Als Managerin für Produktmarketing empfinde ich eine Art Hassliebe gegenüber Inhalten. Unabhängig von der Art des Projekts, an dem ich arbeite, müssen Dateien verwaltet, erstellt und gemeinsam mit anderen bearbeitet werden. Aber dieses Problem kennen nicht nur Marketingfachkräfte – alle, die beruflich mit Inhalten zu tun haben, kennen es: Man sucht nach einer Datei, fragt sich, ob man die richtige Version zur Hand hat, telefoniert stundenlang, um Inhaltsänderungen zu überprüfen, nur um dann festzustellen, dass einem die Zeit davonläuft. Ohne die richtigen Tools sind diese Probleme ebenso unvermeidlich wie schmerzhaft.
Inhalte sind das Herzstück eines jeden Unternehmens. Um das volle Potenzial von Inhalten auszuschöpfen, muss man in der Lage sein, sie während ihres gesamten Lebenszyklus zu organisieren, zu überprüfen und zu erstellen. Jeder Workflow im Zusammenhang mit Inhalten leidet, wenn Dateien schwer aufzufinden und zu bearbeiten sind. Angesichts der hohen Nachfrage nach einer Vielzahl von Assets – von Bildern und Videos bis hin zu Verträgen und Rechnungen – haben Unternehmen in allen Branchen heutzutage mit einer wahren Dateiflut zu kämpfen. Zusätzlich zu den wachsenden Dateimengen sind Inhalte oft in unterschiedlichen Systemen isoliert, völlig getrennt von dem Bereich, in dem die Arbeit tatsächlich geplant, verfolgt und freigegeben wird. Dies hat zur Folge, dass inhaltsabhängige Projekte in Verzug geraten und Dateien schnell zum Problem werden.
„Unternehmen, die nicht systematisch dafür sorgen, dass Stakeholder*innen auf dieselbe Version von Assets zugreifen, diese prüfen und gemeinsam daran arbeiten, sind deutlich unzufriedener mit dem Lebenszyklus von Inhalten.“ – 2024 State of Content Collaboration Report (Bericht über den Stand der Zusammenarbeit bei Inhalten 2024)
Um ein umfassenderes CWM-Erlebnis zu schaffen, führen wir die Dateibibliothek ein. Die Dateibibliothek, die zunächst in Arbeitsbereichen zum Einsatz kommt, rückt Dateien in den Fokus. Wenn Sie direkt über Ihre Projekte und Programme auf relevante Inhalte zugreifen können, wird es einfacher, Feedbackschleifen zu schließen, Inhalte schneller fertigzustellen und auf die Dateien zu verweisen, die notwendig sind, um die Arbeit voranzubringen.
Die Dateibibliothek ermöglicht den Zugriff auf Dateien im Kontext Ihrer Arbeit. So können Sie Dateien von überall auf der Welt und zu jeder Zeit einfacher finden, freigeben und mit anderen daran arbeiten, ohne Ihre Plattform für das Arbeitsmanagement verlassen zu müssen. Mit der Dateibibliothek haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Nutzen Sie die asynchrone Zusammenarbeit mit integrierten Anmerkungs- und Konversationsfunktionen, um die Überprüfung und Genehmigung von Inhalten zu optimieren. Benutzer*innen können Bilder, Videos, Präsentationen oder PDF-Dateien direkt kommentieren, mit Anmerkungen versehen und andere @-erwähnen. So kann ein effektiver Austausch stattfinden und sie haben mehr Zeit, um sich auf die eigentliche Arbeit zu konzentrieren. Das bedeutet weniger Meetings, weniger Hin und Her und einen reibungsloseren Weg zur endgültigen Version, was den gesamten Prozess beschleunigt.
- Schöpfen Sie das volle Potenzial Ihrer Inhalte aus, indem Sie die Dateien zusammen mit den Projekten zentralisieren, um sicherzustellen, dass sie für Ihr Team leicht zugänglich und ausführbar sind. Reduzieren Sie den Zeitaufwand für das Hin- und Herspringen zwischen Systemen und greifen Sie stattdessen dort auf Ihre Dateien zu, wo es am sinnvollsten ist – direkt im Kontext der eigentlichen Arbeit.
Übernehmen Sie die Kontrolle über die Richtigkeit und Verfügbarkeit von Dateien mit robusten Versionierungs-, Such- und Kennzeichnungsfunktionen. Laden Sie Dateien in großen Mengen hoch, kennzeichnen Sie sie und verwalten Sie die Dateiversionierung, um sicherzustellen, dass Ihr Team einfachen Zugriff auf die aktuellsten Inhalte hat. Auf diese Weise haben Sie die Gewissheit, dass Sie über alle Assets hinweg Konsistenz wahren und stets eine einheitliche, zusammenhängende Markenidentität präsentieren.
„Es macht für mich keinen Sinn, Dokumente auf einem Laufwerk zu speichern. Wenn wir all unsere Arbeit in Smartsheet erledigen, können wir sie doch gleich in Smartsheet speichern.“ – EAP-Mitglied, Dateibibliothek
Das ist noch nicht alles. Smartsheet investiert weiterhin in Funktionen, die Ihre Content-Workflows weiter verbinden, optimieren und verbessern. Wir gestalten eine Zukunft, in der Inhalte zum Leben erweckt und nicht einfach nur organisiert werden.
Um mit dem Hochladen und gemeinsamen Bearbeiten von Dateien zu beginnen, rufen Sie einen neuen oder vorhandenen Arbeitsbereich auf, um auf die Dateibibliothek zuzugreifen. Die Dateibibliothek ist derzeit für Early Adopters verfügbar und wird ab Ende Oktober 2024 für alle Kund*innen unseres neuen Benutzer-Abonnement-Modells verfügbar sein.
Vielen Dank.
Emily Davenport, Managerin für Produktmarketing II