Was ist ein Kommunikationsplan für ein Projekt?
Ein Projektkommunikationsplan ist eine Richtlinie für die Bereitstellung von Details eines Projekts an beteiligte Parteien. Ein effektiver Plan beschreibt, welche Art von Informationen bereitgestellt wird, an wen die Informationen gehen und wie oft sie aktualisiert werden.
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Was sind die wichtigen Elemente eines Projektkommunikationsplans?
Die einzelnen Kommunikationspläne unterscheiden sich zwar von Projekt zu Projekt, aber alle effektiven Kommunikationspläne umfassen Umfang, Kontaktdetails und vieles mehr. Erwägen Sie, die folgenden Informationen zu einem Kommunikationsplan hinzuzufügen:
- Art des Projekts: Name des Projekts, um es leicht zu finden und darauf zu verweisen. Überlegen Sie bei der Erstellung eines Meetings und Aktualisierungszeitplans, wie lange das Projekt dauern soll und welche Personen beteiligt sind. Größere Projekte erfordern häufigere und anderweitige Meetings.
- Identifizieren Sie wichtige Akteure: Bestimmen Sie, wer kommuniziert, welche Informationen diese Personen austauschen und wer für die Aktualisierung verantwortlich ist.
- Kontaktinformationen: Organisieren Sie die Kontaktdetails von Beteiligten und Teammitgliedern, um die Kommunikation zu vereinfachen und besser zu organisieren.
- Kommunikationshäufigkeit: Erstellen Sie einen Zeitplan, um festzulegen, wann Sie bestimmte Arten von Informationen mitteilen. Alyssa Griffin, Service and Communications Specialist bei Royal Building Products empfiehlt einen maßvollen Ansatz. „Projektaktualisierungen erfolgen in der Regel maximal einmal pro Woche. Sie möchten keine Flut von E-Mails, die bei Einzelpersonen untergehen oder die sie überfordern können. Kurz und bündig funktioniert am besten.“
- Kommunikationstypen: Möglicherweise finden Sie es vorteilhaft, verschiedene Arten von Informationen auf verschiedene Weise zu kommunizieren. Einige Informationen können beispielsweise am besten in Echtzeit im Rahmen von Besprechungen oder Telefon- und Videoanrufen ausgetauscht werden. Im Gegensatz dazu sind manchmal asynchrone Methoden wie E-Mail oder unternehmenseigene Infotafeln ideal. Lesen Sie Der Grundleitfaden zur asynchronen Kommunikation, um mehr über Kommunikationsarten zu erfahren.
- Größe und Umfang des Projekts: Verschiedene Projekte bedeuten verschiedene Kommunikationsbedürfnisse. Verwenden Sie eine Projektumfangsvorlage, um Ihr Projekt zu definieren, damit Sie Kommunikationsanforderungen identifizieren können. Vorlagen und weitere Informationen finden Sie unter Kostenlose Projektumfangsvorlagen. Sobald Sie den Umfang kennen, sollten Sie bevorzugte Kommunikationstypen in Betracht ziehen, insbesondere für C-Level-Stakeholder.
Kristen Bellomo, Senior Project Manager bei Bednark Studio, schlägt vor, zu Beginn eines Projekts eine Umfrage zu verwenden, um die bevorzugten Kommunikationsarten und -häufigkeiten der Beteiligten zu bestimmen. - Kommunikationsziele: Schauen Sie sich vergangene Projekte an, um bestimmte Prozesse zu wiederholen oder zu verbessern. Stellen Sie sicher, dass Sie Ergebnisse aus früheren Post-Mortem-Analysen und bereits gewonnene Erkenntnisse berücksichtigen, um sicherzustellen, dass Sie Best Practices festlegen und implementieren.
Umfrage zur bevorzugten Kommunikationsart
Mit Hilfe von Bellomo haben wir eine Umfrage erstellt, die Ihnen hilft, die bevorzugten Kommunikationsmethoden Ihrer wichtigsten Beteiligten während eines Projekts zu identifizieren. Diese Umfrage hilft Ihnen, mühelos die Kommunikationspräferenzen von Kunden, Beteiligten und Teammitgliedern zu sammeln und zu speichern, um sie dann in Ihrem Kommunikationsplan zu verwenden.
Umfrage zur bevorzugten Kommunikationsart
- Vor- und Nachname:
- Titel und Unternehmen:
- Wichtigste Interessensgebiete:
- Bevorzugte Kontaktzeiten:
- E-Mail-Adresse:
- Telefonnummer:
- Sofortnachrichten (Skype, Slack, Discord usw.):
- Videoanruf:
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Was sollte ein Kommunikationsplan enthalten?
Ein Kommunikationsplan ist eine Reihe von Dokumenten, die sämtliche formelle Kommunikation im Laufe eines Projekts skizzieren. Jeder erfolgreiche Kommunikationsplan sollte Details über die Beteiligten, Besprechungen und mehr enthalten.
- Wichtige Beteiligte: Dies sind die Personen, die ein großes persönliches Interesse am Projekt haben. Dies können Inhaber, Kunden, Manager oder jeder andere sein, der regelmäßige Updates über große Projektentwicklungen benötigt. Lesen Sie unseren Leitfaden zur Verwaltung von und Kommunikation mit Beteiligten, um weitere Informationen zu erhalten.
- Teammitglieder: Dies sind die Personen, die an dem Projekt arbeiten. Diese umfassen auch den Projektmanager.
- Geplante Meetings und Updates: Identifizieren Sie, was unbedingt kommuniziert werden sollte, einschließlich, aber nicht beschränkt auf Fristen, Projektphasen, Budgetaktualisierungen und Probleme. Überlegen Sie sich, wie Sie diese Informationen am besten mitteilen können. Beispielsweise stellen Sie fest, dass ein wöchentliches E-Mail-Update bei einigen Punkten sinnvoller ist als ein wöchentliches Meeting. Wenn möglich, erstellen Sie frühzeitig einen Besprechungsplan, um sicherzustellen, dass die anderen teilnehmen können. Verwenden Sie ein Online-Planungstool wie Doodle, um die optimalen Zeiten für Ihr Team zu ermitteln.
- Spezifische Updates für Einzelpersonen: Ermitteln Sie bestimmte Punkte, die für wichtige Personen von Bedeutung sind. Zum Beispiel benötigen Führungskräfte auf C-Level und Kunden möglicherweise Möglichkeiten, Feedback zu kritischen Punkten zu geben, oder sie möchten möglicherweise nur Updates zu bedeutenden Meilensteinen.
- Raum für Entwicklung im Laufe des Projekts: Viele Projekte leiden unter Scope Creep oder wachsen einfach während der Projektverlaufs. Stellen Sie sicher, dass Sie im Laufe der Zeit alle wichtigen Änderungen bei Ihren Kommunikationsanforderungen berücksichtigen.
So schreiben Sie einen Projektkommunikationsplan in 6 Schritten
Das Schreiben eines Kommunikationsplans muss keine lästige Aufgabe sein. Bestimmen Sie die Kommunikationsanforderungen Ihres Teams, identifizieren Sie die wichtigsten Akteure und was sie wissen müssen, und erstellen Sie einen Zeitplan, der die Bedürfnisse aller Parteien erfüllt.
- Bestimmen Sie Ihre Kommunikationsanforderungen
Berücksichtigen Sie die Größe und den Umfang des Projekts sowie die Bedürfnisse Ihrer Beteiligten, Ihres Kunden und Ihres Teams. Sorgen Sie dafür, dass die Informationen für die jeweilige Projektphase und Ihre Zielgruppe relevant sind. Bellomo betont, dass sich einige Anforderungen basierend auf der Projektphase ändern werden. „In der Regel gibt es viel Kundenkommunikation (Anrufe, E-Mails und persönliche Besprechungen) während der gesamten Vorlaufphase des Projekts, wenn die Bauplanung und technische Planung durchgegangen werden. Die Kundenkommunikation verlangsamt sich in der Regel nach Genehmigungen, und die interne Kommunikation nimmt für das Projektstart-Meeting und die Produktion an Fahrt auf. In dieser Phase kann es sein, dass die Kundenkommunikation auf Minimalniveau verläuft, mit Ausnahme von Fortschrittsfotos und Updates während der Bauphase. Sobald Bauelemente in die Fertigstellung übergehen, nimmt die Kundenkommunikation in der Regel wieder an Fahrt auf, das es dann um Details rund um Logistik und Installation geht.“ - Bestimmen Sie die Kommunikationsziele für Ihr Team
Team-Zusammenhalt. Frühzeitige und laufende Rückmeldungen der Beteiligten. Verbesserte Dokumentation und Gewährleistung bewährter Vorgehensweisen. Dies sind nur einige der Ziele, die Sie für sich selbst und das Team festlegen können. Es ist wichtig, Ihre Ziele bei der Erstellung eines Zeitplans zu berücksichtigen, damit der Plan effektiv ist. - Benennen Sie das Projekt und skizzieren Sie die Ziele
Durch die Einbeziehung der Projektziele in den Plan ist es einfacher, im Laufe der Zeit Scope Creep zu erkennen. So können Sie auch sicherstellen, dass Sie keine Zeit verschwenden und die Updates und Informationen, die Sie austauschen, von Anfang an mit den Zielen des Projekts in Einklang stehen. - Identifizieren Sie wichtige Beteiligte, Kunden und Teammitglieder
Listen Sie alle Personen nach Namen und Titel auf, die an dem Projekt beteiligt sind. Skizzieren Sie, was Sie mit jedem Einzelnen kommunizieren sowie dessen bevorzugte Kommunikationsmethode und die Häufigkeit Ihrer Nachrichtenübermittlung. Verwenden Sie diese Details, um eine Kommunikationsmatrix zu erstellen, die Sie bei der Planung von Updates für wichtige Beteiligte und Kunden unterstützt. Berücksichtigen Sie, dass sich die Methoden und die Häufigkeit je nach Empfänger und Art der geteilten Informationen ändern können. - Erstellen Sie einen Kommunikationszeitplan für das Projekt
Identifizieren Sie, welche geplanten Besprechungen Sie realisieren möchten, welchen Zweck diese haben und wie oft sie stattfinden sollen. Bestimmen Sie die Häufigkeit der asynchronen Updates wie E-Mail- und Projektstatusberichte und welche Informationen sie enthalten. - Informationen in einem zentralen Dokument zusammenfassen
Dieses Dokument ist Ihr Kommunikationsplan, den Sie für das Team freigeben können. Gehen Sie den Plan durch, um jedem eine Vorstellung davon zu geben, was er wann erwarten kann.
Beispielvorlage für einen Projektkommunikationsplan
Vorlage für einen Beispiel-Projektkommunikationsplan herunterladen
Microsoft Excel | Microsoft Word
Sie können dieses Beispiel für einen abgeschlossenen Projektkommunikationsplan als Referenz für Ihren eigenen Plan verwenden. Diese Vorlage hebt wichtige Beteiligte sowie ihre bevorzugten Informationen, Arten und Häufigkeit der Kontaktaufnahme und Kommunikationsziele hervor. Laden Sie diese Vorlage herunter und passen Sie sie für die Verwendung in Ihren eigenen Projekten an.
In diesem Artikel haben wir weitere nützliche Vorlagen für die Projektkommunikation zusammengestellt, um Projektmanagern bei einheitlichem Messaging zu helfen.
Best Practices für das Schreiben eines Projektkommunikationsplans
Die Anforderungen jedes Projekts variieren, aber alle Kommunikationspläne sollten sich während des gesamten Prozesses anpassen lassen. Konzentrieren Sie sich ausschließlich darauf, was für die einzelnen Personen relevant ist, und berücksichtigen Sie ihre bevorzugten Methoden und Häufigkeit der Kommunikation.
- Seien Sie offen für Veränderungen: Achten Sie auf Scope Creep und scheuen Sie sich nicht davor, Kommunikationspläne zu aktualisieren, wenn sich Projekte weiterentwickeln.
- Präferenzen berücksichtigen: Ihre Kunden und hochrangigen Beteiligten haben wahrscheinlich Vorlieben bezüglich der Art und der Häufigkeit der Kommunikation. Berücksichtigen Sie diese, wenn Sie Updates senden.
- Konzentrieren Sie sich auf das, was wichtig ist: Dokumentieren Sie Details an einem zugänglichen Ort, wie an einer Team-Infotafel oder an einem Cloud-basierten Speicherort, aber senden Sie nur spezifische, notwendige Informationen an die jeweiligen Einzelpersonen.
- Berücksichtigen Sie die Bedürfnisse von parallel agierenden Teams: Bellomo hebt die Bedeutung des Gesamtbilds hervor: „Ich gebe dem Kunden und dem Betrieb einen schriftlichen Arbeitsplan, um zu skizzieren, wann mit welcher Art von Informationen gerechnet werden kann. Dies hilft, sicherzustellen, dass von Anfang an klar ist, was wir wann brauchen, um den festgelegten Lieferzeitplan einzuhalten. Wenn ich beispielsweise Vektordateien für ein Logo benötige, bevor mit der technischen Bearbeitung begonnen werden kann, würde ich die Frist für diese Aufgabe vor die Frist für den Rest der Artwork-Arbeit stellen, die sich nicht auf das Build auswirkt und nur das Grafik-Endbearbeitungsteam einbezieht.“
- Bestimmen Sie Ihren Ton: „Es ist wichtig, bei der ersten Kontaktaufnahme zwischen Kunden und dem Betrieb im Hinblick auf kleinere Anliegen freundlich und zwanglos zu kommunizieren, die wichtigen Themen aber super detailliert und genau zu besprechen“, empfiehlt Bellomo.
- Delegieren Sie klar: Bellomo schlägt auch vor, „sicherzustellen, dass Maßnahmen klar sind, indem Sie alles nach Aufgabe, Maßnahme, Fälligkeitsdatum und Verantwortlichen aufschlüsseln“. Wenn jemand für das Melden von Updates verantwortlich ist, stellen Sie sicher, dass die Person das auch weiß.
Bedeutung des Kommunikationsmanagements im Projektmanagement
Ein fundierter Kommunikationsplan ist integraler Bestandteil des Arbeitsablaufs innerhalb eines Projekts. Indem Sie die Kommunikationserwartungen von Anfang an festlegen, können Sie sicherstellen, dass wichtige Beteiligte und Teammitglieder auf dem Laufenden bleiben.
Griffin merkt an, dass „das frühzeitige Festlegen von Erwartungen von Einzelpersonen und Teams eine bessere Zusammenarbeit im Laufe eines Projekts ermöglichen“. Ein Kommunikationsplan kann auch sicherstellen, dass sich Teammitglieder für die Kommunikation ihrer eigenen Fortschritte und Erfolge nachhaltig verantwortlich fühlen und dass Sie in jeder Phase eines Projekts ausreichend Zeit haben, Rückmeldungen zu geben und umzusetzen.
„Die Einhaltung eines Standards ermöglicht es einzelnen Personen, zu wissen, dass sie mit jeder Frage zu Ihnen kommen können und dass Sie ihnen helfen werden. Denken Sie daran, dass Menschen komplex sind und während der Arbeit an Projekten ihre eigenen Verantwortlichkeiten haben. Legen Sie einen Kommunikationszeitplan fest und haken Sie bei einzelnen Personen nach, wenn diese nicht wie vereinbart agieren. Wenn eine Verzögerung auftritt, ist das okay. Stellen Sie nur sicher, dass sie klar kommuniziert wird“, erklärt Griffin.
Vorteile eines Projektkommunikationsplans im Projektmanagement
Die Vorteile eines guten Projektkommunikationsplans sind weitreichend. Sie sind besser organisiert, bauen Vertrauen zu Ihrem Team und den Beteiligten auf und müssen letztendlich weniger Meetings abhalten.
- Organisation: Prinzipiell hilft Ihnen ein Kommunikationsplan, eigene Aufgaben und Ihren Projektzeitplan zu organisieren, indem Sie eine Art Route für anstehende Meetings und Updates erstellen.
- Team-Zusammenhalt: Alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, fördert Vertrauen und hilft Ihnen, Erwartungen zu verwalten. Griffin betont auch, dass „eine starke Kommunikation ein Muss ist, damit Teams zusammenarbeiten, über sich hinauswachsen und trotz unterschiedlicher Standorte das gleiche Maß an Service liefern können.“
- Stakeholder-Input: Wenn Sie einen Kommunikationszeitplan haben, ermöglichen Sie frühzeitige und laufende Rückmeldungen von wichtigen Akteuren, die in das Projekt involviert sind.
- Verantwortlichkeit: Mit einem gut ausgearbeiteten Plan können Sie sicherstellen, dass Einzelpersonen für die Berichterstattung über ihren Arbeitsstatus verantwortlich sind und Nachweise für höherrangige Akteure erstellen.
- Vertrauen schaffen: Zeigen Sie dem Team und den höherrangigen Akteuren, dass Sie wissen, was sie wann brauchen.
- Weniger Meetings: Meetings nehmen viel Zeit und Ressourcen in Anspruch. Mit einem guten Kommunikationsplan können Sie Informationen häufiger und gleichzeitig in weniger Meetings austauschen. Und das Beste: Alle Beteiligten wissen von Anfang an genau, wann mit Updates zu rechnen ist.
So verwenden Sie einen Kommunikationsplan während eines Projekts
Die Erstellung eines umfassenden Kommunikationsplans hilft Teams, fokussiert zu bleiben. Kein Team ist vor Scope Creep gefeit, aber mit einem Kommunikationsplan können Sie leicht erkennen, wo Sie starten, und merken, wenn Ziele nicht mehr mit einem bestehenden Plan übereinstimmen.
Stellen Sie sicher, dass das gesamte Team Zugriff auf den Plan hat und weiß, wer wann für welche Leistung verantwortlich ist. Ihr Team kann Ihnen helfen, Lücken in der Kommunikation zu erkennen, wenn jeder Zugriff auf den Überblick hat.
Scheuen Sie nicht davor, Ihren Plan zu ändern. Wenn Probleme auftreten – was sie immer tun – und Sie ein System haben, auf das Sie verweisen können, können Sie Ihre Kommunikationsstrategie viel einfacher anpassen. Aktualisieren Sie Ihren Plan regelmäßig mit Informationen für Beteiligte, Häufigkeit und gewünschter Art der Kommunikation, während sich Situationen weiterentwickeln.
Kommunikationsaktivitäten im Projektmanagement
Kommunikation erfolgt in vielerlei Formen. Überlegen Sie sich, was Sie wem mitteilen sowie die bevorzugte Kommunikationsmethode der jeweiligen Personen.
- Formell Kommunikationsaktivitäten: E-Mails, Besprechungen, geplante Telefon- und Videoanrufe und Updates können als formelle Kommunikationsformen angesehen werden. Jede Art von Kommunikation, die überwacht oder gespeichert wird, sollte formell und professionell sein.
- Informelle Kommunikationsaktivitäten: Gespräche auf dem Gang und spontane Telefonanrufe gehören zum Bereich informelle Kommunikation. Jede Art von inoffizieller Kommunikation ist informell. Wenn Sie während einer dieser Besprechungen einen wichtigen Punkt festlegen, sollte dies per E-Mail festgehalten werden, um sicherzustellen, dass später auf die Unterhaltung verwiesen werden kann.
- Unfreiwillige Kommunikationsaktivitäten: Achten Sie bei der Kommunikation mit dem Team auf Ihren Tonfall und Ihre Körpersprache; beides kann dem Gesagten mehr Gewicht verleihen.
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