfach zu teilen. Wir haben unsere Experten gebeten, diese Vorteile im Folgenden zu vertiefen:
- Verschiedene Projekttypen vergleichen: Bewertungsmodelle können Ihnen helfen, Projekte verschiedener Arten oder Strategien anhand konkreterer Kriterien zu vergleichen und zu priorisieren.
„Entscheiden Sie sich für eine Mischung aus Projekten, die mit Ihrer Geschäftsstrategie übereinstimmen, beispielsweise 50 % Plattformprojekte, 20 % abgeleitete Projekte, 10 % bahnbrechende Projekte und 10 % Partnerschaften“, schlägt Englund vor. „Beachten Sie, dass diese Gewichtungen nur 90 % betragen . Wie beim Finanzportfoliomanagement sollten Sie Projekte diversifizieren und auch in einige spekulative Projekte investieren.“ - Unvoreingenommenes Ranking begünstigen: Bewertungsmodelle helfen, eine Liste von Projekten mit weniger emotionalen Entscheidungen zu erstellen. Englund empfiehlt Unternehmen „sorgfältig die wichtigen Projekte in Einklang zu bringen, anstatt sich dringenden, aber nicht so wichtigen Anforderungen zu stellen.“
- Wissen, wann Sie „Nein“ sagen sollten: Einige Projekte klingen oberflächlich gut, sind aber beim Abgleich mit Ihren Bewertungskriterien weniger überzeugend.
„Es geht nicht nur darum, dass Sie bei der Projektauswahl selektiver sein können, sie müssen auch selektiver sein. Wir müssen mit Unternehmen zusammenarbeiten, die mit unserer Marke übereinstimmen, und wir werden nur Projekte mit Unternehmen durchführen, die zu uns passen“, sagt Lyman. - Leichter Vergleich auf einen Blick: Durch die Zuweisung einer numerischen Bewertung zu jedem potenziellen Projekt werden verschiedene Kriterien in einer einfachen, vergleichbaren Form zusammengefasst. Verwenden Sie für jedes Projekt auf einer Liste die gleichen Kriterien. So können Sie sicherstellen, dass Sie mit diesen einheitlichen Bewertungen Projekte zuverlässig vergleichen können.
- Organisation und einfache Freigabe: Die Erstellung und Verwendung eines Bewertungsmodells ist eine großartige Möglichkeit, Informationen mit einem Team zu teilen. Anstatt Besprechungsnotizen eines Vorstands zu haben, die möglicherweise nicht die ganze Geschichte abbilden, können Unternehmen eine Kopie ihres Modells teilen, sodass die Beteiligten sowohl den Prozess als auch die Ergebnisse sehen können.
Nachteile von Bewertungsmodellen bei der Projektauswahl
Kein Modell ist perfekt und es gibt keine Einheitslösung für die Projektauswahl. Unsere Experten informieren über einige Schwierigkeiten bei der Verwendung von Bewertungsmodellen, beispielsweise ihre Starrheit und die Schwierigkeit, abstrakten Konzepten numerische Werte zuzuweisen.
- Ausreichende Gewichtung der Kriterien notwendig: Es kann schwierig sein, Kriterien gegeneinander zu gewichten, damit sie wirklich die Werte eines Unternehmens widerspiegeln. Es ist auch möglich, dass sich die Bedeutung dieser Kriterien im Laufe eines Projekts ändert, was sich in Ihrem Modell ggf. nicht abbilden lässt.
- Schwer zu konzipierende abstrakte Konzepte: Einige Auswahl- und Priorisierungskriterien sind abstrakter als andere. Es kann schwierig sein, der Kundenzufriedenheit oder der Öffentlichkeitsarbeit einen numerischen Wert zuzuweisen – ganz im Gegensatz zu Budgetzahlen oder Zeitplänen.
- Begrenzter Überblick über den Umfang: Es ist unmöglich, jede Facette eines neuen Projekts zu antizipieren, und ein Bewertungsmodell hilft da nicht besonders. Es ist möglich, dass Sie wichtige Kriterien im Auswahlprozess übersehen, die im Laufe der Zeit große Hürden darstellen können.
- Starre Entscheidungsfindung: Formulare und Vorlagen sind oft zu starr, was für kreatives oder Startup-Management ein Nachteil sein kann.
Lyman sagt: „Wir sind eine kleinere Organisation mit wenig Personal. Daher können wir nicht mehrere Teams erstellen, um mehrere große Projekte durchzuführen. Wir haben festgestellt, dass Modelle und Software manchmal zu starr sind und unsere Zeit vergeuden. Bei uns versammeln sich die Beteiligten in einem Raum, reden über das Projekt und wissen intuitiv, was wichtiger ist.“ - Spiegelt nicht immer die Realität wider: Ein Modell kann nicht immer vorhersagen, was in einem Verbrauchermarkt oder einer Partnerschaft mit einem anderen Unternehmen passieren wird. „Oft denke ich, dass die Menschen ein Projekt übernehmen, weil sie sich davon mehr Geschäfte erhoffen“, sagt Lyman. „Wir haben viel Zeit in Dinge investiert, die sich letztendlich nicht ausgezahlt haben, und manchmal hatten wir es gar nicht mehr selbst in der Hand. Manchmal muss man diese Fehler machen, um zu lernen. Ich hasse es, ein cooles neues Projekt abzusagen, aber manchmal muss man das. Man lernt aus Erfahrung. Wenn Sie als Marke lernen, können Sie flexibler die Projekte auswählen, die sich am Ende für Sie auszahlen werden.“
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